วิธีเขียนอีเมลที่สวยงามและเป็นมืออาชีพด้วย AI

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลเป็นเพียงหนึ่งในหลาย ๆ สิ่งที่ AI สามารถทำได้ ไม่ว่าคุณจะติดอยู่กับสิ่งที่จะพูดหรือไม่แน่ใจว่าจะใส่ข้อมูลตามลำดับใด แต่เทคโนโลยีการเขียนอีเมลไม่สามารถช่วยคุณได้หากคุณไม่ทราบวิธีการ เพื่อใช้งาน ดังนั้น คู่มือนี้จะอธิบายรายละเอียดเบื้องต้นของการเขียนอีเมลด้วย AI

อีเมล AI คืออะไร

อีเมล AI คืออีเมลใดๆ ที่ AI เขียนทั้งหมดหรือบางส่วน การเขียนอีเมลด้วย AI สามารถประหยัดเวลาและพลังงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมล และช่วยให้คุณมีอิสระสำหรับงานที่สำคัญมากขึ้น นั่นคือพลังของ generative AI: เพื่อทำให้งานที่ใช้แรงงานน้อยลงเป็นอัตโนมัติ และมีเวลามากขึ้นสำหรับงานขั้นสูงที่ AI ยังไม่สามารถจัดการได้

คนส่วนใหญ่ไม่ต้องการความช่วยเหลือในการเขียนอีเมลถึงเพื่อนและครอบครัว แต่อีเมลที่เป็นทางการจะยากกว่าเล็กน้อย หากคุณติดอยู่กับสิ่งที่จะพูด การเขียนอีเมลที่ได้รับความช่วยเหลือจาก AI สามารถช่วยได้ในส่วนต่างๆ เช่น:

• วิธีการเริ่มอีเมล์
• วิธีการสิ้นสุดอีเมล
• นำเสนอข่าวร้าย
• สรุปรายงาน
• การยกเลิกหรือกำหนดเวลาใหม่
• แนะนำตัวเองด้วยอีเมลเย็นๆ (อีเมลถึงคนที่คุณไม่เคยพบมาก่อน)

แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากที่จะส่งอีเมล AI ที่คัดลอกโดยตรง แต่คุณยังคงต้องตรวจสอบและเขียนคำใหม่ การคัดลอกข้อความ AI ถือเป็นการลอกเลียนแบบ ดังนั้นจึงควรเปลี่ยนถ้อยคำเล็กน้อยและทำให้ข้อความเป็นของคุณเอง

การเขียนอีเมลโดยใช้ข้อความแจ้งการเขียนของ AI

ขั้นตอนแรกในงานเขียน AI ทั้งหมดคือการพร้อมท์ พรอมต์การเขียน AI คือคำสั่งที่ผู้ใช้พิมพ์ลงในหน้าต่างข้อความ AI ที่บอกว่าต้องทำอะไร ข้อความแจ้งต้องมีรายละเอียดทุกอย่างที่คุณต้องการรวมไว้ เช่น หัวข้อ ความยาว ผู้ชม และแม้แต่น้ำเสียง

การเขียนข้อความเตือนของ AI สำหรับอีเมลไม่จำเป็นต้องซับซ้อน AI ส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาให้เข้าใจภาษาธรรมดาทั่วไป ดังนั้นคุณจึงสามารถพูดกับเพื่อนร่วมงานได้เหมือนกับที่คุณพูดกับเพื่อนร่วมงาน

เขียนอีเมลถึง Dr. Martens เพื่อยืนยันการนัดหมายของเราในวันพุธที่ 13 มีนาคม

อย่างไรก็ตาม หากคุณมีอีเมลที่ซับซ้อนกว่านี้ อย่าลืมระบุข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ไม่เช่นนั้นเครื่องมือ AI สำหรับอีเมลจะไม่รวมข้อมูลนั้นไว้

เขียนอีเมล์ไปหาคุณหมอ Martens เพื่อยืนยันนัดวันพุธที่ 13 มี.ค. เวลา 13.00 น. แจ้งว่าอาการไอหายแล้วแต่ยังปวดท้องอยู่แล้วบอกเขาด้วยว่าฉันมีประชุมตอน 4 โมงเย็น ดังนั้นฉันต้องทำให้เสร็จก่อนเวลานั้นใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการและสุภาพ แต่เน้นความเร่งด่วน

นอกจากนี้ AI บางตัวจะไม่รวมหัวเรื่องอีเมลเว้นแต่จะได้รับการร้องขอ คุณสามารถเพิ่มบรรทัดด่วนเพื่อทำสิ่งนี้เมื่อสิ้นสุดข้อความแจ้งของคุณ

...รวมหัวเรื่อง

วิธีที่ดีที่สุดคือเพิ่มรายละเอียดทั้งหมดในข้อความเดียวกัน เนื่องจาก AI บางตัวถือว่าแต่ละข้อความใหม่เป็นเซสชันที่แยกจากกัน

เทคโนโลยีการเขียนอีเมล: AI และการสื่อสารทางธุรกิจ

AI เหมาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมลงาน เช่น อีเมลการสมัครงาน จดหมายขาย หรืออีเมลติดตามผล โดยจัดเตรียมเทมเพลตหรือแบบร่างคร่าวๆ สำหรับสิ่งที่คุณต้องการพูด แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับการรวมทุกอย่างและทำให้เป็นมืออาชีพไปพร้อมๆ กัน ง่ายกว่าที่จะแก้ไขแบบร่างที่สร้างไว้ล่วงหน้าพร้อมรายละเอียดทั้งหมดแล้วแก้ไขใหม่ให้ดูเหมือนเสียงของคุณ

หากคุณมีปัญหาในการเขียนอีเมลสมัครงาน ขอให้ AI จัดทำฉบับร่างและดูว่ามันสร้างแรงบันดาลใจให้กับคุณหรือไม่ เพียงจำไว้ว่าเทคโนโลยีการเขียนอีเมลยังใหม่และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ดังนั้นคุณควรตรวจสอบอีเมล AI อีกครั้งก่อนส่ง

หากต้องการดูว่าอะไรทำให้อีเมลทำงานได้ดี โปรดดูตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพของเรา

การเขียนอีเมลที่ได้รับความช่วยเหลือจาก AI สำหรับการใช้งานส่วนตัว

แม้ว่าอีเมลที่ไม่ใช่ที่ทำงานจะได้รับประโยชน์จากการติดต่อส่วนตัว แต่คุณยังคงสามารถใช้ AI เพื่อช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับอีเมลและแนะนำสิ่งที่ควรพูด ใช้กฎเดียวกันนี้ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสำหรับมืออาชีพหรือส่วนตัว: รวมสิ่งที่คุณต้องการกล่าวถึงในข้อความแจ้งและแก้ไขอีเมล AI ให้ดูเหมือนคุณมากขึ้น

เมื่อเขียนข้อความแจ้ง โปรดคำนึงถึงกฎมารยาททางอีเมล เหนือสิ่งอื่นใด นี่หมายถึงการใส่ใจกับการสะกดและไวยากรณ์ที่เหมาะสมอย่างใกล้ชิด แต่ยังมีแง่มุมอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณาด้วย AI โดยเฉพาะอย่างยิ่ง อย่าลืมรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการในข้อความแจ้ง เช่น หัวเรื่องของอีเมล ชื่อผู้รับ การลงนามเฉพาะ หรือบรรทัดที่กล่าวถึงไฟล์แนบ

นอกจากนี้ ต้องชัดเจนในการเน้นโทนเสียงที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนถึงเด็ก คุณสามารถสร้างอีเมล AI ที่เขียนด้วยภาษาที่เหมาะกับเด็กได้

หากคุณยังคงติดขัด โปรดดูเคล็ดลับการเขียนอีเมลของเราเพื่อรับคำแนะนำเพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมล AI

คุณใช้การเขียนอีเมลที่ได้รับความช่วยเหลือจาก AI อย่างไร

คุณสามารถสร้างอีเมล AI ได้โดยการเขียนพร้อมท์โดยละเอียดในหน้าต่างข้อความ AI เราขอแนะนำให้ใช้อีเมล AI เป็นโครงร่างหรือแบบร่างคร่าวๆ AI ยังคงสร้างข้อผิดพลาด ดังนั้นจึงควรตรวจสอบและแก้ไขแบบร่างก่อนส่งเสมอ

ข้อความเตือนการเขียน AI ที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลคืออะไร

การเขียนอีเมลแจ้งโดย AI สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการเขียนอีเมลเกี่ยวกับ…. อย่างไรก็ตาม คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากคุณใส่รายละเอียด เช่น หัวข้อ ความยาว ผู้ชม และน้ำเสียง พยายามรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในข้อความเดียว เนื่องจาก AI บางตัวถือว่าข้อความใหม่เป็นเซสชันอื่น

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลด้วย AI มีอะไรบ้าง

ให้ความสนใจกับข้อความแจ้งเตือนของ AI ของคุณอย่างใกล้ชิด เนื่องจาก AI จะรวมเฉพาะสิ่งที่คุณบอกให้เขียนเท่านั้น การระบุน้ำเสียงและผู้ฟังเป็นเรื่องที่ชาญฉลาด เพื่อให้คุณปรับแต่งภาษาให้เหมาะกับการตั้งค่าได้ เช่นเคย ตรวจสอบข้อผิดพลาดแบบร่างก่อนส่ง ไม่ใช่แค่การสะกดและไวยากรณ์ แต่ยังรวมถึงข้อผิดพลาดตามข้อเท็จจริงที่เกิดจาก AI ที่สับสนด้วย