Как писать профессиональные электронные письма с помощью ИИ

Повышение производительности электронной почты — это лишь одна из многих вещей, которые может сделать ИИ, независимо от того, застряли ли вы в том, что сказать, или не знаете, в каком порядке размещать информацию. Но технология написания электронной почты не сможет вам помочь, если вы не знаете, как это сделать. использовать его, поэтому в этом руководстве объясняются все тонкости написания электронных писем с помощью ИИ.

Что такое электронная почта AI?

Электронное письмо ИИ — это любое электронное письмо, полностью или частично написанное ИИ. Написание электронных писем с помощью ИИ может сэкономить время и энергию, повысить производительность электронной почты и освободить вас для более важных задач. В этом сила генеративного ИИ: автоматизировать рутинные задачи и выделить больше времени для сложных задач, с которыми ИИ пока не может справиться.

Большинству людей не нужна помощь в написании электронных писем своим друзьям и родственникам, но с формальными электронными письмами дело обстоит немного сложнее. Если вы застряли в том, что сказать, написание электронных писем с помощью искусственного интеллекта может помочь в таких вопросах, как:

• Как начать электронное письмо
• Как завершить электронное письмо
• Сообщаем плохие новости
• Подведение итогов отчета
• Отмена или перенос расписания
• Представление себя в холодном электронном письме (письмо тому, кого вы никогда раньше не встречали)

Хотя заманчиво отправить скопированное электронное письмо AI, вам все равно придется просмотреть и перефразировать его. Копирование текста ИИ — это плагиат, поэтому лучше немного изменить формулировку и написать самостоятельно.

Составление электронного письма с использованием подсказок для написания ИИ

Первым шагом во всех задачах по написанию ИИ является подсказка. Подсказки для написания ИИ — это команды, которые пользователь вводит в окно сообщений ИИ и сообщает ему, что делать. В подсказках должна быть указана каждая деталь, которую вы хотите включить, например, тема, продолжительность, аудитория и даже тон.

Написание подсказок для электронных писем с помощью ИИ не должно быть сложным. Большая часть искусственного интеллекта предназначена для понимания простого, повседневного языка, поэтому вы можете разговаривать с ним, как с коллегой.

Напишите электронное письмо доктору Мартенсу, чтобы подтвердить нашу встречу в среду, 13 марта.

Однако если у вас более сложное электронное письмо, обязательно укажите всю необходимую информацию, иначе инструменты искусственного интеллекта для электронной почты не включат ее.

Напишите электронное письмо доктору Мартенсу, чтобы подтвердить нашу встречу в 13:00 в среду, 13 марта. Сообщите ему, что кашель прошел, но боли в животе все еще сохраняются.Также скажите ему, что у меня встреча в 16:00, поэтому мне нужно закончить до этого.Используйте формальный и вежливый тон, но подчеркните срочность.

Более того, некоторые ИИ не будут включать темы электронных писем, если этого не попросят. Вы можете просто добавить быструю строку для этого в конце приглашения.

...Включите тему.

Также лучше всего добавлять все подробности в одно сообщение, поскольку некоторые ИИ рассматривают каждое новое сообщение как отдельный сеанс.

Технология написания электронных писем: искусственный интеллект и деловое общение

ИИ отлично подходит для рабочих электронных писем, таких как заявления о приеме на работу, рекламные письма или последующие электронные письма, предоставляя шаблон или черновой вариант того, что вам нужно сказать. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, чтобы включить все и одновременно звучать профессионально, проще просто пересмотреть готовый черновик со всеми деталями и переработать его, чтобы он звучал как ваш голос.

Если у вас возникли проблемы с написанием электронного письма для работы, попросите AI разработать черновик и посмотрите, вдохновит ли это вас. Просто помните, что технология написания электронных писем все еще нова и подвержена ошибкам, поэтому вам всегда следует дважды проверять электронные письма AI перед их отправкой.

Чтобы понять, что такое хорошее рабочее электронное письмо, посмотрите наши примеры профессиональных писем.

Написание электронных писем с помощью искусственного интеллекта для личного использования

Хотя нерабочие электронные письма выигрывают от индивидуального подхода, вы все равно можете использовать ИИ, чтобы избежать распространенных ошибок в электронной почте и подсказать, что сказать. Те же правила применяются как к профессиональному, так и к личному электронному письму: включите в приглашение то, что вы хотите упомянуть, и отредактируйте электронное письмо AI, чтобы оно больше походило на вас.

При написании приглашения помните о правилах этикета электронной почты. Помимо прочего, это означает, что нужно уделять пристальное внимание правильному написанию и грамматике, но есть и другие аспекты, которые следует учитывать при использовании ИИ. В частности, обязательно укажите в приглашениивсе, что хотите, например тему письма, имя получателя, конкретные подписи или строку с упоминанием вложения.

Кроме того, четко определите правильный тон. Например, если вы пишете ребенку, вы можете создать электронное письмо с искусственным интеллектом, написанное на понятном для детей языке.

Если вы все еще застряли, ознакомьтесь с нашими советами по написанию электронных писем, чтобы получить дополнительные советы.

Часто задаваемые вопросы по электронной почте с использованием ИИ

Как вы используете написание электронных писем с помощью искусственного интеллекта?

Вы можете создать электронное письмо AI, написав подробное приглашение в окне сообщения AI. Мы рекомендуем использовать электронные письма AI в качестве наброска или черновика. ИИ по-прежнему допускает ошибки, поэтому всегда полезно просмотреть и отредактировать черновик перед его отправкой.

Каковы лучшие подсказки для написания ИИ для электронных писем?

Подсказки для написания электронных писем с помощью ИИ могут быть такими же простыми, как«Написать электронное письмо о…». Однако вы получите лучшие результаты, если добавите такие детали, как тема, длина, аудитория и тон. Постарайтесь включить всю информацию в одно сообщение, поскольку некоторые ИИ рассматривают новые сообщения как отдельный сеанс.

Какие советы по написанию электронных писем с помощью ИИ?

Обратите пристальное внимание на подсказку для написания ИИ, потому что ИИ будет включать только то, что вы ему скажете. Выбор тона и аудитории разумен, поэтому вы можете адаптировать свой язык к соответствующим условиям. Как всегда, перед отправкой проверьте черновик на наличие ошибок — не только орфографических и грамматических, но и фактических ошибок, допущенных сбитым с толку ИИ.