Cum să scrieți e-mailuri profesionale, cu inteligență artificială

Îmbunătățirea productivității e-mailului este doar unul dintre multele lucruri pe care AI le poate face, indiferent dacă sunteți blocat cu ce să spuneți sau nu sunteți sigur în ce ordine să puneți informațiile. Dar tehnologia de scriere a e-mailurilor nu vă poate ajuta dacă nu știți cum. pentru a-l folosi, așa că acest ghid explică dezavantajele scrierii de e-mailuri cu AI.

Ce este e-mailul AI?

Un e-mail AI este orice e-mail scris complet sau parțial de AI. Scrierea de e-mailuri cu IA poate economisi timp și energie, sporind productivitatea e-mailului și eliberându-vă pentru sarcini mai importante. Aceasta este puterea AI generativă: de a automatiza sarcini mai ușoare și de a acorda mai mult timp pentru sarcini avansate pe care AI nu le poate gestiona încă.

Majoritatea oamenilor nu au nevoie de ajutor pentru a scrie e-mailuri către prieteni și familie, dar e-mailurile formale sunt puțin mai dificile. Dacă nu știți ce să spuneți, scrierea de e-mailuri asistată de inteligență artificială vă poate ajuta cu părți precum:

• Cum să începeți un e-mail
• Cum să închei un e-mail
• Oferă vești proaste
• Rezumarea unui raport
• Anulare sau reprogramare
• Prezentându-te într-un e-mail rece (un e-mail către cineva pe care nu ai mai întâlnit-o până acum)

Deși este tentant să trimiteți un e-mail AI copiat direct, totuși trebuie să îl revizuiți și să îl reformulați. Copierea textului AI este un plagiat, așa că cel mai bine este să schimbați puțin formularea și să vă faceți propria scriere.

Compoziția de e-mail folosind instrucțiuni de scriere AI

Primul pas în toate sarcinile de scriere AI este promptul. Solicitările de scriere AI sunt comenzile pe care un utilizator le introduce în fereastra de mesaje AI care îi spune ce trebuie să facă. Solicitările trebuie să includă fiecare detaliu pe care doriți să îl includeți, cum ar fi subiectul, lungimea, publicul și chiar tonul.

Solicitările de scriere AI pentru e-mailuri nu trebuie să fie fanteziste. Majoritatea inteligenței artificiale sunt concepute pentru a înțelege un limbaj simplu și obișnuit, astfel încât să puteți vorbi cu el ca și cu un coleg.

Scrieți un e-mail Dr. Martens pentru a ne confirma programarea de miercuri, 13 martie.

Cu toate acestea, dacă aveți un e-mail mai complicat, asigurați-vă că menționați toate informațiile necesare, altfel instrumentele AI pentru e-mail nu le vor include.

Scrieți un e-mail Dr. Martens pentru a ne confirma programarea la ora 13, miercuri, 13 martie. Informați-l că tusea a dispărut, dar că durerile de stomac încă persistă.De asemenea, spune-i că am o întâlnire la ora 16, așa că trebuie să fiu terminat înainte de atunci.Utilizați un ton formal și politicos, dar subliniați urgența.

Mai mult decât atât, unele AI nu vor include liniile de subiect ale e-mailului decât dacă sunt solicitate. Puteți doar să adăugați o linie rapidă pentru a face acest lucru la sfârșitul solicitării.

...Includeți o linie de subiect.

De asemenea, este mai bine să adăugați toate detaliile în același mesaj, deoarece unele AI tratează fiecare mesaj nou ca pe o sesiune separată.

Tehnologia de scriere a e-mailurilor: AI și comunicare în afaceri

AI este excelentă pentru e-mailurile de serviciu, cum ar fi cererile de angajare prin e-mail, scrisorile de vânzări sau e-mailurile ulterioare, oferind un șablon sau o schiță pentru ceea ce trebuie să spuneți. În loc să vă faceți griji că includeți totul și să sune profesionist în același timp, este mai ușor să revizuiți o schiță prealabilă cu toate detaliile și să o reproiectați pentru a suna ca vocea dvs.

Dacă întâmpinați probleme în a scrie un e-mail pentru serviciu, cereți AI să elaboreze o schiță și să vedeți dacă asta vă inspiră. Nu uitați că tehnologia de scriere a e-mailurilor este încă nouă și predispusă la greșeli, așa că ar trebui să verificați întotdeauna e-mailurile AI înainte de a le trimite.

Pentru a vedea ce face un e-mail de lucru bun, uitați-vă la exemplele noastre de e-mail profesionale.

Scrierea de e-mailuri asistată de AI pentru uz personal

Deși e-mailurile din afara serviciului beneficiază de o notă personală, puteți utiliza în continuare AI pentru a evita greșelile obișnuite de e-mail și pentru a vă ghida ce să spuneți. Se aplică aceleași reguli, indiferent dacă este un e-mail profesional sau personal: includeți ceea ce doriți să fie menționat în solicitare și revizuiți e-mailul AI pentru a suna mai mult ca dvs.

Când scrieți solicitarea, țineți cont de regulile de etichetă prin e-mail. Printre altele, aceasta înseamnă să acordați o atenție deosebită ortografiei și gramaticii corecte, dar există și alte aspecte de luat în considerare cu AI. Mai exact, asigurați-vă că includețitotce doriți în solicitare, cum ar fi subiectul e-mailului, numele destinatarului, semne specifice sau o linie care menționează un atașament.

De asemenea, fiți clar când atingeți tonul potrivit. De exemplu, dacă îi scrieți unui copil, puteți genera un e-mail AI care este scris într-un limbaj adecvat pentru copii.

Dacă încă ești blocat, consultă sfaturile noastre de scriere a e-mailurilor pentru mai multe sfaturi.

Întrebări frecvente despre e-mailul AI

Cum folosești scrierea de e-mailuri asistată de AI?

Puteți crea un e-mail AI scriind o solicitare detaliată în fereastra de mesaj AI. Vă recomandăm să utilizați e-mailurile AI ca schiță sau schiță. AI face în continuare erori, așa că este întotdeauna o idee bună să revizuiți și să revizuiți schița înainte de a o trimite.

Care sunt cele mai bune solicitări de scriere AI pentru e-mailuri?

Scrierea prin e-mail prin AI poate fi la fel de simplă precumScrieți un e-mail despre.... Cu toate acestea, veți obține rezultate mai bune dacă includeți detalii precum subiectul, lungimea, publicul și tonul. Încercați să includeți toate informațiile într-un singur mesaj, deoarece unele AI tratează mesajele noi ca pe o sesiune diferită.

Care sunt câteva sfaturi pentru a scrie e-mailuri cu AI?

Acordați o atenție deosebită solicitării dvs. de scriere AI, deoarece AI va include doar ceea ce îi spuneți. Specificarea tonului și a audienței este inteligentă, astfel încât să vă puteți personaliza limba pentru setarea corespunzătoare. Ca întotdeauna, examinați versiunea nefinalizată pentru erori înainte de a o trimite – nu doar ortografie și gramatică, ci și greșeli de fapt făcute de o IA confuză.