8 dicas de e-mail para jovens profissionais

Se você é novo na força de trabalho, o e-mail pode ser difícil. Por um lado, é necessário manter contato com os colegas de trabalho e fazer as coisas. Por outro lado, existem muitas regras não escritas que podem enganá-lo e atrasá-lo.

Fatores como seu setor, a cultura da empresa e o trabalho em casa afetam a maneira como você usa o e-mail. É importante acertar.

“É a comunicação empresarial fundamental. É a maneira como as pessoas costumam conhecer as pessoas pela primeira vez. . . é absolutamente crítico, é uma das habilidades mais importantes que você pode cultivar”, diz Dan Post-Senning, especialista em etiqueta do Emily Post Institute.

O e-mail pode parecer apenas fatos e números, mas, na verdade, trata-se de construir relacionamentos. Mas como um novo funcionário, quando se trata de etiqueta de e-mail, você não sabe o que não sabe. Para ajudá-lo a obter uma vantagem sobre seu status de novo funcionário (e marcar pontos com seu gerente), aqui estão oito dicas de e-mail para seguir:

1 Saiba o que você quer e peça.

Cada e-mail que você envia deve ter um propósito claramente definido. Longas cadeias de e-mail, perguntas não respondidas e solicitações pouco claras podem transformar o e-mail de uma ferramenta de trabalho útil em um impedimento de produtividade. Os funcionários de primeira viagem podem se destacar e manter as atribuições em andamento, encerrando os e-mails com um apelo à ação e um prazo. Quanto mais específico você puder ser, melhor. Por exemplo, dizer “Eu adoraria seu feedback nas páginas 16 a 20 do meu relatório da EOD Friday” é muito melhor do que “me diga o que você pensa”.

2 Leia a sala.

Atingir um tom casual mantendo-o profissional pode ser complicado. A melhor maneira de resolver esse problema é seguir as dicas das pessoas ao seu redor. Por exemplo, você provavelmente não quer ser excessivamente formal se a pessoa com quem está falando for um colega de trabalho – especialmente se você trabalha em um setor mais criativo ou descontraído. Como observa Post-Senning, isso pode introduzir uma distância que pode afetar negativamente sua relação de trabalho na vida real.

Também é importante aderir às melhores práticas específicas da empresa. Por exemplo, se for padrão incluir uma frase TL;DR (muito longa, não lida) na parte superior de e-mails longos, esquecer de escrever uma pode causar confusão ou tempos de resposta mais longos. Peça conselhos a profissionais mais experientes ou a pessoas que trabalham na empresa há alguns anos que possam ajudá-lo a se encaixar no espaço de trabalho.

“Todos nós nos comunicamos de maneiras diferentes, e se você pensar apenas em como prefere se comunicar e não em como seu destinatário prefere se comunicar, provavelmente terá uma conversa bastante unilateral”, diz Kat Boogaard, uma pesquisadora de Wisconsin- escritor freelance baseado.

3 Obter uma segunda opinião.

Você nunca quer que seus e-mails tenham erros de digitação ou frases estranhas. Isso não apenas impede a comunicação, mas também pode fazer você parecer menos profissional. Mas pequenos erros podem ser difíceis de detectar quando você está editando seu próprio trabalho. É por isso que é útil pedir a outra pessoa para ler seu rascunho, principalmente para e-mails importantes, para sinalizar quaisquer problemas antes de clicar em enviar. Ou, se preferir, siga uma página de Kiera Wright-Ruiz, gerente de mídia social do Google Local Guides, e use um leitor de conversão de texto em fala para ouvir facilmente os erros.

4 Verifique a negatividade na porta.

A comunicação escrita pode parecer mais negativa do que você pretende. E se você tiver sentimentos negativos sobre o e-mail ou estiver abordando um assunto difícil, encontrar o equilíbrio certo pode ser difícil, especialmente como um novo funcionário.

“Você pode estar mais emocionalmente inclinado a responder a alguém quando está chateado, ou você nem sabe que está parecendo passivo-agressivo em um e-mail”, diz Wright-Ruiz. “[Pergunte a si mesmo] se isso foi compartilhado com seu gerente, é algo com o qual você se sente totalmente legal? E se a resposta for sim, então você está indo bem.”

5 Seja pontual.

Entre orientação, familiarizando-se com o escritório e se atualizando em seu novo trabalho, pode ser tentador deixar os e-mails passarem. Para a maioria dos e-mails, tente manter um tempo de resposta de 24 horas. Se precisar de mais tempo, envie uma nota rápida de agradecimento e informe quando poderá fornecer o que for necessário. Dito isso, você não precisa responder a todos os e-mails, principalmente se eles não forem solicitados.

6 Mantenha o visual em mente.

“Ninguém quer ser recebido com uma gigantesca parede de texto do tipo Guerra e Paz”, diz o escritor freelance Boogaard. Mas haverá momentos em que emails mais longos serão inevitáveis. Você terá mais chances de obter a resposta que procura se se concentrar em escrever parágrafos curtos, usar marcadores e colocar em negrito as principais informações. Quanto maior o e-mail, mais importante é torná-lo desnatável.

7 Seja esperto sobre acompanhamentos.

É perfeitamente aceitável enviar um lembrete rápido quando você precisa de uma resposta de alguém. Mas o contexto determina quanto tempo você deve esperar para enviar um e-mail de acompanhamento. Se você está esperando algo de um colega, é razoável ter uma janela de 24 a 48 horas para acompanhamento. Por outro lado, se você estiver enviando um e-mail frio para alguém, é melhor esperar uma ou duas semanas antes de retornar para evitar irritar o destinatário. E algumas pessoas não respondem ao e-mail. Se possível, peça o método de comunicação preferido deles e defina as expectativas com antecedência.

8 Dê a si mesmo uma pausa.

O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, mas a perfeição não é o objetivo. É sobre construir relacionamentos e fazer as coisas acontecerem. Levará tempo para desenvolver seu conjunto de habilidades de e-mail. Como o escritor freelance Boogaard diz: “O e-mail provavelmente não vai te matar, então respire fundo. Tudo ficará bem."