วิธีปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ

ไม่ว่างานของคุณคืออะไร ใครบางคนจะพยายามขายบางอย่างให้คุณในบางจุด แต่ถ้าคุณไม่สนใจจะปฏิเสธโดยไม่ทำให้ขุ่นเคืองได้อย่างไร? ความสามารถในการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจ ใบเสนอราคา การเสนอราคา ผลิตภัณฑ์ และข้อเสนออย่างสุภาพเป็นทักษะที่สำคัญที่เราทุกคนต้องการ และข่าวดีก็คือคุณสามารถเรียนรู้ได้

บทความนี้แสดงวิธีปฏิเสธโอกาสทางธุรกิจโดยไม่ทำลายความสัมพันธ์ ทำลายชื่อเสียงของคุณ และเปิดประตูสู่โอกาสในอนาคต นอกจากการอธิบายวิธีปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพแล้ว เรายังมีเคล็ดลับตามหลักฐานเพื่อช่วยให้คุณเขียนอีเมลปฏิเสธสำหรับพันธมิตรทางธุรกิจ สัญญา ผู้ขาย และบริการต่างๆ เรายังให้ตัวอย่าง 10 วิธีในการปฏิเสธข้อเสนอบริการที่ไม่เหมาะสมกับคุณและบริษัทของคุณอย่างสุภาพ สุดท้าย เราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับเทมเพลตของเราสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจที่ปฏิเสธอย่างสุภาพ

อีเมลปฏิเสธข้อเสนอธุรกิจคืออะไร

อีเมลปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจคือการติดต่อทางจดหมายแบบมืออาชีพที่บอกคนที่คุณไม่สนใจในข้อเสนอของพวกเขา หลักการก็เหมือนกัน ไม่ว่าพวกเขาจะพยายามขายผลิตภัณฑ์หรือนโยบายใหม่ เสนอราคางาน หรือเสนอความสัมพันธ์ใหม่ อีเมลปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจจะระบุอย่างสุภาพว่าไม่ ให้เหตุผล และกำหนดขอบเขตสำหรับการโต้ตอบในอนาคต

"อีเมลปฏิเสธข้อเสนอเขียนขึ้นเพื่อแสดงความผิดหวังที่บริษัทไม่ผ่านเกณฑ์หรือแนวทางที่จำเป็นในการได้รับรางวัลโครงการหรือข้อตกลงทางธุรกิจ" จิม เบลสเซด ผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหากล่าว

เหตุใดจึงปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจทางอีเมล

การปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจทางอีเมลเป็นสิ่งที่สุภาพและเป็นมืออาชีพที่ต้องทำ ไม่ว่าแนวทางนั้นจะเป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่ก็ตาม อีเมลสองประเภทนี้เรียกว่าอีเมลร้องขอและอีเมลไม่พึงประสงค์ นี่คือความแตกต่างระหว่างทั้งสอง:

• อีเมลที่ร้องขอคือจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการที่ตอบสนองต่อโอกาสในการเสนอราคา การเชิญโดยเปิดเพื่อเสนอราคา หรือเสนอผลิตภัณฑ์ให้กับคุณ อีเมลร้องขอคืออีเมลที่คุณคาดหวังว่าจะได้รับ
• อีเมลไม่พึงประสงค์คืออีเมลที่คุณคาดไม่ถึง อีเมลที่ไม่พึงประสงค์หรือที่เรียกว่า 'การส่งอีเมลแบบเย็นชา' อาจกลายเป็นสีน้ำเงินได้
  

มีเหตุผลมากมายนับไม่ถ้วนที่ทำให้คุณไม่อยากเปิดโอกาสไปข้างหน้า เมแกน แรนเจอร์กล่าว โดยปกติแล้ว พวกเขาแบ่งออกเป็นสามประเภท ทำให้ข้อความง่ายต่อการสร้าง

1. คุณไม่จำเป็นต้องมีผลิตภัณฑ์/บริการ/โซลูชันที่แนะนำ
2. คุณไม่มีงบประมาณสำหรับมัน
3. การลงทุนไม่ใช่กลยุทธ์ที่ชาญฉลาด
   

คุณควรตอบกลับเสมอว่ามีคนส่งข้อเสนอทางธุรกิจให้คุณโดยที่คุณไม่สนใจและคุณไม่ได้ขอหรือไม่ ใช่พูดผู้เชี่ยวชาญ

หากคุณได้ขอข้อเสนอ คุณจะต้องตอบกลับ แม้ว่าอีเมลที่ไม่พึงประสงค์อาจใช้เวลานานและน่ารำคาญ แต่คุณควรตอบกลับอีเมลเหล่านั้นด้วย

แต่อย่างที่เราทราบกันดีว่าการเขียนอีเมลปฏิเสธเป็นเรื่องยาก และพวกเราหลายคนก็หลีกเลี่ยงที่จะติดต่อไปโดยสิ้นเชิง เป็นกลยุทธ์ที่มีความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อการรับรู้ของคุณและธุรกิจของคุณ เตือนผู้เชี่ยวชาญ Sarah Green Carmichael ใน Harvard Business Review กล่าวว่า "เพราะมันไม่เป็นที่พอใจ พวกเราหลายคนเลิกทำหรือไม่ทำเลย โดยพื้นฐานแล้วการปล่อยให้ความเงียบเข้ามาครอบงำ" Sarah Green Carmichael ใน Harvard Business Review "นั่นเป็นโอกาสที่พลาดไป (และหยาบคาย)"

มีโอกาสที่จะปรับปรุงชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณด้วยการตอบสนองอย่างสุภาพ นอกจากนี้ แม้ว่าข้อเสนอทางธุรกิจนี้อาจไม่เหมาะสม แต่ตัวเลือกอื่นๆ ในอนาคตก็อาจเป็นเช่นนั้น ดังนั้นอีเมลที่สุภาพจึงเป็นพื้นฐานสำหรับการรักษาความสัมพันธ์เชิงบวก

ในบางกรณี คุณอาจไม่สนใจที่จะรับโอกาสต่อไปในขั้นใดๆ ถึงกระนั้น การไม่ตอบสนอง เท่ากับว่าคุณเปิดประตูทิ้งไว้สำหรับการติดต่อในอนาคต อีเมลที่สุภาพปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจจะปิดตัวลง (เบาๆ) หากคุณตอบกลับอย่างสุภาพแต่หนักแน่น คุณจะมีโอกาสได้รับแนวทางที่ไม่พึงประสงค์น้อยลงในอนาคต อย่างไรก็ตาม การเพิกเฉยอีเมลมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การติดตามผลในอนาคต

การปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพนั้นรวดเร็วและตรงไปตรงมา – หากคุณทำตามคำแนะนำของเราและใช้เทมเพลตของเรา

10 เคล็ดลับในการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ

1. ขอบคุณบุคคลนั้นที่สละเวลา – คุณอาจไม่ได้ขออีเมลสำหรับการขาย (และอาจไม่ต้องการ) แต่มีบางคนที่สละเวลาเขียนจดหมายฉบับนี้ ดังนั้นขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา
2. ส่งข่าวร้ายอย่างรวดเร็ว – หากคุณไม่สนใจ พูดทันที ผู้อ่านส่วนใหญ่จะไม่ทำอะไรมากไปกว่านี้ ดังนั้นให้ติดไว้ที่ด้านบนสุดของอีเมลของคุณ
3. ให้เหตุผลบางประการ – คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียด ยังคง คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสาเหตุที่ทำให้คุณไม่สนใจเป็นสิ่งสำคัญ เปลี่ยน 'ไม่' อ่อนๆ ให้กลายเป็นคำหยาบ
4. พูดให้สั้น - ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลยาวๆ เพื่อเรียนรู้ว่าไม่มีคนบอก ดังนั้นควรเขียนให้สั้น
5. สุภาพและเป็นมืออาชีพ – อีเมลขายอาจสร้างความรำคาญและล่วงล้ำได้ แต่ให้มองโลกในแง่ดี สุภาพ และเป็นมืออาชีพ และคุณจะปกป้องชื่อเสียงของคุณ
6. กำหนดขอบเขต – พนักงานขายบางคนจะไม่ปฏิเสธคำตอบ ดังนั้นหากคุณไม่สนใจก็พูดอย่างนั้น มีความชัดเจนหากคุณไม่ต้องการรับอีเมล จดหมาย หรือการโทรในอนาคต
7. ใช้มารยาทอีเมลที่ถูกต้อง – การปฏิเสธโอกาสทางธุรกิจอย่างสุภาพหมายถึงการปฏิบัติตามมารยาทอีเมลที่เหมาะสม ใช้ข้อความแนะนำ โครงสร้าง และการลงชื่อออกจากอีเมลที่ถูกต้อง
8. ไม่เคย (ทั้งหมด) ปิดประตูสู่โอกาส – อีเมลที่สุภาพจะไม่ปิดประตูสู่โอกาสในอนาคต การไม่ตอบสนองหรือแสดงท่าทีหยาบคายอาจทำให้คุณเสียโอกาสในอนาคต
9. ขอลบรายชื่อผู้รับจดหมาย (ถ้าคุณต้องการ) – ที่อยู่อีเมลของคุณไม่ควรถูกเก็บไว้ในรายชื่อใด ๆ เว้นแต่คุณต้องการ บริษัทมีหน้าที่ตามกฎหมายในการทำเช่นนี้ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะถาม
10. ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ก่อนส่ง – หากคุณกำลังตอบกลับ ทำสิ่งที่เหมาะสม และตรวจให้แน่ใจว่าคุณสะกดทุกอีเมลก่อนส่ง

10 ตัวอย่างวิธีการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ

เราได้ให้ข้อมูลพื้นฐานในการปฏิเสธอย่างสุภาพและปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การเห็นสิ่งนี้ในทางปฏิบัตินั้นง่ายกว่า เราได้สร้างตัวอย่าง 10 ตัวอย่างเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจได้อย่างไรโดยที่ยังคงรักษาชื่อเสียงของคุณไว้ เราแสดงวิธีค้นหาโทนเสียงที่เหมาะสมในอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิเสธของคุณเป็นไปในเชิงบวกเท่าที่จะทำได้

วิธีปฏิเสธใบเสนอราคาตัวอย่างอย่างสุภาพ

การรู้วิธีปฏิเสธใบเสนอราคาอย่างสุภาพเป็นสิ่งสำคัญ การตัดสินใจครั้งสำคัญในการปฏิเสธใบเสนอราคาอย่างสุภาพคือ คุณต้องการปิดประตูถาวรหรือเชิญธุรกิจให้ติดต่อคุณในอนาคต ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีปฏิเสธใบเสนอราคาแต่คงความสัมพันธ์ไว้

วิธีปฏิเสธแม่ค้าอย่างสุภาพ

โดยปกติจะได้รับข้อเสนอของผู้จัดจำหน่ายเมื่อคุณเรียกใช้กระบวนการประกวดราคาแบบเปิด ดังนั้นผู้ส่งจึงคาดหวัง (และสมควรได้รับ) คำตอบ ในตัวอย่างนี้ของการปฏิเสธผู้ขาย เราแสดงวิธีการปฏิเสธผู้ขายในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าพวกเขายังสนใจที่จะตอบสนองต่อการเรียกร้องและโอกาสในอนาคต คุณสามารถเรียกมันว่า 'วิธีทำให้ผู้ขายผิดหวัง' อีเมลของเราได้

วิธีปฏิเสธการประมูลด้วยความเคารพ

บริษัทลงทุนทั้งเวลาและเงินในการพัฒนาการเสนอราคา ดังนั้นการปฏิเสธอย่างสุภาพจึงเป็นการแสดงความเคารพ การระบุเหตุผลบางประการเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน อีกครั้ง การใช้หัวข้อย่อยเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการปฏิเสธการเสนอราคาด้วยความเคารพ

วิธีปฏิเสธข้อเสนอบริการอย่างสุภาพ

เช่นเดียวกับตัวอย่างข้างต้น คุณต้องอธิบายเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจของคุณ ในจดหมายตัวอย่างนี้เพื่อปฏิเสธข้อเสนอบริการ เราให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการตัดสินใจของเรา เรียนรู้วิธีปฏิเสธบริการอย่างสุภาพด้วยตัวอย่างนี้

จดหมายปฏิเสธข้อเสนอประกัน

ข้อเสนอประกันภัยเป็นเรื่องปกติในธุรกิจ แต่หลายคนพบว่าเป็นการยากที่จะปฏิเสธ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วและแม่นยำในการปฏิเสธข้อเสนอประกันภัย

วิธีปฏิเสธข้อเสนออสังหาริมทรัพย์อย่างสุภาพ

การปฏิเสธข้อเสนอด้านอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งมักเรียกว่าจดหมายปฏิเสธอสังหาริมทรัพย์ ถือเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการขายและจำเป็นต่อการได้ราคาดีที่สุดสำหรับอสังหาริมทรัพย์ของคุณ เมื่อตัดสินใจว่าจะปฏิเสธข้อเสนอบ้านอย่างสุภาพ คุณจะต้องพิจารณาว่าคุณต้องการดำเนินการสนทนาต่อ (และสนับสนุนให้พวกเขาทำข้อเสนอของพวกเขา) หรือไม่ ต่อไปนี้คือวิธีปฏิเสธข้อเสนอด้านอสังหาริมทรัพย์แต่ทำให้พวกเขาสนใจ

วิธีปฏิเสธข้อเสนอการขาย

การเรียนรู้วิธีปฏิเสธการเสนอขายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่มีที่อยู่อีเมลธุรกิจ เราได้สร้างตัวอย่างที่สั้นและชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการปฏิเสธข้อเสนอขายอย่างสุภาพ โดยกำหนดขอบเขตที่ปกป้องธุรกิจของคุณ

วิธีปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ

มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจ แต่มีทางเดียวเท่านั้น: อีเมลปฏิเสธข้อเสนอที่สุภาพ ในตัวอย่างนี้ของอีเมลปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพโดยไม่สร้างสะพานเชื่อมหรือสร้างความเสียหายให้กับองค์กรของคุณ

วิธีปฏิเสธข้อเสนอสัญญา

ข้อเสนอสัญญาสามารถร้องขอหรือร้องขอได้ อย่างไรก็ตาม ในตัวอย่างนี้ เราจะถือว่าบุคคลนั้นติดต่อคุณเพื่อตอบสนองต่อประกาศสาธารณะ อย่างไรก็ตาม ตัวอย่างวิธีการปฏิเสธข้อเสนอสัญญานี้สั้นและตรงไปตรงมา

วิธีปฏิเสธข้อเสนอการเป็นหุ้นส่วน

การปฏิเสธข้อเสนอการเป็นหุ้นส่วนเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนที่ต้องจัดการด้วยความระมัดระวัง การแนะนำหุ้นส่วนเป็นขั้นตอนสำคัญในความสัมพันธ์ คุณต้องแสดงความเคารพในขณะที่ตั้งใจแน่วแน่ในการปฏิเสธของคุณ ต่อไปนี้คือเทมเพลตที่ครอบคลุมวิธีปฏิเสธข้อเสนอการเป็นหุ้นส่วน

วิธีปฏิเสธเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ

Flowrite คือซอฟต์แวร์เขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งของคุณให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมจะส่ง ส่วนขยาย Chrome และเว็บแอปพลิเคชันของเราครอบคลุมรูปแบบอีเมล การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ไวยากรณ์ การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน พูดอีกอย่างก็คือ คุณสามารถจดจ่อกับข้อความนั้นได้ และ Flowrite จะดูแลการจัดส่งเอง เรากล้าที่จะอ้างว่าเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเขียนอีเมลปฏิเสธ

คอลเลกชันเทมเพลต AI ของเรามีเทมเพลตอีเมลมากมายที่จะช่วยคุณ หากต้องการทราบว่าการเขียนสำนวนการขายอีเมลที่ประสบความสำเร็จด้วย Flowrite ทำได้ง่ายและรวดเร็วเพียงใด โปรดดูวิธีปฏิเสธเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพด้านล่าง

บทสรุป

ตามที่เราได้สำรวจในบทความนี้ มีทักษะและโครงสร้างที่จำเป็นในการตัดสินใจว่าจะปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพได้อย่างไร รวมถึงการสรุปหลักการพื้นฐานของการเสนอราคา ใบเสนอราคา สัญญา และอื่นๆ ที่ปฏิเสธอย่างสุภาพ ตัวอย่าง 10 ตัวอย่างที่ครอบคลุมวิธีการปฏิเสธข้อเสนอ เช่น บริการ พันธมิตรทางธุรกิจ และผู้ขาย จะทำให้คุณมีจุดเริ่มต้นในการปฏิเสธในทุกสถานการณ์ที่คุณอาจพบเจอ และด้วย Flowrite และเทมเพลตอีเมลปฏิเสธของเราในกระเป๋าแพ็คเสมือนของคุณ ตอนนี้คุณควรมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการปฏิเสธข้อเสนอทางธุรกิจอย่างสุภาพ