7 langweilige E-Mail-Klischees und wie man sie vermeidet

Veröffentlicht: 2018-08-10

Wenn Ihr Tag das Versenden mehrerer E-Mails beinhaltet, kann es eine Herausforderung sein, sich nicht an die alltäglichen Ausdrücke zu halten, die wir ständig in der schriftlichen Kommunikation verwenden. Aber haben Sie es jemals satt, endlos „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ und „Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag“ zu tippen?

Einige argumentieren, dass E-Mail-Klischees, obwohl sie meistens bedeutungslos sind, einen Zweck haben. Obwohl Sie sich vielleicht nicht aktiv fragen, ob es der Person, der Sie eine E-Mail senden, gut geht oder ob sie einen großartigen Tag haben wird, waren Sie zumindest nachdenklich genug, um Ihre E-Mail mit diesen höflichen Gefühlen zu beginnen und zu beenden.

Aber wenn Sie es leid sind, die immer gleichen Bestandszeilen einzugeben – eine Art E-Mail-Autopilot – gibt es einige einfache Möglichkeiten, die Dinge zu ändern und Ihre E-Mail von zweckmäßig zu einzigartig zu machen.

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Grüße

„Hallo, Name“ ist eine vollkommen legitime Art, die meisten E-Mails zu beginnen, obwohl dies vom Kontext der E-Mail abhängen kann. Doch was passiert direkt nach der Anrede? Wie begrüßen Sie Ihren Empfänger? Hier sind ein paar gängige Begrüßungsklischees und einige Alternativen.

1 „Wie geht es dir?“ oder "Wie geht es dir?"

Wir benutzen dieses oft. Tatsächlich ist es so allgegenwärtig, dass die meisten von uns beim Lesen unserer eingehenden E-Mails direkt daran vorbeifliegen. Es wird als höflich akzeptiert und nur wenige Leute ärgern sich darüber, aber es gibt Optionen, wenn Sie die Dinge ändern möchten.

Alternativen:

  • Steigen Sie direkt ein. Es ist nichts Falsches daran, direkt zur Sache zu kommen. Lesen Sie Ihre E-Mail einfach durch, bevor Sie sie senden, um sicherzustellen, dass Sie nicht schroff oder unfreundlich rübergekommen sind.
  • Verwenden Sie ein wenig Smalltalk. Wenn Sie den Empfänger kennen, schadet es nie, ihn daran zu erinnern, dass Sie eine bestehende Beziehung haben. „Ich bin froh, dass wir letzten Monat Gelegenheit hatten, beim Acme Sales Lunch zu plaudern. Ich hoffe, Sie haben den Rest Ihres Aufenthalts in San Francisco genossen.“

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2 „Ich bin NAME und arbeite für FIRMA.“

Obwohl sie normalerweise in irgendeiner Form notwendig sind, wenn Sie jemandem eine E-Mail schreiben, den Sie nicht gut (oder überhaupt nicht) kennen, können Vorstellungsgespräche langweilig sein. Hier sind ein paar Tricks zum Ausprobieren.

Alternative:

  • Geben Sie einen Namen ein. Wenn Sie einen gemeinsamen Bekannten haben oder jemand Sie empfohlen hat, versuchen Sie „Ella Quint von ABC Widgets hat vorgeschlagen, dass ich mich melde“.
  • Sagen Sie ihnen, warum Sie eine E-Mail senden. Vielbeschäftigte wissen es zu schätzen, wenn wir auf den Punkt kommen. „Ich melde mich, weil . . .“ oder „Ich schreibe, um mehr über zu erfahren. . .“

3 „Nach unserem Gespräch . . .“

Dieser hier klingt zu aufdringlich und förmlich. Schlimmer noch, es kann fordernd oder sogar aggressiv wirken.

Alternative:

  • Wiederholen Sie das Gespräch höflich. „Im Gespräch letzte Woche haben wir vereinbart, den Quartalsbericht bis zum 15. Juli zu erstellen.“

Entschuldigung

Du hast es versaut. Es passiert. Aber eine eingemachte Entschuldigung muss nicht sein.

4 „Entschuldigen Sie die späte Antwort.“

Wir alle vergessen von Zeit zu Zeit, auf wichtige E-Mails zu antworten. Aber auf deinen Fehler aufmerksam zu machen, macht die Sache nur noch schlimmer.

Alternative:

  • Sag nicht Entschuldigung, sag Danke. „Danke für Ihre Geduld, während ich mich durch meine Posteingangsflut watete.“

5 „Es tut mir leid, dass Sie sich fühlen . . .“ oder „Es tut mir leid, aber . . .“

Wenn Sie sagen „Es tut mir leid, dass Sie wütend sind“, klingen Sie, als ob Sie sagen würden: „Ich bin verärgert, dass ich mit Ihrer Wut umgehen muss.“ Und natürlich: „Es tut mir leid, aber . . .“ bedeutet „Es tut mir nicht leid und ich werde eine Entschuldigung finden.“

Alternative:

  • Sag einfach, dass es dir leid tut. Besitzen Sie es und seien Sie spezifisch. „Es tut mir leid, dass meine Verspätung Sie gestern gestört hat.“

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Abmeldungen

Sie haben sich die Zeit genommen, eine einzigartige E-Mail zu erstellen, also lassen Sie sich bei der Abmeldung nicht klischeehaft machen.

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6 „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“

Niemand mag dieses, weil es zu implizieren scheint, dass Sie besser zurückschreiben sollten.

Alternative:

  • Verwenden Sie einen Call-to-Action. Wenn Sie von Ihrem Empfänger eine Rückmeldung wünschen, teilen Sie ihm mit, was er tun soll. „Würden Sie mir bitte bis zum 13. September mitteilen, ob Sie teilnehmen können?“

7 „Danke im Voraus.“

Obwohl eine Studie der E-Mail-App Boomerang „Danke im Voraus“ als Zeichen mit der höchsten Rücklaufquote bewertet hat, ist es nicht das beste Zeichen, um Kulanz zu schaffen. Wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“, hat es einen Ton von „Ich erwarte, dass Sie dies tun“.

Alternative:

  • Bieten Sie Wertschätzung an. Anstatt fordernd zu klingen, klingen Sie wertschätzend. „Ich bin dankbar für Ihre Hilfe bei . . .“

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