Approbations professionnelles : comment mettre fin à un message

Apprendre à rédiger des approbations solides pour les e-mails fait partie de la réussite en communication professionnelle. Presque tous les e-mails et lettres que vous envoyez se terminent par une signature – et dans le monde professionnel, cette signature peut faire une impression sur la personne avec qui vous communiquez.

Qu'est-ce qu'une approbation professionnelle ?

Une approbation professionnelle se trouve à la fin d'un e-mail et comprend :

• une phrase d'adieu
• votre nom et titre (le cas échéant)
• vos coordonnées

L’utilisation d’une signature appropriée démontre de la considération pour le destinataire et votre relation professionnelle.

Phrase d'adieu

La première partie d’une approbation professionnelle est une phrase de clôture appropriée. Les signatures réaffirment le ton de votre échange de courriers électroniques, en terminant chaque message sur une note amicale et productive. En fait,toutesles signatures servent à exprimer le ton d’un message. Pensez à la différence entre ces deux approbations :

• À plus tard
• Cordialement

Bien que les deux terminent un message, ils ont chacun des tons différents : décontracté ou formel. Laissez votre relation avec le destinataire de l'e-mail vous guider lors du choix de l'approbation idéale. Par exemple, si vous postulez à un emploi, donnez un préavis de deux semaines ou envoyez un e-mail formel, choisissez une approbation formelle commeCordialementouCordialement.Pour un collègue avec qui vous parlez régulièrement, vous devez toujours utiliser une signature professionnelle, mais vous pouvez opter pour quelque chose de plus informel, commeCheersouBest.

Nom et coordonnées

Après cette phrase d'adieu, indiquez votre nom complet et vos coordonnées. Généralement, cela signifie que vous devez inclure votre numéro de téléphone. Bien que cela puisse sembler redondant, il est également utile de partager votre adresse e-mail ici, ainsi que tout autre canal par lequel le destinataire peut vous contacter, comme LinkedIn ou une autre plateforme de réseau social.

Quand utiliser une approbation professionnelle

Utilisez une approbation professionnelle dans chaque élément de communication professionnelle que vous écrivez. Peu importe si vous avez déjà une relation établie ou un rapport amical avec le destinataire ; s'il s'agit d'un élément de communication professionnelle, il nécessite une approbation professionnelle. Généralement, cela fait référence aux e-mails, mais cela inclut également les lettres commerciales imprimées.

Une signature électronique professionnellene remplace pas une signature appropriée.Bien que vous n'ayez pas besoin de saisir vos coordonnées après votre nom si elles sont incluses dans votre signature, assurez-vous de fermer l'e-mail avec une phrase d'adieu appropriée.

3 conseils pour des approbations professionnelles

1 Restez professionnel

Il existe de nombreuses signatures que vous pouvez utiliser dans un message adressé à un ami ou à un membre de votre famille et que vous n'utiliseriez pas dans une correspondance professionnelle. Quelques exemples sont XX,Parler bientôt etOn se retrouvera plus tard. Dans un message professionnel, évitez les abréviations, les conversations ou tout ce qui semble trop familier au destinataire.

2 Facilitez la réponse

Le professionnalisme est le moteur de l’étiquette du courrier électronique. L'étiquette n'est pas un ensemble de règles à mémoriser et à suivre. Il s'agit d'une approche générale des interactions qui vise à mettre l'autre à l'aise.

• Incluez toujours vos coordonnées.
• Le cas échéant, optez pour des approbations qui donnent des instructions ou des attentes claires, commeJe vous parle demainouDans l'attente de notre appel.

3 Soyez concis

Une chose que vous remarquerez dans la plupart des approbations d’e-mails est qu’elles sont brèves. Sélectionnez-en un qui est un seul mot ou une phrase courte. Si vous avez plus à dire, ajoutez-le au corps de votre message.

Ne sois pas présomptueux

Vous pourriez rencontrer des e-mails de signature indiquant des éléments tels queAu plaisir d'avoir de vos nouvellesouMerci d'avance.Bien que ces types d'approbations puissent sembler anodins au premier abord, ils impliquent que vous attendez quelque chose de spécifique, comme un engagement continu ou une approbation de votre demande. À moins qu'une attente n'ait été clairement communiquée (par exemple, un appel téléphonique planifié), tenez-vous-en à des approbations plus générales.

9 exemples d'approbations professionnelles

Exemples généraux d’approbation professionnelle

• Salutations
• Sincèrement
• Meilleur

Exemples d'approbation professionnelle personnalisée

• On en reparle bientôt
• Merci beaucoup
• J'apprécie ton aide

Exemples d'approbation professionnelle amicale et informelle

• À bientôt!
• Super de te retrouver
• Meilleurs vœux

FAQ sur l'approbation professionnelle

Qu'est-ce qu'une approbation professionnelle ?

Une approbation professionnelle est la dernière partie d’un message qui exprime un ton professionnel. Il comprend un mot ou une phrase courte, le nom de l'expéditeur et toutes les informations de contact pertinentes.

Quand avez-vous besoin d’une approbation professionnelle ?

Utilisez une approbation professionnelle dans tout e-mail ou autre communication professionnelle que vous envoyez.

Que doit inclure une approbation ?

Toutes les approbations professionnelles doivent inclure les éléments suivants :

• Une phrase d'adieu appropriée
• Votre nom et, le cas échéant, titre
• Vos coordonnées