โทนเสียงในอีเมล: คำจำกัดความและเคล็ดลับในการสร้างโทนเสียงแบบมืออาชีพ

อีเมลเป็นวิธีหลักที่ธุรกิจและพนักงานส่วนใหญ่สื่อสารกันในที่ทำงาน การรู้วิธีเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่ผลประโยชน์ต่างๆ เช่น การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดการของคุณ ซึ่งอาจนำไปสู่การเลื่อนตำแหน่ง หรือการสร้างเครือข่ายที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งสามารถนำไปสู่งานที่มีรายได้ดีขึ้น ในทางกลับกัน การไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไรอาจทำลายความสามารถของคุณในการประสบความสำเร็จ และในกรณีที่เลวร้ายที่สุดอาจทำให้เพื่อนร่วมงานตัดสินคุณว่าหยาบคายและไม่น่าพอใจ

อีเมลอาจมีประสิทธิภาพมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของอีเมล การใช้น้ำเสียงในอีเมลที่สุภาพและชัดเจนสามารถเร่งอาชีพการงานของคุณหรือรั้งคุณไว้ได้ ต่อไปนี้คือวิธีทำความเข้าใจและใช้น้ำเสียงในอีเมล เพื่อให้คุณสามารถนำเสนอตัวเองด้วยความเป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เสียงในอีเมลคืออะไร?

น้ำเสียงของอีเมลคือความรู้สึกหรือทัศนคติที่อีเมลสื่อถึง น้ำเสียงของอีเมลอาจดูมั่นใจ กระตือรือร้น อึมครึม เป็นทางการ ตรงประเด็น หรือมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับบริบทและเป้าหมายของข้อความ แตกต่างจากเสียงเพราะเสียงในการเขียนไม่เปลี่ยนแปลงตามบริบทหรือสถานการณ์ เสียงของแบรนด์คือสิ่งที่ทำให้เสียงแตกต่างจากบริษัทอื่นๆ

องค์ประกอบที่ส่งผลต่อโทนเสียง

Tone แสดงให้เห็นถึงแก่นทางอารมณ์ของอีเมล ในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ต่างจากการสื่อสารต่อหน้า คุณไม่สามารถพึ่งพาองค์ประกอบต่างๆ เช่น ลักษณะใบหน้าหรือการเคลื่อนไหวทางร่างกายเพื่อแสดงว่าคุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง เช่นเดียวกับการที่สัญญาณทางกายภาพหลายอย่าง (เช่น การกอดอก, การขมวดคิ้ว เป็นต้น) สำหรับการสื่อสารต่อหน้า สัญญาณอื่นๆ อีกมากมายที่ส่งผลต่อน้ำเสียงในอีเมลที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึง:

การเลือกคำ

คำและวลีบางคำ เช่น “ได้โปรด” “ฉันขอโทษ” และ “ขอบคุณ” เป็นมิตรและสุภาพ ซึ่งเป็นคุณลักษณะสองประการที่คุณควรมีในที่ทำงานเสมอ คำเหล่านี้ทำให้ผู้อ่านของคุณรู้สึกชื่นชมและเห็นผู้อื่น ซึ่งทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะอยากร่วมงานกับคุณมากขึ้น

ความยาวประโยค

อีเมลที่ประกอบด้วยข้อเท็จจริงในประโยคสั้น ๆ ดูเหมือนจะขาด ๆ หาย ๆ ซึ่งอาจกระทบหูผู้อ่านหรือดูเหมือนเป็นการเรียกร้องโดยไม่จำเป็น ในทางกลับกัน ประโยคที่ยาวมากอาจดูวุ่นวายและไม่เป็นระเบียบ ทำให้ผู้อ่านประเมินประเด็นหลักของคุณได้ยาก

เครื่องหมายวรรคตอน

ช่วงท้ายประโยคจบประโยคอย่างกะทันหันและอาจดูหยาบคาย ในทางกลับกัน เครื่องหมายอัศเจรีย์สื่อถึงความตื่นเต้น แต่การมีมากเกินไปในอีเมลอาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ

การลงชื่อออก

การลงชื่อออกจากอีเมลคือบรรทัดสุดท้ายของอีเมลและเป็นโอกาสสุดท้ายในการขับเคลื่อนความรู้สึกของคุณ การลงนามที่เป็นทางการมากขึ้น ได้แก่ “ขอแสดงความนับถือ” “ดีที่สุด” และ “ขอแสดงความนับถือ” คำที่ไม่เป็นทางการมากกว่า ได้แก่ “ขอบคุณ!” “ไชโย” และ “คุยกันเร็วๆ นี้” คุณควรหลีกเลี่ยงการบอกเลิกว่าคุณจะส่งเพื่อน เช่น “ไว้เจอกันใหม่” หรือ “กอดแล้วจูบ!” สัญญาณอื่นๆ ที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่ “ความหวังที่สมเหตุสมผล” (อาจมองว่าเป็นการก้าวร้าวเฉยๆ) “ขอให้มีความสุขในวันนี้” (หมายถึงศาสนาซึ่งควรหลีกเลี่ยงในที่ทำงาน) และ “ขอแสดงความนับถือ” (ใกล้ชิดเกินไป ).

ทักทาย

คำทักทายทางอีเมล เช่น “สวัสดีตอนเช้า” “สุขสันต์วันจันทร์!” และ “ฉันหวังว่าคุณจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่แสนวิเศษ!” สามารถทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าคุณใส่ใจพวกเขาโดยรวม การเริ่มอีเมลด้วยวลีเหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้อ่านเข้าสู่การสนทนาได้ง่ายขึ้น แทนที่จะแค่กระโดดเข้าสู่ธุรกิจซึ่งอาจรู้สึกกระทันหัน

อีโมจิและอีโมติคอน

อีโมติคอนและอีโมจิถ่ายทอดอารมณ์และสามารถใช้เพื่อทำให้ข้อความในอีเมลสว่างขึ้น คุณสามารถใช้หน้ายิ้มได้หากคุณเขียนถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณคุ้นเคย แต่การใช้หน้ายิ้มมากเกินไปอาจดูไม่เป็นทางการเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเขียนถึงผู้จัดการหรือลูกค้าของคุณ

ความยาวอีเมล์

อีเมลที่ยาวและมีประเด็นสำคัญหลายประเด็นมักจะมีความจริงจังและเป็นทางการมากกว่า อีเมลที่ไม่เป็นทางการนั้นสั้นเพราะมักจะเขียนและส่งอย่างรวดเร็ว

การระบุเสียงในอีเมลระดับมืออาชีพ

อีเมลแบบมืออาชีพมีน้ำเสียงที่เป็นทางการกว่าเล็กน้อย นอกจากนี้ยังอาจเป็นการกล้าแสดงออก เร่งด่วน เป็นมิตร หรือโต้แย้งก็ได้ ขึ้นอยู่กับบริบทและเป้าหมายของอีเมล นอกจากนี้ โทนเสียงของอีเมลสามารถและควรปรับให้เข้ากับผู้รับที่แตกต่างกัน อีเมลสำหรับกลุ่มเป้าหมายระดับองค์กร เช่น C-suite ของบริษัททางการเงิน มักจะเป็นทางการมากกว่า เนื้อหาที่เขียนขึ้นสำหรับกลุ่มเป้าหมายที่เป็นนักออกแบบในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ เช่น บริษัทผลิตวิดีโอ อาจมีความไม่เป็นทางการมากกว่าเล็กน้อย

ผลกระทบของความผิดพลาดด้านโทนเสียง

ข้อผิดพลาดด้านโทนเสียงเกิดขึ้นเนื่องจากผู้อ่านข้อความของคุณคิดว่าคุณรู้สึกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ในความเป็นจริงแล้ว คุณไม่รู้สึกเช่นนั้นเลยเมื่อเขียนอีเมลของคุณ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น นั่นคือความล้มเหลวของคุณซึ่งเป็นผู้เขียน

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับโทนเสียงที่พบบ่อย ได้แก่ อีเมลที่ปรากฏขึ้น:

• ไม่เป็นมิตร
• ก้าวร้าว
• เรียกร้อง

กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากมีข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การใช้จุดต่อท้ายประโยคมากเกินกว่าเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ หรือการลืมปล่อยปุ่ม “Caps Lock” และเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

ผลสะท้อนกลับของข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจร้ายแรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสถานที่ทำงานของคุณให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร หากเพื่อนร่วมงานของคุณบ่นเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลของคุณ คุณอาจถูกมองว่าเป็นคนงี่เง่าในออฟฟิศ คุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากมากขึ้นในการสร้างความไว้วางใจ การบรรลุวัตถุประสงค์ และการหาเพื่อนใหม่ในการทำงาน ในสถานการณ์ที่รุนแรง ผู้จัดการหรือลูกค้าคนสำคัญอาจตัดสินว่าคุณไม่เชื่อฟัง ซึ่งอาจทำให้คุณต้องสูญเสียงาน

8 เคล็ดลับเพื่อให้ได้โทนเสียงที่เหมาะสม

การเขียนอย่างมีประสิทธิผลเพื่อให้คนรับรู้ได้ดีนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนกับการรู้ว่าจะไม่ขมวดคิ้วหรือตะโกนใส่ใครสักคน หากคุณต้องการแสดงกิริยาที่ดีต่อพวกเขา ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณใช้แนวทางที่เหมาะสมทุกครั้งที่คุณเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ:

1 กำหนดผู้ชม

น้ำเสียงที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับบุคคลหรือผู้ที่จะอ่านข้อความของคุณเป็นหลัก สำหรับเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิด คุณสามารถทำตัวสบายๆ และเป็นกันเองมากขึ้น แต่สำหรับผู้จัดการหรือลูกค้า ให้ใช้น้ำเสียงที่ให้ความเคารพและเป็นทางการ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้โทนเสียงใดดีที่สุด ให้เลียนแบบเสียงอีเมลที่พวกเขาส่งอีเมลถึงคุณ เนื่องจากนั่นจะเป็นเบาะแสที่ดีที่สุดว่าพวกเขารับรู้อีเมลที่พวกเขาได้รับอย่างไร

2 พิจารณาบริบท

ควรปรับโทนเสียงให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนอีเมลเพื่อตำหนิใครบางคนที่ทำงานส่งล่าช้า ให้พูดตรงๆ และเป็นทางการมากกว่าขี้เล่นและเป็นมิตร หากคุณแสดงความยินดีกับทีมของคุณสำหรับชัยชนะครั้งใหญ่เมื่อเร็วๆ นี้ ให้ใช้น้ำเสียงที่กระตือรือร้นและเป็นกันเอง

3 ห้ามใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม

เช่นเดียวกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในที่ทำงาน ห้ามใช้ภาษาที่ยั่วโทสะหรือเลือกปฏิบัติ แม้ว่าคุณจะวิพากษ์วิจารณ์ความคิดริเริ่มก็ตาม อย่าเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเนื่องจากอาจตีความได้ว่าก้าวร้าว

4 อย่าเดินเตร่

การเขียนอีเมลตามกระแสแห่งจิตสำนึกทำให้คุณดูเป็นคนกระสับกระส่ายและไร้สมาธิ อีเมลที่ส่งเรื่องและยาวเกินไปแสดงว่าคุณไม่เคารพเวลาของผู้อ่าน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ควรเขียนอีเมลให้กระชับและเน้นประเด็นสำคัญบางประเด็นที่คุณต้องการให้ผู้อ่านนำไปใช้

5 พูดตรงๆ

ไม่มีใครอยากลุยข้อความมากมายเพื่อไปยังประเด็นหลักของคุณ หลีกเลี่ยงภาษาที่สละสลวยเกินไปและทำให้ประเด็นที่คุณต้องการสร้างความสับสน พูดสิ่งที่คุณหมายถึงและทำอย่างชัดเจนและรัดกุม

6 จำกัดเครื่องหมายอัศเจรีย์และอีโมติคอน

องค์ประกอบเหล่านี้อาจทำให้อีเมลดูไม่เป็นทางการเกินไป กรอกเครื่องหมายอัศเจรีย์และอิโมติคอนเพียงอันเดียว (และหากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำอย่างหลัง ให้ทำหน้ายิ้มไว้)

7 ตรวจทานและแก้ไขอีเมล

ก่อนที่จะส่งอีเมล อย่าลืมตรวจทานและอ่านออกเสียงเพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าโทนเสียงคือสิ่งที่คุณต้องการสื่อ แก้ไขสิ่งที่อาจทำให้ผู้อ่านสับสน สำหรับอีเมลสำคัญ เช่น อีเมลที่ถูกส่งไปยังกลุ่มใหญ่ ผู้บริหาร หรือลูกค้า การมีเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่เป็นกลางอ่านอีเมลเหล่านั้นและทำหน้าที่เป็นคู่ที่สองก่อนที่คุณจะกดส่งจะเป็นประโยชน์

8 คิดบวกและสุภาพ

เมื่อมีข้อสงสัย นี่เป็นแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ แม้ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก เช่น การไม่เห็นด้วยกับเพื่อนร่วมงาน หรือการเสนอความคิดเห็นเชิงลบต่อผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง สิ่งสำคัญคือต้องสุภาพ แสดงความขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของพวกเขา และแสดงความคิดเห็นของคุณด้วยความเคารพ หากคุณกำลังติดตามเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นครั้งที่ห้า การเลือกใช้การเตือนที่ตรงไปตรงมาและอ่อนโยนยังคงมีประโยชน์

ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ

• เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ให้ใช้คำที่แสดงถึงทัศนคติเชิงบวก ความเคารพ และความกระตือรือร้น
• สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจโทนเสียงในอีเมล เนื่องจากข้อผิดพลาดของโทนเสียงในอีเมลอาจทำลายความสัมพันธ์ในการทำงาน และทำให้คุณเก่งในที่ทำงานได้ยากขึ้น
• วิธีหนึ่งในการมีน้ำเสียงแบบมืออาชีพคือการเลียนแบบเสียงอีเมลของผู้อื่นในที่ทำงานของคุณ วิธีเขียนจะสะท้อนถึงวัฒนธรรมในที่ทำงานโดยรวม
• เขียนอีเมลเพิ่มเติม ยิ่งคุณฝึกฝนมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งสื่อสารได้ดีขึ้นเท่านั้น และยิ่งเชี่ยวชาญศิลปะในการเลือกใช้โทนเสียงที่เหมาะสมในอีเมลได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ไวยากรณ์สามารถช่วยได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเสียงเรียกเข้าในอีเมล

ฉันจะกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพได้อย่างไร

น้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพขึ้นอยู่กับผู้ชมและวัตถุประสงค์ของอีเมลนั้น อีเมลถึงผู้จัดการและลูกค้าควรมีน้ำเสียงที่เป็นทางการและให้เกียรติมากขึ้น คำที่ส่งถึงเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดหรือสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณอาจมีน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการมากกว่า

ตัวอย่างการตีความโทนเสียงที่ไม่ถูกต้องในอีเมลมีอะไรบ้าง

ตัวอย่างการตีความที่ไม่ถูกต้องในอีเมล ได้แก่ “คุณทำรายงานเสร็จแล้วหรือยัง” สิ่งนี้ดูไม่เป็นมิตรและหยาบคาย อีกอย่างคือ “สัปดาห์หน้ามีประชุมวันศุกร์บ่าย 2 โมง!!!” สื่อถึงความตื่นเต้นและความเร่งด่วนมากเกินไป

น้ำเสียงของอีเมลส่งผลต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือไม่

ใช่ น้ำเสียงของอีเมลอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจโดยทำให้คุณดูหยาบคาย ก้าวร้าว หรือไม่เป็นมืออาชีพ เมื่อนั่นอาจไม่ใช่ความตั้งใจของคุณ

มีวลีหรือคำเฉพาะใดๆ ที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพหรือไม่?

เพื่อรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ อย่าใช้คำหยาบคายและสแลงภาษาพูด นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงวลีและคำที่ให้ความรู้สึกเร่งด่วน เช่น “ทันที” หรือ “ทันที” สุดท้ายนี้ อย่าใช้วลีที่สื่อถึงอารมณ์ที่รุนแรง เช่น "ผิดหวังอย่างยิ่ง" หรือ "ตื่นเต้นมาก"