8 conseils de messagerie électronique pour les jeunes professionnels

Si vous êtes nouveau sur le marché du travail, le courrier électronique peut être difficile. D'une part, il est nécessaire de rester en contact avec ses collègues et de faire avancer les choses. D'autre part, il existe de nombreuses règles non écrites qui peuvent vous faire trébucher et vous ralentir.

Des facteurs tels que votre secteur d'activité, la culture de votre entreprise et le travail à domicile ont un impact sur la façon dont vous utilisez le courrier électronique. Il est important de bien faire les choses.

« C'est la communication d'entreprise fondamentale. C'est la façon dont les gens rencontrent souvent des gens pour la première fois. . . c'est absolument essentiel, c'est l'une des compétences les plus importantes que vous puissiez cultiver », explique Dan Post-Senning, expert en étiquette à l'Emily Post Institute.

Les e-mails peuvent sembler n'être que des faits et des chiffres, mais en réalité, il s'agit d'établir des relations. Mais en tant que nouveau travailleur, en ce qui concerne l'étiquette des e-mails, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Pour vous aider à avoir une longueur d'avance sur votre statut de nouvel employé (et à marquer des points auprès de votre responsable), voici huit conseils par e-mail à suivre :

1 Sachez ce que vous voulez et demandez-le.

Chaque e-mail que vous envoyez doit avoir un objectif clairement défini. De longues chaînes d'e-mails, des questions sans réponse et des demandes peu claires peuvent transformer les e-mails d'un outil de travail utile en un obstacle à la productivité. Les nouveaux employés peuvent se démarquer et faire avancer les affectations en terminant les e-mails par un appel à l'action et une date limite. Plus vous pouvez être précis, mieux c'est. Par exemple, dire "J'aimerais avoir vos commentaires sur les pages 16 à 20 de mon rapport par EOD Friday" est bien mieux que "dites-moi ce que vous en pensez".

2 Lisez la pièce.

Frapper un ton décontracté tout en restant professionnel peut être délicat. La meilleure façon de résoudre ce problème est de s'inspirer des personnes qui vous entourent. Par exemple, vous ne voulez probablement pas être trop formel si la personne à qui vous parlez est un collègue, surtout si vous travaillez dans une industrie plus créative ou détendue. Comme le note Post-Senning, cela peut introduire une distance qui peut avoir un impact négatif sur votre relation de travail dans la vie réelle.

Il est également important de respecter les meilleures pratiques spécifiques à l'entreprise. Par exemple, s'il est courant d'inclure une phrase TL; DR (trop long, n'a pas lu) en haut de longs e-mails, oublier d'en écrire une peut entraîner une confusion ou des temps de réponse plus longs. Demandez conseil à des professionnels plus expérimentés ou à des personnes qui travaillent dans l'entreprise depuis quelques années et qui peuvent vous aider à vous intégrer dans l'espace de travail.

"Nous communiquons tous de différentes manières, et si vous ne pensez qu'à la façon dont vous préférez communiquer et non à la façon dont votre destinataire préfère communiquer, vous allez probablement avoir une conversation plutôt unilatérale", déclare Kat Boogaard, une habitante du Wisconsin. écrivain indépendant basé.

3 Obtenez un deuxième avis.

Vous ne voulez jamais que vos e-mails aient des fautes de frappe ou une formulation maladroite. Non seulement ceux-ci peuvent entraver la communication, mais ils peuvent également vous faire paraître moins professionnel. Mais les petites erreurs peuvent être difficiles à repérer lorsque vous modifiez votre propre travail. C'est pourquoi il est utile de demander à quelqu'un d'autre de lire votre brouillon, en particulier pour les e-mails importants, afin de signaler tout problème avant d'appuyer sur envoyer. Ou si vous préférez, prenez une page de Kiera Wright-Ruiz, responsable des médias sociaux chez Google Local Guides, et utilisez un lecteur de synthèse vocale pour entendre facilement les erreurs.

4 Vérifiez la négativité à la porte.

La communication écrite peut sembler plus négative que vous ne le souhaitez. Et si vous avez des sentiments négatifs à propos de l'e-mail ou si vous abordez un sujet difficile, trouver le bon équilibre peut être difficile, surtout en tant que nouveau travailleur.

"Vous pouvez être plus enclin émotionnellement à répondre à quelqu'un lorsque vous êtes contrarié, ou vous ne savez même pas que vous semblez passif agressif dans un e-mail", explique Wright-Ruiz. "[Demandez-vous] si cela a été partagé avec votre manager, est-ce quelque chose avec lequel vous vous sentez totalement à l'aise ? Et si la réponse est oui, alors tout va bien.

5 Soyez ponctuel.

Entre l'orientation, la familiarisation avec le bureau et la mise au point sur votre nouveau travail, il peut être tentant de laisser glisser les e-mails. Pour la plupart des e-mails, essayez de garder un temps de réponse de 24 heures. Si vous avez besoin de plus de temps, envoyez une note de remerciement rapide et faites-leur savoir quand vous serez en mesure de fournir tout ce dont ils ont besoin. Cela dit, vous n'êtes pas obligé de répondre à tous les e-mails, en particulier s'ils ne sont pas sollicités.

6 Gardez les visuels à l'esprit.

"Personne ne veut être confronté à un mur de texte géant, semblable à la guerre et à la paix", déclare l'écrivain indépendant Boogaard. Mais il y aura des moments où des e-mails plus longs seront inévitables. Vous aurez plus de chances d'obtenir la réponse que vous recherchez si vous vous concentrez sur la rédaction de courts paragraphes, en utilisant des puces et en mettant en gras les informations clés. Plus l'e-mail est long, plus il est important de le rendre écrémable.

7 Soyez intelligent sur les suivis.

Il est parfaitement acceptable d'envoyer un rappel rapide lorsque vous avez besoin d'une réponse de quelqu'un. Mais le contexte détermine combien de temps vous devez attendre pour envoyer un e-mail de suivi. Si vous attendez quelque chose d'un collègue, il est raisonnable d'avoir une fenêtre de suivi de 24 à 48 heures. À l'inverse, si vous envoyez un e-mail à froid, il est préférable d'attendre une semaine ou deux avant de revenir en arrière pour éviter d'ennuyer le destinataire. Et certaines personnes ne répondent pas du tout aux e-mails. Si possible, demandez leur méthode de communication préférée et définissez les attentes dès le départ.

8 Accordez-vous une pause.

Le courrier électronique est un excellent outil de communication, mais la perfection n'est pas le but. Il s'agit d'établir des relations et de faire avancer les choses. Il vous faudra du temps pour développer vos compétences en matière de messagerie. Comme le dit l'écrivain indépendant Boogaard, "le courrier électronique ne va probablement pas vous tuer, alors respirez profondément. Tout ira bien. »