تسجيل الخروج الاحترافي: كيفية إنهاء الرسالة

يعد تعلم كيفية كتابة تسجيلات قوية للبريد الإلكتروني جزءًا من أن تصبح رائعًا في التواصل المهني. تنتهي كل رسالة بريد إلكتروني أو خطاب ترسله تقريبًا بتوقيع - وفي العالم المهني، يمكن أن يترك هذا التوقيع انطباعًا لدى الشخص الذي تتواصل معه.

ما هو التوقيع المهني؟

يأتي التوقيع المهني في نهاية رسالة البريد الإلكتروني ويتضمن:

• عبارة فراق
• اسمك والمسمى الوظيفي (إن أمكن)
• معلومات الاتصال الخاصة بك

يوضح استخدام التوقيع المناسب مراعاة المتلقي وعلاقتك المهنية.

عبارة فراق

الجزء الأول من التوقيع المهني هو عبارة ختامية مناسبة. تؤكد عمليات التوقيع على أسلوب تبادل البريد الإلكتروني الخاص بك، وتنتهي كل رسالة بملاحظة ودية ومثمرة. في الواقع،جميعالتوقيعات تعمل على التعبير عن لهجة الرسالة. فكر في الفرق بين هذين التوقيعين:

• أراك لاحقًا
• أطيب التحيات

في حين أن كلاهما ينهي الرسالة، إلا أن لكل منهما نبرة مختلفة: غير رسمية مقابل رسمية. دع علاقتك مع مستلم البريد الإلكتروني ترشدك عند اختيار تسجيل الخروج المثالي. على سبيل المثال، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة، أو تقدم إشعارًا مدته أسبوعين، أو ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا، فاختر توقيعًا رسميًا مثلمع تحياتيأومع خالص التقدير.بالنسبة لزميل تتحدث معه بانتظام، لا يزال يتعين عليك استخدام تسجيل خروج احترافي، ولكن يمكنك اختيار شيء غير رسمي أكثر، مثلCheersأوBest.

الاسم ومعلومات الاتصال

بعد هذه العبارة الفراق، قم بتضمين اسمك الكامل ومعلومات الاتصال بك. بشكل عام، هذا يعني أنه يجب عليك تضمين رقم هاتفك. على الرغم من أن ذلك قد يبدو زائدًا عن الحاجة، إلا أنه من المفيد أيضًا مشاركة عنوان بريدك الإلكتروني هنا، إلى جانب أي قنوات أخرى يمكن للمستلم الاتصال بك من خلالها، مثل LinkedIn أو منصة وسائط اجتماعية أخرى.

متى تستخدم تسجيل الخروج المهني

استخدم توقيعًا احترافيًا في كل قطعة من التواصل المهني الذي تكتبه. لا يهم إذا كان لديك بالفعل علاقة راسخة أو علاقة ودية مع المتلقي؛ إذا كان جزءًا من التواصل المهني، فهو يحتاج إلى توقيع احترافي. بشكل عام، يشير هذا إلى رسائل البريد الإلكتروني، ولكنه يشمل أيضًا رسائل العمل المطبوعة.

لا يعد توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي بديلاً عن تسجيل الخروج المناسب.على الرغم من أنك لا تحتاج إلى كتابة معلومات الاتصال الخاصة بك بعد اسمك إذا كان مدرجًا في توقيعك، تأكد من إغلاق البريد الإلكتروني بعبارة فراق مناسبة.

3 نصائح للتوقيع المهني

1 كن محترفًا

هناك الكثير من عمليات التوقيع التي يمكنك استخدامها في رسالة إلى صديق أو أحد أفراد العائلة والتي لن تستخدمها في المراسلات المهنية. بعض الأمثلة هي XX،وتحدث قريبًا،وأمسك بك لاحقًا. في رسالة احترافية، تجنب الاختصارات أو المحادثة أو أي شيء يؤثر على نبرة مألوفة للغاية لدى المستلم.

2 ـ تسهيل الرد

الاحتراف هو القوة الدافعة وراء آداب البريد الإلكتروني. الإتيكيت ليس مجموعة قواعد يجب حفظها واتباعها. إنه نهج عام للتفاعلات يهدف إلى إراحة الطرف الآخر.

• قم دائمًا بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك.
• عندما يكون ذلك مناسبًا، اختر التوقيعات التي تعطي تعليمات أو توقعات واضحة، مثلالتحدث إليك غدًاأوالتطلع إلى مكالمتنا.

3 اجعلها مختصرة

شيء واحد ستلاحظه في معظم عمليات تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني هو أنها مختصرة. اختر كلمة واحدة أو عبارة قصيرة. إذا كان لديك المزيد لتقوله، أضفه إلى نص رسالتك.

لا تكن مفترضًا

قد تواجه عمليات تسجيل خروج عبر البريد الإلكتروني تتضمن أشياء مثل"أتطلع إلى الاستماع إليك"أو"شكرًا لك مقدمًا".على الرغم من أن هذه الأنواع من التوقيعات قد تبدو غير ضارة في البداية، إلا أنها تشير ضمنًا إلى أنك تتوقع شيئًا محددًا، مثل استمرار المشاركة أو الموافقة على طلبك. ما لم يتم توصيل التوقعات بوضوح - على سبيل المثال، مكالمة هاتفية مخططة - التزم بالتوقيعات الأكثر عمومية.

9 أمثلة على التوقيعات المهنية

أمثلة عامة على التوقيع المهني

• يعتبر
• بإخلاص
• أفضل

أمثلة شخصية للتوقيع المهني

• دعونا نتحدث مرة أخرى قريبا
• شكراً جزيلاً
• انا اقدر مساعدتك

أمثلة على التوقيع المهني الودي وغير الرسمي

• اراك قريبا!
• عظيم اللحاق معك
• أطيب التمنيات

الأسئلة الشائعة حول تسجيل الخروج الاحترافي

ما هو التوقيع المهني؟

التوقيع الاحترافي هو الجزء الأخير من الرسالة الذي يعبر عن لهجة احترافية. ويتضمن كلمة أو عبارة قصيرة واسم المرسل وأي معلومات اتصال ذات صلة.

متى تحتاج إلى تسجيل خروج احترافي؟

استخدم تسجيل خروج احترافي في أي بريد إلكتروني أو أي وسيلة اتصال احترافية أخرى ترسلها.

ما الذي يجب أن يتضمنه تسجيل الخروج؟

يجب أن تتضمن جميع التوقيعات المهنية ما يلي:

• عبارة فراق مناسبة
• اسمك وعنوانك إن أمكن
• معلومات الاتصال الخاصة بك