İş E-postası Görgü Kurallarının Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Çok az şey profesyonel markanızı kötü yazılmış, yanlış yönlendirilmiş bir e-posta gibi lekeleyebilir. "Gönder" düğmesine tek bir tıklama, başarılı bir iş alışverişi ile olası bir İK sorunu veya iş arkadaşı çatışması arasındaki fark olabilir. Ve Amerikalılar günde yüz binlerce e-posta gönderirken, hafife alınmamalı.

İster kıdemli bir profesyonel, ister ofiste yeni başlayan biri olun, işte e-posta görgü kurallarının unutulmaması gereken 13 yapılması ve yapılmaması gerekenler.

Konu Satırına Dikkat Edin

E-postanın gövdesini yansıtan açık ve özlü bir konu satırı yazın. “Merhaba”, “Temel Dokunma” veya “Bilginize” gibi genel kelimeler içeren konu satırlarından kaçının ve konu satırını boş bırakmayın.

Uygun Bir Selamlama Yapın

“Merhaba” ve “Hey”, profesyonellik ve olgunluk eksikliğini ifade eder. E-postanıza "Günaydın", "İyi günler", "İyi akşamlar" veya "Merhaba" gibi ifadelerle başlayın. “İyi günler” veya “Selamlar” uluslararası arenada sıkça kullanılan diğer ifadelerdir.

Bir Giriş Kullanın

ABD gibi kültürlerde, gönderenin kendisini ilk birkaç satırda bazı arka plan bilgileriyle birlikte adı ve soyadıyla tanıtması en iyi uygulamadır. Örneğin, "Sevgili Bayan Mandell: Benim adım Access to Culture'ın kurucusu Sharon Schweitzer. tarafından size yönlendirildim. . ” veya “Benim adım Sharon Schweitzer ve size hakkında yazan bir Uluslararası İşletme Uzmanıyım. . ” Bu, özellikle iletişim bilgilerini nasıl aldığınızı öğrenmek isteyen yeni kişiler, potansiyel müşteriler, müşteriler ve işverenlerle tanışırken önemlidir.

Kültürü Tanıyın

Dolaylı kültürlerden insanlara e-posta gönderirken, ülke geleneklerini araştırmak uygun bir protokol ve en iyi uygulamadır. Örneğin, Japonya'da bir iş e-postasının ilk cümlesinde hava durumunu sorgulamak kibar, uygun ve gelenekseldir. Buna karşılık, potansiyel bir Japon irtibat kişisine kendinizi tanıtan bir e-posta göndermek uygun olmaz. Dolaylı kültürlerde, tanıtımlar gelenek nedeniyle yalnızca karşılıklı saygı duyulan üçüncü taraflarca yapılır; soğuk e-postalar yoksayılır, silinir, engellenir ve/veya önemsiz olarak işaretlenir.

Mizah ve Sarcasm İçermeyin

E-postalar, bağlam olmadan metin yoluyla kolayca yanlış yorumlanabilir. Mizah kültüre özgüdür. Alıcının kafası karışabileceği veya daha kötüsü kırılabileceği için e-postalarda hem mizahtan hem de alaydan kaçının.

Eklerinizi Tekrar Kontrol Edin

Bir dosya eklediğinizde, onu e-postanın gövdesine yapıştırmak için fazladan birkaç saniye ayırma nezaketini gösterin. Bu, ekleri açarken zaman ve riskten tasarruf ederek alıcıya gösterilen özeni gösterir. Bu senin için daha mı fazla zaman alıyor? Evet. Buna değer mi? Evet.

“Tümünü Yanıtla”ya Basmayın

Herkesin bilmesi gerekmedikçe “Tümünü Yanıtla” özelliğini kullanmaktan kaçının. C-Suite (CEO/COO) veya yönetici asistanı, bir topluluk hizmeti projesi için gönüllü talep eden 10 personel üyesine bir e-posta gönderdiğinde, 10 üyenin tümüne değil, yöneticiye yanıt verin. Neden on kişiye e-postanızı sildiriyorsunuz? Tümünü Yanıtla, belirli bir konu üzerinde devam eden müzakereler için bir işlevdir.

Uygun Bir Şekilde Yanıtlayın

24 saat içinde yanıt vermek genel nezaket gereğidir. Birini daha fazla askıda bırakırsanız, yalnızca kaba olarak algılanmakla kalmaz, uzun vadede işinize de mal olabilir. Birini istemeden 24 saatten fazla beklettiyseniz veya hafifletici nedenler ortaya çıktıysa, durumu kibarca açıklayın ve özürlerinizi iletin.

Emoji Kullanmayın

Bu küçük göz kırpan, gülümseyen simgeler kısa mesajlar içindir. Bir iş e-postasında uygunsuz ve profesyonelce değiller. İfadeler, e-postaları istenmeyen posta filtresine veya önemsiz posta kutusuna yönlendirebilir ve olgunlaşmamış ve profesyonellikten uzak görünebilir.

Gizliliği Koruyun

E-posta herkese açıktır. Bir e-posta silinse bile, çevrimiçi hizmetler ve yazılım programları sabit sürücüdeki mesajlara erişebilir. "Gönder"e tıklamadan önce, bir iş arkadaşınız, rakibiniz, işvereniniz, FBI veya istenmeyen herhangi bir alıcı e-postanızı okursa ne olabileceğini düşünün. Bunu şu şekilde düşünün: E-postam Facebook'ta yayınlansaydı nasıl görünürdü?

Negatif Olma

Olumsuz yorumları e-postayla göndermek uygun değildir. Tamamı büyük harflerden oluşan bir e-posta, bir e-postadaki öfkeyi ifade eder. Bu düşmanca mesajlar, e-posta gönderilip alındıktan uzun süre sonra rahatsızlığa neden olur. Kötü haberleri e-posta yoluyla aktarmanız gerekiyorsa, nesnel kelimeler kullanın ve gerçekleri belirtin. Kötü haberleri aktarırken yüz yüze iletişim en iyisidir.

Düzeltme Yap

Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol edin ve yeniden kontrol edin. Bu hatalar sizi profesyonellikten uzak gösterir ve e-postanın ciddiye alınma olasılığını azaltır. E-posta yazılımı, yazım denetimi gibi birçok profesyonel araçla birlikte gelir; bunları kullanın.

Yakından Konuşmayı Unutmayın

Alıcıya yanıt gerekmediğini bildirerek, e-posta döngüsü sonsuza kadar devam etmez. "Yanıt gerekli değil", "Tekrar teşekkürler", "Salı yönetim kurulu toplantısında görüşürüz" veya "Daha fazla yardımcı olabilirsem lütfen bana bildirin" ile kapatın. E-postanızı “En İyi”, “Saygılarımızla”, “Saygılarımızla”, “Teşekkürler” veya başka bir uygun ifade ile bitirin.