7 clișee plictisitoare de e-mail și cum să evitați să le folosiți

Când ziua ta implică trimiterea mai multor e-mailuri, poate fi o provocare să nu utilizezi implicit expresiile de zi cu zi pe care le folosim tot timpul în comunicarea scrisă. Dar te-ai săturat vreodată să scrii la nesfârșit „Sper că te descurci bine” și „O zi grozavă să ai?”

Unii susțin că clișeele prin e-mail, deși sunt în mare parte lipsite de sens, au un scop. Deși s-ar putea să nu vă întrebați în mod activ dacă persoana căreia îi trimiteți un e-mail se descurcă bine sau dacă va avea o zi grozavă, ați fost cel puțin suficient de atent pentru a începe și a încheia e-mailul cu acele sentimente politicoase.

Dar dacă te-ai săturat să tastezi aceleași linii de stoc - un fel de pilot automat pentru e-mail - există câteva modalități simple de a schimba lucrurile și de a-ți duce e-mailul de la utilitar la unic.

Salutari

„Bună, Nume” este o modalitate perfect legitimă de a începe majoritatea e-mailurilor, deși asta poate depinde de contextul e-mailului. Dar ce se întâmplă imediat după salut? Cum vă salutați destinatarul? Iată câteva clișee comune de salut și câteva alternative.

1 „Ce mai faci?” sau „Ce mai faci?”

Pe acesta îl folosim mult. De fapt, este atât de răspândit încât cei mai mulți dintre noi trecem imediat pe lângă el în timp ce ne citim e-mailurile primite. Este acceptat ca politicos și puțini oameni sunt de-a dreptul enervați de el, dar există opțiuni dacă doriți să schimbați lucrurile.

Alternative:

• Treci direct. Nu e nimic în neregulă să treci direct la afaceri. Citiți-vă e-mailul înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că nu ați părut ca fiind brusc sau neprietenos.
• Folosește puțină vorbă mică. Dacă îl cunoști pe destinatar, nu strică niciodată să-i reamintești că ai o relație existentă. „Mă bucur că am avut ocazia să discutăm la prânzul de vânzări Acme luna trecută. Sper că ți-a plăcut restul șederii tale în San Francisco.”

LEGATE: 5 alternative mai bune la „Sper că acest e-mail te găsește bine”

2 „Sunt NUME și lucrez pentru COMPANY.”

Deși sunt de obicei necesare într-o formă sau alta atunci când trimiteți e-mail cuiva pe care nu o cunoașteți bine (sau deloc), prezentările pot fi plictisitoare. Iată câteva trucuri de încercat.

Alternativă:

• Aruncă un nume. Dacă aveți o cunoștință comună sau cineva v-a recomandat, încercați „Ella Quint de la ABC Widgets mi-a sugerat să iau legătura”.
• Spune-le de ce trimiți e-mail. Oamenii ocupați apreciază când ajungem la subiect. „Mă întind mâna pentru că . . .” sau „Vă scriu pentru a afla mai multe despre . . .”

3 „După conversația noastră. . .”

Acesta sună prea oficial și formal. Mai rău, poate părea solicitant sau chiar agresiv.

Alternativă:

• Repeta conversația politicos. „Când am discutat săptămâna trecută, am convenit că vom redacta raportul trimestrial până pe 15 iulie.”

Scuze

Ai greșit. S-a întâmplat. Dar scuzele conservate nu trebuie.

4 „Îmi pare rău pentru răspunsul târziu.”

Cu toții uităm să răspundem la e-mailuri importante din când în când. Dar atragerea atenției asupra greșelii tale nu face decât să înrăutățească lucrurile.

Alternativă:

• Nu spune scuze, spune mulțumesc. „Îți mulțumesc pentru răbdarea ta în timp ce m-am plimbat prin potopul meu de inbox.”

5 „Îmi pare rău că simți . . .” sau „Îmi pare rău, dar . . .”

Când spui „Îmi pare rău că te simți supărat” parcă ai spune „Sunt supărat că trebuie să mă descurc cu furia ta”. Și, desigur, „Îmi pare rău, dar . . .” înseamnă „Nu îmi pare rău și voi găsi o scuză”.

Alternativă:

• Spune doar că îți pare rău. Deține-l și fii specific. „Îmi pare rău că întârzierea mea te-a deranjat ieri.”

LEGATE: Cum să scrieți o scrisoare de scuze

Aprobari

V-ați făcut timp pentru a crea un e-mail unic, așa că nu vă faceți clic pe semnare.

RELATE: Cum să închei un e-mail: 9 cele mai bune și cele mai proaste semnări de e-mail

6 „Aștept cu nerăbdare vești de la tine.”

Nimănui nu-i place acesta, pentru că pare să implice „Ar fi bine să scrii înapoi”.

Alternativă:

• Utilizați un îndemn. Dacă doriți să primiți un răspuns de la destinatar, spuneți-i ce doriți să facă. „Vă rog să-mi spuneți până pe 13 septembrie dacă veți putea participa?”

7 „Mulțumesc anticipat.”

Deși un studiu al aplicației de e-mail Boomerang a evaluat „Mulțumesc anticipat” drept semnarea cu cea mai mare rată de răspuns, nu este cea mai bună semnare pentru a crea bunăvoință. La fel ca „Aștept cu nerăbdare să aud de la tine”, are un ton de „Aștept să faci asta”.

Alternativă:

• Oferiți apreciere. În loc să sune solicitant, sună apreciativ. „Sunt recunoscător pentru ajutorul tău la . . .”

Mai multe de la Grammarly:

12 lucruri despre care să scrieți când nu aveți idei

Iată cum să termini tot ce ai început

Un ghid al scriitorului pentru a crea o copie a rețelelor sociale de la idee la publicare