7 Klise Email Membosankan, dan Cara Menghindarinya

Diterbitkan: 2018-08-10

Ketika hari Anda melibatkan pengiriman beberapa email, itu bisa menjadi tantangan untuk tidak default ke frasa sehari-hari yang kita gunakan sepanjang waktu dalam komunikasi tertulis. Tetapi apakah Anda pernah bosan mengetik tanpa henti "Saya harap Anda baik-baik saja" dan "semoga hari Anda menyenangkan?"

Beberapa berpendapat bahwa email klise, meskipun sebagian besar tidak berarti, memang memiliki tujuan. Meskipun Anda mungkin tidak secara aktif bertanya-tanya apakah orang yang Anda kirimi email baik-baik saja, atau apakah hari mereka menyenangkan, Anda setidaknya cukup bijaksana untuk memulai dan mengakhiri email Anda dengan sentimen sopan tersebut.

Tetapi jika Anda bosan mengetik baris stok yang sama—semacam autopilot email—ada beberapa cara sederhana untuk mengubah keadaan dan mengubah email Anda dari utilitarian menjadi unik.

Berikut tipnya: Tata bahasa berjalan pada algoritme canggih yang dikembangkan oleh ahli bahasa terkemuka dunia, dan ini dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan ejaan, ratusan jenis kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan kata-kata yang dieja dengan benar tetapi digunakan dalam konteks yang salah. Belajarlah lagi

Salam

"Hai, Nama" adalah cara yang sah untuk memulai sebagian besar email, meskipun itu dapat bergantung pada konteks email. Tapi apa yang terjadi langsung setelah salam? Bagaimana Anda menyapa penerima Anda? Berikut adalah beberapa klise salam umum dan beberapa alternatif.

1 "Bagaimana kabarmu?" atau "Bagaimana kabarmu?"

Kami banyak menggunakan yang ini. Faktanya, ini sangat meresap sehingga sebagian besar dari kita melewatkannya saat membaca email masuk. Ini diterima sebagai hal yang sopan, dan hanya sedikit orang yang merasa terganggu karenanya, tetapi ada beberapa opsi jika Anda ingin mengubah keadaan.

Alternatif:

  • Langsung masuk. Tidak ada yang salah dengan langsung ke bisnis. Baca saja email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikan Anda tidak terkesan tiba-tiba atau tidak ramah.
  • Gunakan sedikit obrolan ringan. Jika Anda mengenal penerima, tidak ada salahnya untuk mengingatkan mereka bahwa Anda memiliki hubungan yang sudah ada. “Saya senang kami memiliki kesempatan untuk mengobrol di Acme Sales Lunch bulan lalu. Saya harap Anda menikmati sisa masa tinggal Anda di San Francisco.”

TERKAIT: 5 Alternatif Lebih Baik untuk “Saya Harap Email Ini Menemukan Anda Dengan Baik”

2 “Saya NAMA dan saya bekerja untuk PERUSAHAAN.”

Meskipun biasanya diperlukan dalam beberapa bentuk atau lainnya ketika Anda mengirim email kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik (atau sama sekali), perkenalan bisa jadi membosankan. Berikut adalah beberapa trik untuk dicoba.

Alternatif:

  • Jatuhkan nama. Jika Anda memiliki kenalan bersama atau seseorang merujuk Anda, coba "Ella Quint di ABC Widgets menyarankan agar saya menghubungi."
  • Beri tahu mereka mengapa Anda mengirim email. Orang sibuk menghargai ketika kita sampai pada intinya. “Saya menjangkau karena . . .” atau “Saya menulis untuk mempelajari lebih lanjut tentang . . .”

3 ”Per percakapan kami. . .”

Yang ini terdengar terlalu resmi dan formal. Lebih buruk lagi, itu bisa dianggap menuntut, atau bahkan agresif.

Alternatif:

  • Ulangi percakapan dengan sopan. “Ketika kami mengobrol minggu lalu, kami sepakat bahwa kami akan menyusun laporan triwulanan pada 15 Juli.”

Permintaan maaf

Anda kacau. Itu terjadi. Tapi permintaan maaf kalengan tidak harus.

4 “Maaf atas respon yang terlambat.”

Kita semua lupa untuk membalas email penting dari waktu ke waktu. Tetapi meminta perhatian pada kesalahan Anda hanya memperburuk keadaan.

Alternatif:

  • Jangan minta maaf, ucapkan terima kasih. “Terima kasih atas kesabaran Anda saat saya mengarungi banjir kotak masuk saya.”

5 ”Maaf, Anda merasa . . .” atau “Maaf, tapi . . .”

Ketika Anda mengatakan "Maaf, Anda merasa marah" Anda terdengar seolah-olah Anda mengatakan "Saya kesal karena saya harus mengatasi kemarahan Anda." Dan, tentu saja, “Maaf, tapi . . .” berarti "Saya tidak menyesal dan saya akan membuat alasan."

Alternatif:

  • Katakan saja kamu minta maaf. Miliki, dan jadilah spesifik. "Maaf, keterlambatanku membuatmu tidak nyaman kemarin."

TERKAIT: Cara Menulis Surat Permintaan Maaf

Sign-off

Anda telah meluangkan waktu untuk membuat email yang unik, jadi jangan klise saat sign-off.

TERKAIT: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Off Email Terbaik dan Terburuk

6 “Menunggu kabar dari Anda.”

Tidak ada yang menyukai yang ini, karena tampaknya menyiratkan "Sebaiknya Anda membalas surat."

Alternatif:

  • Gunakan ajakan bertindak. Jika Anda ingin mendengar kabar dari penerima Anda, beri tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan. “Maukah Anda memberi tahu saya sebelum 13 September jika Anda dapat hadir?”

7 “Terima kasih sebelumnya.”

Meskipun sebuah studi oleh aplikasi email Boomerang menilai "Terima kasih sebelumnya" sebagai tanda dengan tingkat respons tertinggi, itu bukan tanda terbaik untuk menciptakan niat baik. Seperti “Menunggu kabar dari Anda”, nadanya berbunyi “Saya berharap Anda melakukan ini.”

Alternatif:

  • Tawarkan penghargaan. Alih-alih terdengar menuntut, terdengar apresiatif. “Saya berterima kasih atas bantuan Anda pada . . .”

Lainnya dari Grammarly:

12 Hal untuk Ditulis Saat Anda Baru Punya Ide

Inilah Cara Menyelesaikan Apa Pun yang Anda Mulai

Panduan Penulis untuk Membuat Salinan Media Sosial dari Ide ke Publikasi