如何利用人工智慧撰寫精美、專業的電子郵件

已發表: 2024-03-14

提高電子郵件生產力只是人工智慧可以做的眾多事情之一，無論您是否被困在該說什麼或不確定將資訊放入什麼順序。但是，如果您不知道如何編寫電子郵件，那麼電子郵件編寫技術就無法為您提供幫助來使用它，因此本指南解釋了使用人工智慧編寫電子郵件的細節。

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任何有工作要做的人的人工智慧寫作夥伴

什麼是人工智慧電子郵件？

AI 電子郵件是指完全或部分由 AI 編寫的任何電子郵件。使用人工智慧撰寫電子郵件可以節省時間和精力，提高電子郵件工作效率，讓您有時間處理更重要的任務。這就是生成式人工智慧的力量：自動執行更多瑣碎的任務，並為人工智慧尚無法處理的高階任務留出更多時間。

大多數人不需要幫助向朋友和家人寫電子郵件，但正式電子郵件有點困難。如果您不知道該說什麼，人工智慧輔助的電子郵件寫作可以幫助您解決以下問題：

儘管直接發送複製的 AI 電子郵件很誘人，但您仍然需要對其進行審查和改寫。複製人工智慧文字屬於抄襲，所以最好稍微改變一下措辭，讓自己的文字更真實。

所有AI寫作任務的第一步都是提示。 AI 書寫提示是使用者在 AI 訊息視窗中輸入的命令，告訴它要做什麼。提示需要包含您想要的所有細節，例如主題、長度、受眾，甚至是語氣。

人工智慧的電子郵件書寫提示不需要很花俏。大多數人工智慧旨在理解簡單、隨意的語言，因此您可以像與同事交談一樣與它交談。

寫一封電子郵件給 Dr. Martens，確認我們 3 月 13 日星期三的預約。

但是，如果您有一封更複雜的電子郵件，請務必提及所有必要的信息，否則電子郵件的 AI 工具將不會包含它。

3 月 13 日星期三下午 1 點給 Dr. Martens 寫一封電子郵件確認我們的預約。告訴他咳嗽已經消失，但胃痛仍然存在。另外，告訴他我下午四點要開會，所以我必須在那之前完成。使用正式而有禮貌的語氣，但強調緊迫性。

此外，除非有要求，有些人工智慧不會包含電子郵件主旨。您只需在提示符號末尾添加一個快速行即可執行此操作。

。。。包括主題行。

最好在同一則訊息中添加所有詳細信息，因為某些人工智慧將每條新訊息視為一個單獨的會話。

人工智慧非常適合工作電子郵件，例如電子郵件工作申請、銷售信函或後續電子郵件，它可以為您需要說的話提供範本或草稿。不必擔心包含所有內容並同時聽起來很專業，只需修改包含所有細節的預製草稿並重新修改它以聽起來像您的聲音會更容易。

如果您在寫工作電子郵件時遇到困難，請讓 AI 起草一份草稿，看看這是否能激發您的靈感。請記住，電子郵件撰寫技術仍然是一項新技術，而且容易出錯，因此在發送人工智慧電子郵件之前，您應該始終仔細檢查它們。

要了解什麼是好的工作電子郵件，請查看我們的專業電子郵件範例。

儘管非工作電子郵件受益於個人風格，但您仍然可以使用人工智慧來幫助避免常見的電子郵件錯誤並指導您該說什麼。無論是專業電子郵件還是個人電子郵件，都適用相同的規則：在提示中包含您想要提及的內容，並修改 AI 電子郵件，使其聽起來更像您。

撰寫提示時，請記住電子郵件禮儀規則。除此之外，這意味著要密切注意正確的拼字和文法，但人工智慧還需要考慮其他方面。具體來說，請務必在提示中包含您想要的所有內容，例如電子郵件的主旨、收件者的姓名、特定的簽收或提及附件的行。

另外，要明確使用正確的語氣。例如，如果您正在給孩子寫信，您可以產生一封以兒童友善語言編寫的 AI 電子郵件。

如果您仍然遇到困難，請查看我們的電子郵件寫作技巧以獲取更多建議。

您可以透過在AI訊息視窗中編寫詳細提示來建立AI電子郵件。我們建議使用 AI 電子郵件作為大綱或草稿。人工智慧仍然會犯錯誤，因此在發送草稿之前檢查和修改草稿總是一個好主意。

人工智慧編寫電子郵件提示可以像寫一封關於…的電子郵件一樣簡單。但是，如果包含主題、長度、受眾和語氣等詳細信息，您將獲得更好的結果。嘗試將所有資訊包含在一條訊息中，因為某些人工智慧將新訊息視為不同的會話。

請密切注意您的人工智慧寫作提示，因為人工智慧只會包含您告訴它的內容。指定語氣和受眾是明智的，因此您可以根據適當的環境自訂語言。像往常一樣，在發送之前檢查草稿是否有錯誤——不僅是拼字和語法，還包括困惑的人工智慧所犯的事實錯誤。