สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในมารยาทอีเมลธุรกิจ

มีบางสิ่งที่สามารถทำให้แบรนด์มืออาชีพของคุณเสื่อมเสียได้เหมือนกับอีเมลที่เขียนผิดและเข้าใจผิด การคลิกปุ่ม "ส่ง" เพียงครั้งเดียวอาจสร้างความแตกต่างระหว่างการแลกเปลี่ยนทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลหรือข้อขัดแย้งของเพื่อนร่วมงาน และในขณะที่คนอเมริกันส่งอีเมลหลายแสนฉบับต่อวัน ก็ไม่ควรมองข้าม

ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพระดับสูงหรือมือใหม่ในสำนักงาน ต่อไปนี้คือข้อควรและไม่ควรทำ 13 ข้อของมารยาทอีเมลธุรกิจ

ให้ความสนใจกับหัวเรื่อง

เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับซึ่งสะท้อนถึงเนื้อหาของอีเมล หลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่มีคำทั่วไป เช่น "สวัสดี" "แตะฐาน" หรือ "FYI" และอย่าเว้นบรรทัดเรื่องว่างไว้

ใช้คำทักทายที่เหมาะสม

“สวัสดี” และ “เฮ้” สื่อถึงการขาดความเป็นมืออาชีพและวุฒิภาวะ เริ่มอีเมลของคุณด้วยวลีเช่น “อรุณสวัสดิ์” “สวัสดีตอนบ่าย” “สวัสดีตอนเย็น” หรือ “สวัสดี” “วันดี” หรือ “คำทักทาย” เป็นวลีอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในเวทีระหว่างประเทศ

ใช้บทนำ

ในวัฒนธรรมอย่างสหรัฐอเมริกา แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือให้ผู้ส่งแนะนำตัวเองโดยใช้ชื่อและนามสกุลพร้อมข้อมูลพื้นฐานในสองสามบรรทัดแรก ตัวอย่างเช่น “เรียน คุณแมนเดลล์: ฉันชื่อชารอน ชไวเซอร์ ผู้ก่อตั้งการเข้าถึงวัฒนธรรม ฉันถูกอ้างอิงถึงคุณโดย . ” หรือ “ฉันชื่อชารอน ชไวเซอร์ และฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจระหว่างประเทศที่เขียนถึงคุณเกี่ยวกับ . ” นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการแนะนำตัวเองให้รู้จักกับผู้ติดต่อรายใหม่ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ลูกค้า และนายจ้างที่ต้องการทราบว่าคุณได้รับข้อมูลติดต่อของพวกเขาอย่างไร

รู้จักวัฒนธรรม

เมื่อส่งอีเมลถึงผู้คนจากวัฒนธรรมทางอ้อม ถือเป็นโปรโตคอลที่เหมาะสมและเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวิจัยประเพณีของประเทศ ตัวอย่างเช่น ในญี่ปุ่น การสอบถามเกี่ยวกับสภาพอากาศในประโยคแรกของอีเมลธุรกิจถือเป็นเรื่องสุภาพ เหมาะสม และเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ ตรงกันข้าม การส่งอีเมลเพื่อแนะนำตัวเองให้รู้จักกับบุคคลที่อาจเป็นคนญี่ปุ่น ในวัฒนธรรมทางอ้อม การแนะนำจะทำโดยบุคคลที่สามที่เคารพซึ่งกันและกันเท่านั้นเนื่องจากประเพณี อีเมลเย็น ๆ จะถูกละเว้น ลบ บล็อก และ/หรือทำเครื่องหมายว่าเป็นอีเมลขยะ

อย่ารวมอารมณ์ขันและการเสียดสี

อีเมลสามารถตีความผิดได้ง่ายผ่านข้อความโดยไม่มีบริบท อารมณ์ขันเป็นเรื่องเฉพาะของวัฒนธรรม หลีกเลี่ยงทั้งอารมณ์ขันและการเสียดสีในอีเมล เนื่องจากผู้รับอาจสับสนหรือแย่กว่านั้นคือขุ่นเคือง

ตรวจสอบไฟล์แนบของคุณอีกครั้ง

เมื่อคุณแนบไฟล์ โปรดกรุณาสละเวลาสักครู่เพื่อวางลงในเนื้อหาของอีเมลด้วย ซึ่งแสดงถึงความเอาใจใส่ต่อผู้รับ โดยช่วยประหยัดเวลาและความเสี่ยงในการเปิดเอกสารแนบ นี้ใช้เวลานานสำหรับคุณ? ใช่. มันคุ้มค่าหรือไม่? ใช่.

อย่ากด "ตอบทั้งหมด"

หลีกเลี่ยงการใช้ “ตอบกลับทั้งหมด” เว้นแต่ทุกคนจำเป็นต้องรู้ เมื่อ C-Suite (CEO/COO) หรือผู้ช่วยผู้ดูแลระบบส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ 10 คนเพื่อขออาสาสมัครในโครงการบริการชุมชน ให้ตอบกลับผู้ดูแลระบบ ไม่ใช่สมาชิกทั้ง 10 คน เหตุใดจึงทำให้คนอื่นอีกสิบคนลบอีเมลของคุณ ตอบกลับทั้งหมดเป็นฟังก์ชันสำหรับการพิจารณาอย่างต่อเนื่องในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

การตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงถือเป็นมารยาททั่วไป ปล่อยให้ใครบางคนแขวนคออยู่นานกว่านี้ และคุณไม่เพียงถูกมองว่าเป็นคนหยาบคายเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้คุณต้องสูญเสียธุรกิจในระยะยาว หากคุณทำให้ใครซักคนรอนานเกิน 24 ชั่วโมงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือมีเหตุขัดข้องเกิดขึ้น โปรดอธิบายสถานการณ์อย่างสุภาพและแสดงความขอโทษ

อย่าใช้อิโมจิ

ไอคอนยิ้มเล็ก ๆ เหล่านี้มีไว้สำหรับข้อความ พวกเขาไม่เหมาะสมและไม่เป็นมืออาชีพในอีเมลธุรกิจ อีโมติคอนอาจเปลี่ยนเส้นทางอีเมลไปยังตัวกรองสแปมหรือกล่องเมลขยะ และอาจดูไม่บรรลุนิติภาวะและไม่เป็นมืออาชีพ

ปกป้องความเป็นส่วนตัว

อีเมลเป็นแบบสาธารณะ แม้ว่าอีเมลจะถูกลบ แต่บริการออนไลน์และโปรแกรมซอฟต์แวร์สามารถเข้าถึงข้อความบนฮาร์ดไดรฟ์ได้ ก่อนที่คุณจะคลิก "ส่ง" ให้พิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจ คู่แข่งของคุณ นายจ้าง FBI หรือผู้รับที่ไม่ได้ตั้งใจอ่านอีเมลของคุณ ลองคิดดู: อีเมลของฉันจะมีลักษณะอย่างไรหากถูกโพสต์บน Facebook

อย่าคิดลบ

ไม่เหมาะสมที่จะส่งอีเมลความคิดเห็นเชิงลบ อีเมลที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหมายถึงความโกรธในอีเมล ข้อความที่เป็นปฏิปักษ์เหล่านี้ทำให้เกิดความอึดอัดหลังจากส่งและรับอีเมลเป็นเวลานาน หากคุณต้องแจ้งข่าวร้ายทางอีเมล ให้ใช้คำพูดที่เป็นกลางและระบุข้อเท็จจริง การสื่อสารแบบเห็นหน้าจะดีที่สุดเมื่อถ่ายทอดข่าวร้าย

ทำพิสูจน์อักษร

ตรวจสอบและตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์อีกครั้ง ข้อผิดพลาดเหล่านี้ทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพและจะลดโอกาสที่อีเมลจะถูกดำเนินการอย่างจริงจัง ซอฟต์แวร์อีเมลมาพร้อมกับเครื่องมือระดับมืออาชีพมากมาย เช่น การตรวจตัวสะกด—ใช้งานได้

อย่าลืมการสนทนาอย่างใกล้ชิด

การแจ้งให้ผู้รับทราบว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับ วงจรอีเมลจะไม่ดำเนินต่อไปอย่างถาวร ปิดท้ายด้วย "ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ" "ขอบคุณอีกครั้ง" "เจอกันที่การประชุมคณะกรรมการในวันอังคาร" หรือ "โปรดแจ้งให้เราทราบหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม" ลงท้ายอีเมลของคุณด้วยการปิด เช่น “ดีที่สุด” “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” “ขอบคุณ” หรือวลีอื่นๆ ที่เหมาะสม