Ton dans les e-mails : définition et conseils pour adopter un ton professionnel

Le courrier électronique est le principal moyen de communication pour la plupart des entreprises et des employés sur le lieu de travail. Savoir comment rédiger un e-mail efficace peut entraîner des avantages tels que l'établissement de bonnes relations avec votre responsable, ce qui peut conduire à des promotions, ou un réseautage réussi, ce qui peut conduire à un emploi mieux rémunéré. D'un autre côté, ne pas savoir comment procéder peut nuire à votre capacité à réussir et, dans le pire des cas, amener vos collègues à vous juger impoli et peu sympathique.

Les e-mails peuvent être plus ou moins efficaces simplement en fonction de leur ton. Adopter un ton poli et clair dans les e-mails peut soit accélérer votre carrière, soit vous freiner. Voici comment comprendre et utiliser le ton dans les e-mails afin de pouvoir vous présenter sous le jour le plus professionnel possible.

Qu’est-ce que le ton dans un e-mail ?

Le ton d’un e-mail est le sentiment ou l’attitude que l’e-mail véhicule. Le ton d'un e-mail peut être confiant, enthousiaste, sombre, formel, direct ou plus, selon le contexte et l'objectif du message. Elle diffère de la voix car la voix écrite ne change pas en fonction du contexte ou de la situation. La voix d’une marque est ce qui distingue le son de celui des autres entreprises.

Éléments qui contribuent au ton

Le ton illustre le noyau émotionnel d’un e-mail. Dans la communication écrite, contrairement à la communication en personne, vous ne pouvez pas vous fier à des éléments tels que les traits du visage ou les mouvements corporels pour montrer ce que vous ressentez à propos de quelque chose. Tout comme il existe de nombreux signaux physiques (bras croisés, sourcils froncés, par exemple) pour la communication en personne, de nombreux autres signaux contribuent au ton des e-mails écrits. Ceux-ci inclus:

Le choix des mots

Certains mots et expressions, tels que « s'il vous plaît », « je suis vraiment désolé » et « merci » sont amicaux et polis, deux attributs que vous souhaitez toujours avoir sur le lieu de travail. Ces mots permettent à votre lecteur de se sentir apprécié et vu, ce qui le rend plus susceptible de vouloir travailler avec vous.

Durée de la phrase

Les e-mails composés uniquement de faits dans des phrases courtes semblent saccadés, ce qui peut choquer l'oreille du lecteur ou paraître inutilement exigeant. D’un autre côté, des phrases très longues peuvent paraître décousues et désorganisées, ce qui rend difficile pour le lecteur d’évaluer vos principaux points.

Ponctuation

Les points à la fin d’une phrase terminent brusquement la phrase et peuvent paraître grossiers. D’un autre côté, les points d’exclamation évoquent l’enthousiasme, mais un e-mail trop nombreux pourrait donner l’impression qu’il manque de professionnalisme.

Signer

Les signatures d'e-mails sont les dernières lignes de votre e-mail et la dernière chance de faire ressortir votre ton. Les signatures plus formelles incluent « Cordialement », « Meilleur » et « Cordialement ». Les plus décontractés incluent « Merci ! » « Salut » et « Parlez bientôt ». Vous devez éviter les signatures que vous enverriez à un ami, comme « Plus tard », « À plus » ou « Câlins et bisous ! » D'autres approbations à éviter incluent « Un espoir qui a du sens » (pourrait paraître passif-agressif), « Passez une bonne journée » (qui évoque la religion, qui devrait être évitée sur le lieu de travail) et « Bien à vous » (trop intime). ).

Salutations

Certaines salutations par courrier électronique comme « Bonjour », « Joyeux lundi ! » et "J'espère que vous avez passé un merveilleux week-end!" peut donner à votre lecteur le sentiment que vous vous souciez de lui en tant que personne à part entière. Commencer des e-mails avec ces phrases peut aider le lecteur à engager une conversation, plutôt que de simplement se lancer dans les affaires, ce qui peut sembler abrupt.

Emoji et émoticônes

Les émoticônes et emoji transmettent des émotions et peuvent être utilisés pour alléger le texte d’un e-mail. Vous pouvez utiliser un visage souriant si vous écrivez à des collègues que vous connaissez, mais en utiliser trop peut sembler trop décontracté, en particulier si vous écrivez à votre responsable ou à un client.

Longueur de l'e-mail

Les e-mails plus longs contenant plusieurs points clés ont tendance à être sérieux et plus formels. Les e-mails informels sont courts car ils sont généralement rédigés et envoyés rapidement.

Identifier les tonalités dans les emails professionnels

Un email professionnel a un ton légèrement plus formel. Il peut également être assertif, urgent, amical ou argumentatif, selon le contexte et l'objectif de l'e-mail. De plus, le ton d’un e-mail peut et doit être adapté aux différents destinataires. Les e-mails destinés à un public d'entreprise, comme la direction d'une société financière, sont généralement plus formels. Ceux rédigés pour un public de designers travaillant dans une industrie créative, comme une agence de production vidéo, peuvent être légèrement plus informels.

L'impact des erreurs de ton

Les erreurs de ton se produisent parce que le lecteur de votre message pense que vous ressentez une chose, mais en réalité, vous n'avez pas du tout ressenti cela lors de la rédaction de votre e-mail. Lorsque cela se produit, c’est un échec de votre part, l’écrivain.

Les erreurs de ton courantes incluent les e-mails qui apparaissent :

• hostile
• agressif
• exigeant

Cela peut se produire à cause de petites erreurs, telles que l'utilisation de nombreux points à la fin des phrases plutôt que d'autres signes de ponctuation, ou l'oubli de relâcher la touche « Caps Lock » et l'écriture en majuscules.

Les répercussions de telles erreurs peuvent être graves, surtout si votre lieu de travail met l'accent sur la communication écrite. Si vos collègues se plaignent de votre étiquette de courrier électronique, vous pourriez être considéré comme un imbécile de bureau. Vous aurez plus de mal à susciter la confiance, à atteindre vos objectifs et à vous faire des amis au travail. Dans un scénario extrême, un manager ou un client important pourrait vous juger insubordonné, ce qui pourrait vous coûter votre emploi.

8 conseils pour obtenir le bon ton

Écrire efficacement pour être bien perçu n'est pas aussi simple que de savoir ne pas froncer les sourcils ou crier après quelqu'un en personne si vous voulez être dans ses bonnes grâces. Voici quelques conseils pour vous aider à obtenir le bon ton à chaque fois que vous rédigez des e-mails professionnels :

1 Déterminer le public

Le ton que vous choisissez dépend avant tout de la ou des personnes qui liront votre message. Pour les collègues proches, vous pouvez être plus décontracté et informel, mais pour les managers ou les clients, adoptez un ton respectueux et formel. Si vous n'êtes pas sûr du meilleur ton à adopter, imitez le ton de leurs e-mails, car cela vous offrira le meilleur indice sur la façon dont ils perçoivent les e-mails qu'ils reçoivent.

2 Considérez le contexte

Le ton doit être adapté aux différents scénarios. Par exemple, si vous écrivez un e-mail pour réprimander quelqu'un pour un travail livré en retard, soyez direct et formel plutôt que ludique et amical. Si vous félicitez votre équipe pour une récente grande victoire, utilisez un ton enthousiaste et informel.

3 N’utilisez jamais de langage offensant

Comme pour toute communication écrite sur le lieu de travail, n'utilisez jamais de langage incendiaire ou discriminatoire, même si vous critiquez une initiative. N'écrivez pas en majuscules car cela peut être interprété comme agressif.

4 Ne divaguez pas

Écrire des e-mails de flux de conscience vous donne l’impression d’être dispersé et flou. Les emails décousus et trop longs suggèrent également que vous ne respectez pas le temps de votre lecteur. Pour éviter cela, gardez vos e-mails concis et mettez en évidence quelques points clés que vous aimeriez que le lecteur retienne.

5 Soyez direct

Personne ne veut parcourir des montagnes de texte pour arriver à votre point principal. Évitez les termes trop fleuris qui obscurcissent le point que vous voulez faire valoir. Dites ce que vous voulez dire et faites-le de manière claire et concise.

6 Limitez les points d’exclamation et les émoticônes

Ces éléments peuvent donner l’impression qu’un e-mail est trop décontracté. Parcourez et n'incluez qu'un seul point d'exclamation et une émoticône (et si vous vous sentez obligé de faire cette dernière, gardez-le un visage souriant).

7 Relisez et révisez les e-mails

Avant d'envoyer un e-mail, assurez-vous de le relire, puis de le lire à voix haute pour vérifier que le ton correspond à celui que vous souhaitez transmettre. Révisez tout ce qui pourrait prêter à confusion chez le lecteur. Pour les e-mails importants, comme ceux envoyés à un grand groupe, à des dirigeants ou à des clients, il est utile de demander à un ami ou à un collègue impartial de les relire et de vous servir de deuxième paire d'yeux avant d'appuyer sur Envoyer.

8 Restez positif et poli

En cas de doute, c’est le meilleur ton à adopter lors de la rédaction d’e-mails professionnels. Même dans des situations difficiles, comme être en désaccord avec un collègue ou faire des commentaires négatifs à un subordonné direct, il est important d'être poli, d'exprimer ses remerciements pour sa contribution et d'exprimer son opinion avec respect. Si vous effectuez un suivi pour la cinquième fois sur quelque chose, il est toujours utile d'opter pour un rappel direct et doux.

Idées clés

• Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, utilisez des mots qui suggèrent la positivité, le respect et l'enthousiasme.
• Il est important de comprendre le ton des e-mails, car les erreurs de ton dans les e-mails peuvent nuire aux relations de travail et rendre plus difficile votre réussite sur le lieu de travail.
• Une façon d’obtenir un ton professionnel consiste à imiter le ton des courriels des autres personnes sur votre lieu de travail. La façon dont ils écrivent reflétera la culture globale du lieu de travail.
• Écrivez plus d'e-mails. Plus vous vous entraînerez, mieux vous communiquerez et plus il vous sera facile de maîtriser l'art de trouver le bon ton dans les e-mails. La grammaire peut aider.

FAQ sur le ton dans les e-mails

Comment puis-je déterminer le ton approprié pour un email professionnel ?

Le ton approprié pour un e-mail professionnel dépend du public et de l’objectif de cet e-mail. Les e-mails adressés aux managers et aux clients doivent avoir un ton plus formel et respectueux. Ceux qui sont envoyés à des collègues proches ou à d’autres membres de votre équipe peuvent avoir un ton plus informel.

Quels sont quelques exemples d’interprétation erronée du ton dans les e-mails ?

Exemples d'interprétation erronée dans un e-mail : « Avez-vous déjà terminé le rapport ? » Cela semble hostile et grossier. Une autre est « La réunion de la semaine prochaine aura lieu vendredi à 14 heures !!! » évoquant la surexcitation et l’urgence.

Le ton d’un email peut-il affecter les relations commerciales ?

Oui, le ton d’un e-mail peut avoir un impact négatif sur les relations commerciales en vous faisant paraître impoli, agressif ou peu professionnel, alors que ce n’est peut-être pas votre intention.

Y a-t-il des phrases ou des mots spécifiques à éviter pour conserver un ton professionnel ?

Pour conserver un ton professionnel, n’utilisez pas de gros mots ni d’argot familier. De plus, évitez les expressions et les mots qui donnent l’impression d’urgence, tels que « à l’instant même » ou « immédiatement ». Enfin, n'utilisez pas d'expressions qui communiquent des émotions extrêmes, telles que « extrêmement déçu » ou « extrêmement excité ».