Le cose da fare e da non fare dell'etichetta e-mail aziendale

Poche cose possono offuscare il tuo marchio professionale come un'e-mail scritta male e sbagliata. Un clic sul pulsante "invia" può fare la differenza tra uno scambio di affari di successo e un potenziale problema delle risorse umane o un conflitto di colleghi. E mentre gli americani inviano centinaia di migliaia di e-mail al giorno, non dovrebbe essere dato per scontato.

Che tu sia un professionista senior o un principiante dell'ufficio, ecco 13 cose da fare e da non fare sull'etichetta dell'e-mail aziendale.

Prestare attenzione alla riga dell'oggetto

Scrivi una riga dell'oggetto chiara e concisa che rifletta il corpo dell'e-mail. Evita le righe dell'oggetto con parole generiche come "Ciao", "Touching Base" o "FYI" e non lasciare vuota la riga dell'oggetto.

Usa un saluto appropriato

“Ciao” ​​e “Ehi” comunicano una mancanza di professionalità e maturità. Inizia la tua email con frasi come "Buongiorno", "Buon pomeriggio", "Buonasera" o "Ciao". "Buongiorno" o "Saluti" sono altre frasi usate frequentemente nell'arena internazionale.

Usa un'introduzione

In culture come gli Stati Uniti, la pratica migliore è che il mittente si presenti per nome e cognome con alcune informazioni di base nelle prime righe. Ad esempio, "Cara signora Mandell: mi chiamo Sharon Schweitzer, fondatrice di Access to Culture. Mi sono stato indirizzato a te da . . .” o "Mi chiamo Sharon Schweitzer e sono un esperto di affari internazionali che ti scrive su . . .” Ciò è particolarmente importante quando ti presenti a nuovi contatti, potenziali clienti, clienti e datori di lavoro che vogliono sapere come hai ricevuto le loro informazioni di contatto.

Conosci la cultura

Quando si inviano e-mail a persone di culture indirette, è un protocollo corretto e una best practice per la ricerca delle abitudini del paese. Ad esempio, in Giappone, è educato, appropriato e consueto chiedere informazioni sul tempo nella prima frase di un'e-mail aziendale. Al contrario, sarebbe inappropriato inviare un'e-mail presentandoti a un potenziale contatto giapponese. Nelle culture indirette, le introduzioni sono fatte solo da terze parti reciprocamente rispettate per consuetudine; le e-mail fredde vengono ignorate, eliminate, bloccate e/o contrassegnate come posta indesiderata.

Non includere umorismo e sarcasmo

Le e-mail possono essere facilmente interpretate erroneamente attraverso il testo senza contesto. L'umorismo è specifico della cultura. Evita sia l'umorismo che il sarcasmo nelle e-mail poiché il destinatario potrebbe essere confuso o, peggio, offeso.

Ricontrolla i tuoi allegati

Quando alleghi un file, sii così gentile da dedicare qualche secondo in più per incollarlo anche nel corpo dell'e-mail. Ciò dimostra considerazione per il destinatario, facendogli risparmiare tempo e rischi nell'apertura degli allegati. Questo richiede più tempo per te? Sì. Ne vale la pena? Sì.

Non premere "Rispondi a tutti"

Evita di usare "Rispondi a tutti" a meno che tutti non debbano saperlo. Quando la C-Suite (CEO/COO) o l'assistente amministrativo invia un'e-mail a 10 membri dello staff chiedendo volontari per un progetto di servizio alla comunità, rispondi all'amministratore, non a tutti e 10 i membri. Perché fare in modo che altri dieci cancellino la tua email? Reply All è una funzione per le deliberazioni in corso su un particolare argomento.

Rispondi opportunamente

Rispondere entro 24 ore è una cortesia comune. Lascia qualcuno in sospeso più a lungo e non solo sarai percepito come maleducato, ma a lungo termine potrebbe costarti affari. Se hai involontariamente fatto aspettare qualcuno per più di 24 ore o se si sono verificate circostanze attenuanti, spiega educatamente la situazione ed esprimi le tue scuse.

Non usare emoji

Quelle piccole icone ammiccanti e sorridenti sono per i messaggi di testo. Sono inappropriati e poco professionali in un'e-mail aziendale. Le emoticon possono deviare le e-mail a un filtro antispam o a una casella di posta indesiderata e possono sembrare immature e non professionali.

Proteggi la privacy

L'e-mail è pubblica. Anche se un'e-mail viene eliminata, i servizi online ei programmi software possono accedere ai messaggi sul disco rigido. Prima di fare clic su "invia", considera cosa potrebbe accadere se un collega di lavoro, un tuo concorrente, un datore di lavoro, l'FBI o qualsiasi destinatario non intenzionale legge la tua email. Pensala in questo modo: come sarebbe la mia email se fosse pubblicata su Facebook?

Non essere negativo

Non è appropriato inviare commenti negativi via email. Un'e-mail in tutte le lettere maiuscole connota rabbia in un'e-mail. Questi messaggi antagonisti causano imbarazzo molto tempo dopo che l'e-mail è stata inviata e ricevuta. Se devi trasmettere cattive notizie via e-mail, usa parole obiettive e dichiara i fatti. La comunicazione faccia a faccia è la cosa migliore quando si trasmettono cattive notizie.

Fai la correzione di bozze

Controlla e ricontrolla per errori di ortografia e grammatica. Questi errori ti fanno sembrare poco professionale e ridurranno la probabilità che l'e-mail venga presa sul serio. Il software di posta elettronica viene fornito con molti strumenti professionali come il controllo ortografico: usali.

Non dimenticare la conversazione più stretta

Facendo sapere al destinatario che non è necessaria una risposta, il ciclo di posta elettronica non continua in perpetuo. Chiudi con "Nessuna risposta necessaria", "Grazie ancora", "Ci vediamo alla riunione del consiglio martedì" o "Per favore, fammi sapere se posso essere di ulteriore aiuto". Termina la tua e-mail con una chiusura come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Grazie" o un'altra frase appropriata.