8 porad e-mailowych dla młodych profesjonalistów

Jeśli jesteś nowym pracownikiem, poczta e-mail może być trudna. Z jednej strony konieczne jest utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami i załatwianie spraw. Z drugiej strony istnieje wiele niepisanych zasad, które mogą cię potykać i spowolnić.

Czynniki takie jak branża, kultura firmy i praca w domu wpływają na sposób korzystania z poczty e-mail. Ważne jest, aby zrobić to dobrze.

„To podstawowa komunikacja biznesowa. W ten sposób ludzie często spotykają ludzi po raz pierwszy . . . jest to absolutnie kluczowe, to jedna z najważniejszych umiejętności, które możesz rozwijać” – mówi Dan Post-Senning, ekspert ds. etykiety w Emily Post Institute.

E-maile mogą wydawać się tylko faktami i liczbami, ale tak naprawdę chodzi o budowanie relacji. Ale jako nowy pracownik, jeśli chodzi o etykietę e-mail, nie wiesz, czego nie wiesz. Aby pomóc Ci w zdobyciu statusu nowego pracownika (i zdobyciu punktów u swojego przełożonego), oto osiem wskazówek e-mail, według których możesz żyć:

1 Wiedz, czego chcesz i poproś o to.

Każdy e-mail, który wysyłasz, powinien mieć jasno określony cel. Długie łańcuchy e-maili, pytania bez odpowiedzi i niejasne prośby mogą sprawić, że poczta e-mail z użytecznego narzędzia pracy stanie się przeszkodą dla produktywności. Pracownicy po raz pierwszy mogą się wyróżnić i kontynuować zadania, kończąc wiadomości e-mail wezwaniem do działania i terminem. Im bardziej konkretny możesz być, tym lepiej. Na przykład powiedzenie „Będę bardzo zadowolony z twojej opinii na stronach od 16 do 20 mojego raportu z EOD Friday” jest znacznie lepsze niż „daj mi znać, co myślisz”.

2 Przeczytaj pokój.

Uzyskiwanie swobodnego tonu przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalizmu może być trudne. Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest słuchanie wskazówek od ludzi wokół ciebie. Na przykład, prawdopodobnie nie chcesz być zbyt formalny, jeśli osoba, z którą rozmawiasz, jest współpracownikiem — zwłaszcza jeśli pracujesz w bardziej kreatywnej lub zrelaksowanej branży. Jak zauważa Post-Senning, może to wprowadzić dystans, który może negatywnie wpłynąć na Twoje relacje zawodowe w prawdziwym życiu.

Ważne jest również przestrzeganie najlepszych praktyk specyficznych dla firmy. Na przykład, jeśli standardem jest umieszczanie zdania TL;DR (zbyt długie, nie przeczytano) na górze długich wiadomości e-mail, zapomnienie o napisaniu jednego z nich może prowadzić do zamieszania lub wydłużenia czasu odpowiedzi. Poproś o radę bardziej doświadczonych profesjonalistów lub osoby pracujące w firmie od kilku lat, które mogą pomóc Ci dopasować się do miejsca pracy.

„Wszyscy komunikujemy się na różne sposoby, a jeśli pomyślisz tylko o tym, jak wolisz komunikować się, a nie o tym, jak woli komunikować się odbiorca, prawdopodobnie będziesz mieć dość jednostronną rozmowę”, mówi Kat Boogaard z Wisconsin. niezależny pisarz.

3 Uzyskaj drugą opinię.

Nigdy nie chcesz, aby Twoje e-maile zawierały literówki lub niezręczne sformułowania. Mogą one nie tylko utrudniać komunikację, ale także sprawić, że będziesz wyglądać mniej profesjonalnie. Ale małe błędy mogą być trudne do zauważenia podczas edytowania własnej pracy. Dlatego warto poprosić kogoś innego o przeczytanie wersji roboczej, szczególnie w przypadku ważnych e-maili, aby oznaczyć wszelkie problemy przed kliknięciem wyślij. Lub, jeśli wolisz, weź stronę Kiery Wright-Ruiz, menedżera mediów społecznościowych w Lokalnych przewodnikach Google, i użyj czytnika tekstu na mowę, aby łatwo usłyszeć błędy.

4 Sprawdź negatywność przy drzwiach.

Komunikacja pisemna może okazać się bardziej negatywna, niż zamierzasz. A jeśli masz negatywne odczucia związane z wiadomością e-mail lub poruszasz trudny temat, znalezienie właściwej równowagi może być trudne, zwłaszcza jako nowy pracownik.

„Możesz być bardziej skłonny emocjonalnie do odpowiadania komuś, gdy jesteś zdenerwowany, lub nawet nie wiesz, że w e-mailu brzmisz pasywnie agresywnie” – mówi Wright-Ruiz. „[Zadaj sobie pytanie], jeśli zostało to udostępnione twojemu menedżerowi, czy jest to coś, z czym czujesz się całkowicie fajnie? A jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to masz się dobrze”.

5 Bądź na czasie.

Pomiędzy orientacją, zaznajomieniem się z biurem i nabraniem tempa na nowym koncercie, może być kuszące, aby pozwolić sobie na e-maile. W przypadku większości e-maili postaraj się zachować 24-godzinny czas odpowiedzi. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, wyślij krótkie podziękowanie i daj im znać, kiedy będziesz mógł zapewnić im wszystko, czego potrzebują. To powiedziawszy, nie musisz odpowiadać na każdą wiadomość e-mail, zwłaszcza jeśli jest ona niezamówiona.

6 Pamiętaj o wizualizacjach.

„Nikt nie chce spotkać się z gigantyczną, przypominającą wojnę i pokój ścianą tekstu” — mówi niezależny pisarz Boogaard. Ale będą chwile, kiedy dłuższe e-maile będą nieuniknione. Bardziej prawdopodobne jest, że uzyskasz odpowiedź, której szukasz, jeśli skupisz się na pisaniu krótkich akapitów, używaniu wypunktowań i pogrubianiu kluczowych informacji. Im dłuższy e-mail, tym ważniejsze jest, aby można go było przeglądać.

7 Mądrze podchodź do kontynuacji.

Wysłanie szybkiego przypomnienia, gdy potrzebujesz od kogoś odpowiedzi, jest całkowicie dopuszczalne. Jednak kontekst określa, jak długo należy czekać na wysłanie kolejnej wiadomości e-mail. Jeśli czekasz na coś od kolegi, rozsądne jest wyznaczenie 24-48-godzinnego okna na dalsze działania. I odwrotnie, jeśli wysyłasz e-mail do kogoś zimnego, najlepiej poczekać tydzień lub dwa, zanim zawrócisz, aby nie denerwować odbiorcy. A niektórzy ludzie w ogóle nie reagują na e-maile. Jeśli to możliwe, poproś o preferowaną metodę komunikacji i ustal z góry oczekiwania.

8 Zrób sobie przerwę.

E-mail to świetne narzędzie do komunikacji, ale perfekcja nie jest celem. Chodzi o budowanie relacji i załatwianie spraw. Rozwinięcie umiejętności obsługi poczty e-mail zajmie trochę czasu. Jak ujął to niezależny pisarz Boogaard: „Poczta e-mail prawdopodobnie cię nie zabije, więc weź głęboki oddech. Wszystko będzie dobrze."