商务电子邮件礼仪的注意事项

很少有事情会像一封写得不好、被误导的电子邮件那样玷污你的专业品牌。 单击“发送”按钮可能是成功的业务交流与潜在的人力资源问题或同事冲突之间的区别。 尽管美国人每天发送数十万封电子邮件，但不应认为这是理所当然的。

无论您是资深专业人士还是办公室新手，这里有 13 个必须记住的商务电子邮件礼仪注意事项。

请注意主题行

写一个清晰、简洁的主题行，以反映电子邮件的正文。 避免使用“Hi”、“Touching Base”或“FYI”等通用词的主题行，并且不要将主题行留空。

使用适当的称呼

“嗨”和“嘿”表示缺乏专业精神和成熟度。 以“早上好”、“下午好”、“晚上好”或“你好”等短语开头。 “Good day”或“Greetings”是国际舞台上经常使用的其他短语。

使用介绍

在像美国这样的文化中，最好的做法是让发件人按名字和姓氏介绍自己，并在前几行中提供一些背景信息。 例如，“亲爱的 Mandell 女士：我的名字是 Sharon Schweitzer，Access to Culture 的创始人。 我是由 介绍给你的。 . 。” 或“我的名字是 Sharon Schweitzer，我是一位国际商务专家，写信给你关于 . . 。” 在向想知道您如何收到他们的联系信息的新联系人、潜在客户、客户和雇主介绍自己时，这一点尤其重要。

了解文化

在向来自间接文化的人发送电子邮件时，研究国家习俗是正确的协议和最佳实践。 例如，在日本，在商务电子邮件的第一句话中询问天气是礼貌、恰当和习惯性的。 相比之下，向潜在的日本联系人发送电子邮件介绍自己是不合适的。 在间接文化中，由于习俗，只能由相互尊重的第三方进行介绍； 冷电子邮件被忽略、删除、阻止和/或标记为垃圾邮件。

不要包括幽默和讽刺

电子邮件很容易通过没有上下文的文本被误解。 幽默是文化特有的。 避免电子邮件中的幽默和讽刺，因为收件人可能会感到困惑，或者更糟的是，被冒犯了。

仔细检查您的附件

附加文件时，请多花几秒钟时间将其粘贴到电子邮件正文中。 这显示了对收件人的考虑，节省了他们打开附件的时间和风险。 这对您来说更耗时吗？ 是的。 这值得么？ 是的。

不要点击“全部回复”

除非每个人都需要知道，否则避免使用“全部回复”。 当 C-Suite (CEO/COO) 或行政助理向 10 名工作人员发送电子邮件，请求为社区服务项目提供志愿者时，请回复管理员，而不是全部 10 名成员。 为什么要让其他十个人删除您的电子邮件？ 全部回复是针对特定主题进行持续审议的功能。

及时回复

24 小时内回复是常见的礼貌。 让某人待久了，你不仅会被认为是粗鲁的——从长远来看，这可能会让你失去生意。 如果您无意中让某人等待超过 24 小时或出现情有可原的情况，请礼貌地解释情况并表示歉意。

不要使用表情符号

那些眨眼、微笑的小图标是用于短信的。 它们在商务电子邮件中是不恰当和不专业的。 表情符号可能会将电子邮件转移到垃圾邮件过滤器或垃圾邮箱，并且看起来不成熟且不专业。

保护隐私

电子邮件是公开的。 即使电子邮件被删除，在线服务和软件程序也可以访问硬盘驱动器上的消息。 在您单击“发送”之前，请考虑如果业务同事、您的竞争对手、雇主、联邦调查局或任何非预期收件人阅读您的电子邮件可能会发生什么。 可以这样想：如果我的电子邮件发布在 Facebook 上，它会是什么样子？

不要消极

通过电子邮件发送负面评论是不合适的。 所有大写字母的电子邮件都表示电子邮件中的愤怒。 在电子邮件发送和接收很久之后，这些对立的信息会引起尴尬。 如果您必须通过电子邮件传递坏消息，请使用客观的词语并陈述事实。 传达坏消息时最好进行面对面的交流。

校对

检查并重新检查拼写和语法错误。 这些错误使您显得不专业，并且会降低电子邮件被认真对待的可能性。 电子邮件软件附带许多专业工具，例如拼写检查——使用它们。

不要忘记更密切的对话

通过让收件人知道不需要回复，电子邮件周期不会永远持续下去。 以“无需回复”、“再次感谢”、“周二董事会会议见”或“如果我能提供进一步帮助，请告诉我”结束。 以“Best”、“Best Regards”、“Sincerely”、“Thank you”或其他适当的短语等结尾来结束您的电子邮件。