Ton în e-mail: definiție și sfaturi pentru a obține un ton profesional

E-mailul este principalul mod în care majoritatea companiilor și angajaților comunică la locul de muncă. A ști cum să scrii un e-mail eficient poate duce la beneficii precum formarea de relații bune cu managerul tău, ceea ce poate duce la promovări sau crearea de rețele cu succes, ceea ce poate duce la un loc de muncă mai bine plătit. Pe de altă parte, a nu ști cum să faci acest lucru îți poate afecta capacitatea de a reuși și, în cel mai rău caz, îi poate determina pe colegii tăi să te judece ca fiind nepoliticos și neplăcut.

E-mailurile pot fi mai mult sau mai puțin eficiente pur și simplu în funcție de tonul lor. Atingerea unui ton politicos și clar în e-mailuri poate fie să vă accelereze cariera, fie să vă rețină. Iată cum să înțelegeți și să utilizați tonul în e-mail, astfel încât să vă puteți prezenta în cea mai profesională lumină posibilă.

Ce este tonul în e-mail?

Tonul unui e-mail este sentimentul sau atitudinea pe care o transmite e-mailul. Tonul unui e-mail poate fi încrezător, entuziast, sumbru, formal, direct sau mai mult, în funcție de contextul și scopul mesajului. Diferă de voce, deoarece vocea în scris nu se schimbă în funcție de context sau situație. Vocea unui brand este ceea ce face sunetul distinct de alte companii.

Elemente care contribuie la ton

Tonul ilustrează nucleul emoțional al unui e-mail. În comunicarea scrisă, spre deosebire de comunicarea personală, nu te poți baza pe elemente precum trăsăturile feței sau mișcările corpului pentru a arăta ce simți în legătură cu ceva. La fel cum există multe indicii fizice (brațele încrucișate, sprâncenele încruntate, de exemplu) pentru comunicarea în persoană, multe alte indicii contribuie la tonifierea e-mailurilor scrise. Acestea includ:

Alegerea cuvantului

Anumite cuvinte și expresii, cum ar fi „te rog”, „Îmi pare atât de rău” și „mulțumesc”, sunt prietenoase și politicoase – două atribute pe care vrei să le ai mereu la locul de muncă. Aceste cuvinte îl fac pe cititorul tău să se simtă apreciat și văzut, ceea ce face ca ei să dorească să lucreze cu tine mai mult.

Lungimea propoziției

E-mailurile compuse exclusiv din fapte în propoziții scurte par agitate, ceea ce poate fi supărător pentru urechea cititorului sau poate fi inutil de solicitant. Pe de altă parte, propozițiile foarte lungi pot apărea ca divagante și dezorganizate, ceea ce face dificil pentru cititor să-ți evalueze punctele principale.

Punctuaţie

Punctele de la sfârșitul unei propoziții termină o propoziție brusc și pot părea nepoliticos. Pe de altă parte, semnele de exclamare conotă entuziasm, dar prea multe într-un e-mail ar putea face ca acesta să pară neprofesional.

Aprobari

Confirmările de e-mail sunt ultimele rânduri ale e-mailului dvs. și ultima șansă de a vă transmite tonul acasă. Aprobarile care sunt mai formale includ „Cu stima”, „Cel mai bun” și „Cu stimă”. Cele mai casual includ „Mulțumesc!” „Noroc” și „Vorbește curând”. Ar trebui să evitați semnele pe care le-ați trimite unui prieten, cum ar fi „Mai târziu”, „Ne vedem” sau „Îmbrățișări și sărutări!” Alte semne care trebuie evitate includ „Speranța care are sens” (s-ar putea părea pasiv agresiv), „Sa aveți o zi binecuvântată” (se referă la religie, care ar trebui evitată la locul de muncă) și „A dvs. cu adevărat” (prea intim) ).

Salutari

Anumite salutări prin e-mail precum „Bună dimineața”, „Luni fericită!” și „Sper că ați avut un weekend minunat!” poate face cititorul tău să simtă că îți pasă de el ca o persoană întreagă. Începerea e-mailurilor cu aceste expresii poate ajuta cititorul să intre într-o conversație, mai degrabă decât să sari doar în afaceri, ceea ce se poate simți brusc.

Emoji și emoticoane

Emoticoanele și emoji-urile transmit emoții și pot fi folosite pentru a ușura textul dintr-un e-mail. Este în regulă să folosești o față zâmbitoare dacă le scrii unor colegi cu care ești familiarizat, dar folosirea prea multor poate părea exagerat de ocazional, mai ales dacă le scrii managerului sau unui client.

Lungimea e-mailului

E-mailurile mai lungi cu mai multe puncte cheie tind să fie serioase și mai formale. E-mailurile informale sunt scurte, deoarece sunt de obicei scrise și trimise rapid.

Identificarea tonurilor în e-mailurile profesionale

Un e-mail profesional are un ton puțin mai formal. De asemenea, poate fi asertiv, urgent, prietenos sau argumentativ, în funcție de contextul și scopul e-mailului. În plus, tonul unui e-mail poate și ar trebui să fie adaptat diferiților destinatari. E-mailurile pentru un public corporativ, cum ar fi grupul de conducere al unei companii financiare, sunt de obicei mai formale. Cele scrise pentru un public de designeri dintr-o industrie creativă, cum ar fi o agenție de producție video, pot fi puțin mai informale.

Impactul greșelilor de ton

Greșelile de ton apar pentru că cititorul mesajului tău crede că simți un lucru, dar în realitate nu te-ai simțit deloc așa când ți-ai scris e-mailul. Când se întâmplă asta, este un eșec din partea ta, scriitorul.

Greșelile frecvente de ton includ e-mailurile care apar:

• ostil
• agresiv
• exigentă

Acest lucru se poate întâmpla din cauza unor erori mici, cum ar fi folosirea multor puncte la sfârșitul propozițiilor, mai degrabă decât alte semne de punctuație, sau uitarea de a elibera tasta „Caps Lock” și scrierea cu majuscule.

Repercusiunile unor astfel de greșeli pot fi grave, mai ales dacă locul de muncă pune accent pe comunicarea scrisă. Dacă colegii tăi se plâng de eticheta ta de e-mail, s-ar putea să fii considerat nemernicul de birou. Veți avea mai greu să generați încredere, să vă îndepliniți obiectivele și să vă faceți prieteni de muncă. Într-un scenariu extrem, un manager sau un client important vă poate considera insubordonat, ceea ce vă poate costa slujba.

8 sfaturi pentru a obține tonul potrivit

A scrie eficient pentru a fi perceput bine nu este la fel de ușor ca să știi să nu te încrunți sau să țipi la cineva în persoană dacă vrei să fii în favoarea lui. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să obțineți tonul potrivit de fiecare dată când scrieți e-mailuri profesionale:

1 Determinați publicul

Tonul pe care îl alegeți depinde în primul rând de persoana sau persoanele care vă vor citi mesajul. Pentru colegii apropiați, puteți fi mai casual și informal, dar pentru manageri sau clienți, luați un ton respectuos și formal. Dacă nu sunteți sigur care este cel mai bun ton pe care să îl loviți, imitați-vă tonul de e-mail al e-mailurilor lor, deoarece acesta va oferi cel mai bun indiciu despre modul în care percep e-mailurile pe care le primesc.

2 Luați în considerare contextul

Tonul ar trebui adaptat la diferite scenarii. De exemplu, dacă scrieți un e-mail pentru a mustra pe cineva pentru munca care a fost livrată cu întârziere, fiți direct și formal, mai degrabă decât jucăuș și prietenos. Dacă vă felicitați echipa pentru o mare victorie recentă, folosiți un ton entuziast și informal.

3 Nu folosiți niciodată un limbaj ofensator

Ca și în cazul oricărei comunicări scrise la locul de muncă, nu utilizați niciodată un limbaj inflamator sau discriminatoriu, chiar dacă criticați o inițiativă. Nu scrieți cu majuscule, deoarece acest lucru poate fi interpretat ca fiind agresiv.

4 Nu divaga

Scrierea de e-mailuri cu fluxul de conștiință te face să pari împrăștiat și neconcentrat. E-mailurile care rătăcesc și durează prea mult timp sugerează, de asemenea, că nu respectați timpul cititorului. Pentru a evita acest lucru, păstrați e-mailurile concise și evidențiați câteva puncte cheie pe care ați dori să le ia cititorul.

5 Fii direct

Nimeni nu vrea să treacă prin munți de text pentru a ajunge la punctul tău principal. Evitați limbajul care este prea înflorit și ofucă ideea pe care doriți să o faceți. Spune ce vrei să spui și fă-o clar și concis.

6 Limitați semnele exclamării și emoticoanele

Aceste elemente pot face ca un e-mail să pară prea casual. Parcurgeți și includeți doar un semn de exclamare și un emoticon (și dacă vă simțiți obligat să faceți pe acesta din urmă, păstrați-i o față zâmbitoare).

7 Verificați și revizuiți e-mailurile

Înainte de a trimite un e-mail, asigurați-vă că îl corectați, apoi citiți-l cu voce tare pentru a verifica din nou dacă tonul este ceea ce intenționați să îl transmiteți. Revizuiți orice ar putea provoca confuzie cititorului. Pentru e-mailurile importante, cum ar fi cele care sunt trimise unui grup mare, directori sau clienți, este util ca un prieten sau coleg imparțial să le citească și să servească drept o a doua pereche de ochi înainte de a apăsa trimite.

8 Rămâneți pozitiv și politicos

Când aveți îndoieli, acesta este cel mai bun ton de luat atunci când scrieți e-mailuri profesionale. Chiar și în situații dificile - cum ar fi dezacordul cu un coleg sau oferirea de feedback negativ unui raport direct - este important să fii politicos, să exprimi mulțumiri pentru contribuția acestuia și să-ți spui cu respect părerea. Dacă urmăriți pentru a cincea oară ceva, este totuși valoros să optați pentru un memento direct și blând.

Informații cheie

• Când scrieți un e-mail profesional, utilizați cuvinte care sugerează pozitivitate, respect și entuziasm.
• Este important să înțelegeți tonul din e-mailuri, deoarece greșelile de ton ale e-mailului pot deteriora relațiile de muncă și vă pot îngreuna excelarea la locul de muncă.
• O modalitate de a obține un ton profesional este să imitați tonul de e-mail al altora de la locul de muncă. Modul în care scriu va reflecta cultura generală la locul de muncă.
• Scrie mai multe e-mailuri. Cu cât exersezi mai mult, cu atât vei ajunge mai bine la comunicare și cu atât va deveni mai ușor să stăpânești arta de a da tonul potrivit în e-mailuri. Gramatical poate ajuta.

Întrebări frecvente Tone în e-mail

Cum pot determina tonul potrivit pentru un e-mail profesional?

Tonul potrivit pentru un e-mail profesional depinde de publicul și scopul respectivului e-mail. E-mailurile adresate managerilor și clienților ar trebui să aibă un ton mai formal și mai respectuos. Cele care sunt trimise colegilor apropiați sau altor membri ai echipei dvs. pot avea un ton mai informal.

Care sunt câteva exemple de interpretare greșită a tonului în e-mailuri?

Exemplele de interpretare greșită în e-mail includ: „Ați terminat încă raportul?” Acest lucru pare a fi neprietenos și nepoliticos. Un altul este „Întâlnirea de săptămâna viitoare va avea loc vineri la ora 14.00!!!” conotă supraexcitare și urgență.

Tonul unui e-mail poate afecta relațiile de afaceri?

Da, tonul unui e-mail poate avea un impact negativ asupra relațiilor de afaceri, făcându-vă să pari nepoliticos, agresiv sau neprofesionist, atunci când aceasta nu este intenția dvs.

Există expresii sau cuvinte specifice de evitat pentru a menține un ton profesional?

Pentru a menține un ton profesional, nu folosiți înjurături și argou colocvial. În plus, evitați expresiile și cuvintele care dau impresia de urgență, cum ar fi „chiar în acest moment” sau „imediat”. În cele din urmă, nu utilizați expresii care comunică emoții extreme, cum ar fi „extrem de dezamăgit” sau „folos de entuziasmat”.