電子郵件語氣：定義和打造專業語氣的技巧
已發表: 2024-02-06電子郵件是大多數企業和員工在工作場所溝通的主要方式。 知道如何寫一封有效的電子郵件可以帶來好處，例如與你的經理建立良好的關係，這可以帶來晉升，或者成功地建立人際網絡，這可以帶來一份薪水更高的工作。 另一方面，不知道如何做到這一點可能會損害您成功的能力，並且在最壞的情況下，可能會導致您的同事認為您粗魯且不討人喜歡。
電子郵件的有效性取決於其語氣。 在電子郵件中使用禮貌而清晰的語氣既可以加速你的職業生涯，也可以阻礙你的發展。 以下是如何理解和使用電子郵件中的語氣，以便您可以以最專業的方式展示自己。
電子郵件中的語氣是什麼？
電子郵件的語氣是電子郵件傳達的感覺或態度。 電子郵件的語氣可以是自信、熱情、嚴肅、正式、直接或更多，這取決於訊息的上下文和目標。 它與語音不同，因為書面語音不會根據上下文或情況而改變。 品牌的聲音使聲音與其他公司不同。
有助於語氣的元素
語氣說明了電子郵件的情感核心。 與面對面交流不同，在書面交流中，您不能依靠面部特徵或身體動作等元素來表達您對某事的感受。 與面對面交流的許多身體暗示（例如，雙臂交叉、皺眉）類似，許多其他暗示也有助於書面電子郵件的語氣。 這些包括：
選詞
某些單字和短語，例如“請”、“我很抱歉”和“謝謝”，是友好且有禮貌的——這兩種屬性是您在工作場所始終希望擁有的。 這些話讓你的讀者感到被欣賞和被關注，這使得他們更有可能想要與你合作。
句子長度
僅由短句事實組成的電子郵件看起來斷斷續續，可能會刺耳讀者的耳朵或顯得不必要的要求。 另一方面，很長的句子可能會顯得雜亂無章，讓讀者很難理解你的主要觀點。
標點
句子末尾的句號突然結束了整個句子，可能會顯得粗魯。 另一方面，感嘆號意味著興奮，但電子郵件中過多的感嘆號可能會顯得不專業。
簽核
電子郵件結束語是電子郵件的最後幾行，也是傳達語氣的最後機會。 較正式的結論包括「此致」、「此致」和「此致」。 更隨意的包括“謝謝！” “乾杯”和“快說。” 你應該避免發送給朋友的結束語，例如“稍後”、“再見”或“擁抱和親吻！” 其他要避免的結論包括「希望有意義」（可能會顯得被動攻擊）、「祝你有美好的一天」（暗示宗教，在工作場所應該避免）和「真誠的」（過於親密） ）。
問候
某些電子郵件問候語，例如“早上好”、“星期一快樂！” 和“我希望你周末過得愉快！” 可以讓你的讀者覺得你關心他們作為一個整體。 用這些短語開始電子郵件可以幫助讀者輕鬆地進入對話，而不是直接進入正題，這可能會讓人感到唐突。
表情符號和表情符號
表情符號和表情符號可以傳達情感，可以用來照亮電子郵件中的文字。 如果您給熟悉的同事寫信，可以使用笑臉，但使用太多可能會顯得過於隨意，尤其是當您寫信給經理或客戶時。
電子郵件長度
包含幾個關鍵點的較長電子郵件往往是嚴肅且更正式的。 非正式電子郵件很短，因為它們通常是快速編寫和發送的。
辨識專業電子郵件中的語氣
專業電子郵件的語氣稍微正式一點。 它也可以是自信的、緊急的、友善的或爭論性的，這取決於電子郵件的上下文和目標。 此外，電子郵件的語氣可以而且應該適應不同的收件者。 企業受眾（例如金融公司的最高管理層）的電子郵件通常更為正式。 那些為創意產業（例如影片製作機構）的設計師受眾編寫的內容可能會稍微非正式一些。
語氣錯誤的影響
語氣錯誤的發生是因為你的郵件的讀者認為你有一種感覺，但實際上你在寫電子郵件時根本沒有這種感覺。 當這種情況發生時，那就是你（作者）的失敗。
常見的語氣錯誤包括出現的電子郵件：
- 敵對的
- 挑釁的
- 要求嚴格
發生這種情況的原因可能是一些小錯誤，例如在句子末尾使用了很多句號而不是其他標點符號，或者忘記釋放“Caps Lock”鍵並全部大寫書寫。
此類錯誤的影響可能很嚴重，特別是如果您的工作場所強調書面溝通。 如果你的同事抱怨你的電子郵件禮儀，你可能會被視為辦公室混蛋。 你將很難建立信任、實現你的目標、結交工作朋友。 在極端的情況下，經理或重要客戶可能會認為你不服從命令，這可能會讓你失去工作。
獲得正確語氣的 8 個技巧
如果你想博得別人的好感，要有效地寫作才能獲得良好的印象，這並不像知道不要當面皺眉或對別人大喊大叫那麼容易。 以下是一些提示，可幫助您在每次撰寫專業電子郵件時保持正確的語氣：
1確定受眾
您選擇的語氣主要取決於將閱讀您的訊息的人。 對於親密的同事，你可以更加隨意和非正式，但對於經理或客戶，請採取尊重和正式的語氣。 如果您不確定最好的語氣，請模仿他們向您發送電子郵件的電子郵件語氣，因為這將為他們如何看待收到的電子郵件提供最佳線索。
2考慮上下文
語氣應適應不同的場景。 例如，如果您正在寫一封電子郵件來譴責某人遲交的工作，請直接而正式，而不是開玩笑和友好。 如果您祝賀您的團隊最近取得了重大勝利，請使用熱情且非正式的語氣。
3切勿使用攻擊性語言
與工作場所中的所有書面溝通一樣，切勿使用煽動性或歧視性語言，即使您批評一項舉措。 不要全部大寫，因為這可能會被解釋為咄咄逼人。
4.不要亂跑
寫意識流電子郵件會讓你顯得心不在焉、注意力不集中。 冗長且持續時間過長的電子郵件也表明您不尊重讀者的時間。 為了避免這種情況，請保持電子郵件簡潔並突出顯示您希望讀者了解的幾個關鍵點。
5直接一點
沒有人願意費力地閱讀堆積如山的文字來了解你的重點。 避免使用過於華麗的語言，以免混淆你想要表達的觀點。 說出你的意思，並且做到清晰簡潔。
6限制感嘆號和表情符號
這些元素可能會讓電子郵件顯得過於隨意。 仔細檢查並僅包含一個感嘆號和一個表情符號（如果您覺得有必要做後者，請將其保留為笑臉）。
7校對和修改電子郵件
在發送電子郵件之前，請務必對其進行校對，然後大聲朗讀，以再次檢查語氣是否是您想要傳達的內容。 修改任何可能導致讀者困惑的內容。 對於重要的電子郵件（例如發送給大型團體、高管或客戶的電子郵件），讓公正的朋友或同事閱讀它們並在您點擊發送之前充當第二雙眼睛會很有幫助。
8保持積極和禮貌
如有疑問，這是撰寫專業電子郵件時最好的語氣。 即使在困難的情況下（例如與同事意見不同，或向直接下屬提供負面回饋），保持禮貌、對他們的意見表示感謝並尊重地陳述您的意見也很重要。 如果您第五次跟進某件事，選擇直接、溫和的提醒仍然很有價值。
重要見解
- 撰寫專業電子郵件時，請使用暗示積極、尊重和熱情的字眼。
- 了解電子郵件中的語氣非常重要，因為電子郵件語氣錯誤可能會損害工作關係，並使您更難在工作場所脫穎而出。
- 實現專業語氣的一種方法是模仿工作場所其他人的電子郵件語氣。 他們的寫作方式將反映整體的職場文化。
- 多寫電子郵件。 你練習得越多，你的溝通能力就越好，你就越容易掌握在電子郵件中使用正確語氣的藝術。 語法可以提供幫助。
電子郵件中的提示音常見問題解答
如何決定專業電子郵件的適當語氣？
專業電子郵件的適當語氣取決於該電子郵件的受眾和目的。 給經理和客戶的電子郵件應該使用更正式、更尊重的語氣。 發送給親密同事或團隊其他成員的郵件可以採用更非正式的語氣。
電子郵件中語氣誤解的例子有哪些？
電子郵件中的誤解範例包括：“您完成報告了嗎？” 這給人的印像是不友善和粗魯。 另一個是“下週的會議將於週五下午 2 點舉行！！！” 表示過度興奮和緊迫感。
電子郵件的語氣會影響業務關係嗎？
是的，電子郵件的語氣可能會讓您顯得粗魯、咄咄逼人或不專業，從而對業務關係產生負面影響，而這可能不是您的本意。
為了保持專業的語氣，是否需要避免使用任何特定的短語或單字？
為了保持專業的語氣，請勿使用髒話和口語俚語。 此外，避免使用給人緊急印象的短語和單詞，例如“此時此刻”或“立即”。 最後，不要使用表達極端情緒的短語，例如“非常失望”或“非常興奮”。