Anjuran dan Larangan dalam Etiket Email Bisnis

Beberapa hal dapat menodai merek profesional Anda seperti email yang ditulis dengan buruk dan salah arah. Satu klik tombol "kirim" dapat menjadi perbedaan antara pertukaran bisnis yang sukses dan potensi masalah SDM atau konflik rekan kerja. Dan sementara orang Amerika mengirim ratusan ribu email setiap hari, itu tidak boleh dianggap remeh.

Baik Anda seorang profesional senior atau pemula di kantor, berikut adalah 13 hal yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam etiket email bisnis.

Perhatikan Baris Subjek

Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas yang mencerminkan isi email. Hindari baris subjek dengan kata-kata umum seperti, "Hai," "Sentuhan Basis," atau "FYI," dan jangan biarkan baris subjek kosong.

Gunakan Salam yang Benar

"Hai" dan "Hai" mengomunikasikan kurangnya profesionalisme dan kedewasaan. Mulailah email Anda dengan frasa seperti “Selamat pagi”, “Selamat siang”, “Selamat malam”, atau “Halo”. "Selamat siang" atau "Salam" adalah frasa lain yang sering digunakan di arena internasional.

Gunakan Pengantar

Dalam budaya seperti AS, praktik terbaik adalah pengirim memperkenalkan diri dengan nama depan dan belakang dengan beberapa informasi latar belakang di beberapa baris pertama. Misalnya, “Nona Mandell yang terhormat: Nama saya Sharon Schweitzer, pendiri Access to Culture. Saya dirujuk kepada Anda oleh . . .” atau “Nama saya Sharon Schweitzer dan saya seorang Pakar Bisnis Internasional yang menulis kepada Anda tentang . . .” Ini sangat penting ketika memperkenalkan diri Anda kepada kontak baru, calon pelanggan, klien, dan pemberi kerja yang ingin mengetahui bagaimana Anda menerima informasi kontak mereka.

Kenali Budayanya

Saat mengirim email ke orang-orang dari budaya tidak langsung, adalah protokol yang tepat dan praktik terbaik untuk meneliti kebiasaan negara. Misalnya, di Jepang, menanyakan cuaca pada kalimat pertama email bisnis merupakan hal yang sopan, pantas, dan biasa. Sebaliknya, tidak pantas untuk mengirim email yang memperkenalkan diri Anda kepada kontak potensial orang Jepang. Dalam budaya tidak langsung, perkenalan hanya dilakukan oleh pihak ketiga yang saling menghormati karena adat; email dingin diabaikan, dihapus, diblokir, dan/atau ditandai sebagai sampah.

Jangan Cantumkan Humor dan Sarkasme

Email dapat dengan mudah disalahartikan melalui teks tanpa konteks. Humor adalah budaya tertentu. Hindari humor dan sarkasme dalam email karena penerima mungkin bingung, atau lebih buruk, tersinggung.

Periksa Ulang Lampiran Anda

Saat Anda melampirkan file, berbaik hati untuk meluangkan beberapa detik ekstra untuk menempelkannya ke badan email juga. Ini menunjukkan pertimbangan kepada penerima, dengan menghemat waktu dan risiko dalam membuka lampiran. Apakah ini lebih memakan waktu bagi Anda? Ya. Apakah itu layak? Ya.

Jangan Tekan "Balas Semua"

Hindari menggunakan "Balas Semua" kecuali semua orang perlu tahu. Ketika C-Suite (CEO/COO) atau asisten administrasi mengirim email ke 10 anggota staf yang meminta sukarelawan untuk proyek layanan masyarakat, balas ke admin, bukan ke 10 anggota. Mengapa membuat sepuluh orang lain menghapus email Anda? Reply All adalah fungsi untuk pembahasan yang sedang berlangsung pada subjek tertentu.

Jawab dengan Bijaksana

Membalas dalam waktu 24 jam adalah kesopanan umum. Biarkan seseorang menggantung lebih lama lagi dan Anda tidak hanya dianggap kasar—itu bisa merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang. Jika Anda secara tidak sengaja membuat seseorang menunggu lebih dari 24 jam atau keadaan yang meringankan muncul, jelaskan situasinya dengan sopan dan ungkapkan permintaan maaf Anda.

Jangan Gunakan Emoji

Ikon kecil yang mengedipkan mata dan tersenyum itu untuk pesan teks. Mereka tidak pantas dan tidak profesional dalam email bisnis. Emoticon dapat mengalihkan email ke filter spam atau kotak surat sampah, dan mungkin terlihat tidak dewasa dan tidak profesional.

Lindungi Privasi

Email bersifat publik. Meskipun email dihapus, layanan online dan program perangkat lunak dapat mengakses pesan di hard drive. Sebelum Anda mengklik "kirim", pertimbangkan apa yang mungkin terjadi jika rekan bisnis, pesaing Anda, pemberi kerja, FBI, atau penerima yang tidak diinginkan membaca email Anda. Pikirkan seperti ini: Bagaimana tampilan email saya jika diposting di Facebook?

Jangan Negatif

Tidak pantas mengirim email dengan komentar negatif. Sebuah email dalam semua huruf besar berkonotasi kemarahan dalam email. Pesan antagonis ini menyebabkan kecanggungan lama setelah email dikirim dan diterima. Jika Anda harus menyampaikan berita buruk melalui email, gunakan kata-kata yang objektif dan nyatakan faktanya. Komunikasi tatap muka adalah yang terbaik saat menyampaikan berita buruk.

Lakukan Pengoreksian

Periksa dan periksa kembali kesalahan ejaan dan tata bahasa. Kesalahan ini membuat Anda tampak tidak profesional dan akan mengurangi kemungkinan bahwa email akan dianggap serius. Perangkat lunak email dilengkapi dengan banyak alat profesional seperti pemeriksa ejaan—gunakanlah.

Jangan Lupa Percakapan Lebih Dekat

Dengan memberi tahu penerima bahwa respons tidak diperlukan, siklus email tidak berlanjut selamanya. Tutup dengan “Tidak perlu menjawab,” “Terima kasih lagi,” “Sampai jumpa di rapat dewan hari Selasa” atau “Tolong beri tahu saya jika saya dapat membantu lebih lanjut.” Akhiri email Anda dengan penutup seperti "Best," "Best Regards," "Hormat," "Terima kasih" atau frasa lain yang sesuai.