Îndrumări profesionale: Cum să închei un mesaj

Învățarea cum să scrieți semne puternice de e-mail face parte din a deveni excelent în comunicarea profesională. Aproape fiecare e-mail și scrisoare pe care le trimiteți se încheie cu o semnare – iar în lumea profesională, această semnare poate face o impresie asupra persoanei cu care comunicați.

Ce este o semnare profesională?

O aprobare profesională vine la sfârșitul unui e-mail și include:

• o frază de despărțire
• numele și titlul dvs. (dacă este cazul)
• informatia ta de contact

Utilizarea unei semne adecvate demonstrează considerație față de destinatar și relația dvs. profesională.

Fraza de despărțire

Prima parte a semnării profesionale este o frază de încheiere adecvată. Concluziile reafirmă tonul schimbului de e-mailuri, încheind fiecare mesaj într-o notă prietenoasă și productivă. De fapt,toatesemnele servesc pentru a exprima tonul unui mesaj. Gândiți-vă la diferența dintre aceste două semnări:

• Ne vedem mai târziu
• Salutări

În timp ce ambele încheie un mesaj, fiecare are tonuri diferite: casual versus formal. Lăsați relația dvs. cu destinatarul e-mailului să vă ghideze atunci când alegeți semnarea ideală. De exemplu, dacă aplicați pentru un loc de muncă, notiți un preaviz de două săptămâni sau dacă trimiteți un e-mail oficial, alegeți o semnare formală, cum ar fiCu respectsauCu stimă.Pentru un coleg cu care vorbești în mod regulat, ar trebui să folosești totuși o aprobare profesională, dar poți opta pentru ceva mai informal, cum ar fiCheerssauBest.

Nume și informații de contact

După această expresie de despărțire, includeți numele dvs. complet și informațiile de contact. În general, aceasta înseamnă că ar trebui să includeți numărul dvs. de telefon. Deși poate părea redundant, este de asemenea util să partajați adresa dvs. de e-mail aici, împreună cu orice alte canale prin care destinatarul vă poate contacta, cum ar fi LinkedIn sau altă platformă de socializare.

Când să folosiți o însemnare profesională

Folosiți o semnare profesională în fiecare parte de comunicare profesională pe care o scrieți. Nu contează dacă aveți deja o relație stabilită sau un raport prietenos cu destinatarul; dacă este o bucată de comunicare profesională, are nevoie de o aprobare profesională. În general, aceasta se referă la e-mailuri, dar include și scrisori de afaceri tipărite.

O semnătură de e-mail profesionalănu înlocuiește o semnare adecvată.Deși nu trebuie să tastați informațiile de contact după numele dvs. dacă sunt incluse în semnătura dvs., asigurați-vă că închideți e-mailul cu o expresie de despărțire adecvată.

3 sfaturi pentru semne profesionale

1 Rămâi profesionist

Există o mulțime de semne pe care le puteți folosi într-un mesaj către un prieten sau membru al familiei pe care nu le-ați folosi în corespondența profesională. Câteva exemple sunt XX,Vorbește în curând șiTe prind mai târziu. Într-un mesaj profesionist, evitați abrevierile, vorbirea prin chat sau orice altceva care atinge un ton prea familiar destinatarului.

2 Ușurează răspunsul

Profesionalismul este forța motrice din spatele etichetei prin e-mail. Eticheta nu este un set de reguli de memorat și urmat. Este o abordare generală a interacțiunilor care urmărește să-l relaxeze pe cealaltă parte.

• Includeți întotdeauna informațiile dvs. de contact.
• Când este cazul, optați pentru semnări care oferă instrucțiuni sau așteptări clare, cum ar fiVorbește cu tine mâinesauAșteptăm cu nerăbdare apelul nostru.

3 Păstrați-l concis

Un lucru pe care îl veți observa la majoritatea semnărilor de e-mail este că sunt scurte. Selectați unul care este un singur cuvânt sau o frază scurtă. Dacă aveți mai multe de spus, adăugați-le în corpul mesajului dvs.

Nu fi prezumțios

Este posibil să întâlniți semne de e-mail care spun lucruri precumAștept cu nerăbdare să aflăm de la dvs.sauVă mulțumesc anticipat.Deși aceste tipuri de semnări pot părea inofensive la început, ele implică faptul că vă așteptați la ceva anume, cum ar fi implicarea continuă sau aprobarea cererii dvs. Cu excepția cazului în care o așteptare a fost comunicată în mod clar - de exemplu, un apel telefonic planificat - rămâneți la semne mai generale.

9 exemple de aprobări profesionale

Exemple generale de semnare profesională

• Salutari
• Cu sinceritate
• Cel mai bun

Exemple personalizate de semnare profesională

• Să vorbim din nou în curând
• Mulțumesc foarte mult
• Apreciez ajutorul tau

Exemple prietenoase și informale de semnare profesională

• Pe curând!
• Grozav să te prind din urmă
• Cele mai bune gânduri

Întrebări frecvente privind semnarea profesională

Ce este o semnare profesională?

O semnare profesională este partea finală a unui mesaj care exprimă un ton profesional. Include un cuvânt sau o expresie scurtă, numele expeditorului și orice informații de contact relevante.

Când aveți nevoie de o aprobare profesională?

Folosiți o semnare profesională în orice e-mail sau altă comunicare profesională pe care o trimiteți.

Ce ar trebui să includă o semnare?

Toate aprobările profesionale ar trebui să includă următoarele:

• O frază de despărțire potrivită
• Numele și, dacă este cazul, titlul dvs
• Informatia ta de contact