Что нужно и что нельзя делать в деловой переписке

Мало что может так запятнать ваш профессиональный бренд, как плохо написанное, ошибочное электронное письмо. Один щелчок кнопки «Отправить» может стать разницей между успешным деловым обменом и потенциальной проблемой отдела кадров или конфликтом с коллегами. И хотя американцы отправляют сотни тысяч электронных писем в день, это не следует воспринимать как должное.

Независимо от того, являетесь ли вы старшим специалистом или новичком в офисе, вот 13 правил этикета деловой переписки, которые необходимо помнить.

Обратите внимание на строку темы

Напишите четкую и лаконичную строку темы, отражающую основную часть письма. Избегайте строк темы с общими словами, такими как «Привет», «Touch Base» или «FYI», и не оставляйте строку темы пустой.

Используйте правильное приветствие

«Привет» и «привет» говорят об отсутствии профессионализма и зрелости. Начните свое электронное письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Здравствуйте». «Добрый день» или «Приветствия» — другие фразы, часто используемые на международной арене.

Используйте введение

В таких культурах, как США, лучше всего отправителю представляться по имени и фамилии с некоторой справочной информацией в первых нескольких строках. Например: «Уважаемая мисс Манделл, меня зовут Шэрон Швейцер, основательница организации «Доступ к культуре». Меня направил к вам . . ». или «Меня зовут Шэрон Швейцер, я эксперт по международному бизнесу и пишу вам о . . ». Это особенно важно, когда вы представляете себя новым контактам, потенциальным клиентам, клиентам и работодателям, которые хотят знать, как вы получили их контактную информацию.

Знай культуру

При отправке электронных писем людям из непрямых культур рекомендуется исследовать обычаи страны. Например, в Японии вежливо, уместно и принято спрашивать о погоде в первом предложении делового письма. Напротив, было бы неуместно отправлять электронное письмо с представлением о себе потенциальному контактному лицу в Японии. В непрямых культурах знакомство осуществляется только взаимно уважаемыми третьими лицами по обычаю; холодные письма игнорируются, удаляются, блокируются и/или помечаются как нежелательные.

Не включайте юмор и сарказм

Электронные письма могут быть легко неверно истолкованы из-за текста без контекста. Юмор зависит от культуры. Избегайте как юмора, так и сарказма в электронных письмах, так как получатель может быть сбит с толку или, что еще хуже, оскорблен.

Перепроверьте свои вложения

Когда вы прикрепляете файл, будьте любезны и потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы вставить его в тело письма. Это демонстрирует внимание к получателю, экономя его время и риск при открытии вложений. Это занимает больше времени для вас? да. Стоит ли оно того? да.

Не нажимайте «Ответить всем»

Избегайте использования «Ответить всем», если только это не нужно знать всем. Когда C-Suite (генеральный директор / главный операционный директор) или помощник по административным вопросам отправляет электронное письмо 10 сотрудникам с запросом добровольцев для проекта общественных работ, ответьте администратору, а не всем 10 членам. Зачем заставлять десять других удалять вашу электронную почту? Ответить всем — это функция для текущих обсуждений определенной темы.

Отвечайте оперативно

Ответ в течение 24 часов является обычной вежливостью. Оставьте кого-то в подвешенном состоянии, и вас не только сочтут грубым — это может стоить вам бизнеса в долгосрочной перспективе. Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать более 24 часов или возникли смягчающие обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и принесите свои извинения.

Не используйте смайлики

Эти маленькие подмигивающие улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой электронной почте. Смайлики могут перенаправлять электронные письма в спам-фильтр или почтовый ящик для нежелательной почты, и это может выглядеть незрелым и непрофессиональным.

Защищайте конфиденциальность

Электронная почта общедоступна. Даже если сообщение электронной почты удалено, онлайн-сервисы и программы могут получить доступ к сообщениям на жестком диске. Прежде чем нажать кнопку «Отправить», подумайте, что может произойти, если коллега по бизнесу, ваш конкурент, работодатель, ФБР или любой другой непреднамеренный получатель прочтет вашу электронную почту. Подумайте об этом так: как бы выглядела моя электронная почта, если бы она была размещена на Facebook?

Не будь негативным

Неприемлемо отправлять негативные комментарии по электронной почте. Электронное письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в электронном письме. Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долго после того, как электронное письмо было отправлено и получено. Если вам необходимо сообщить плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и изложите факты. Общение лицом к лицу лучше всего подходит для передачи плохих новостей.

Сделайте корректуру

Проверяйте и перепроверяйте орфографические и грамматические ошибки. Эти ошибки выставляют вас непрофессионалом и снижают вероятность того, что электронное письмо будет воспринято всерьез. Программное обеспечение электронной почты поставляется со многими профессиональными инструментами, такими как проверка орфографии — используйте их.

Не забывайте о разговоре поближе

Сообщая получателю, что ответ не требуется, цикл электронной почты не продолжается вечно. Завершите словами: «Ответ не требуется», «Еще раз спасибо», «Увидимся на заседании правления во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу быть чем-то полезен». Завершите свое электронное письмо заключительной фразой, такой как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.