如何通過 7 個步驟格式化商務信函

寫一封正式的商業信函可能會讓人覺得是一項艱鉅的任務，但其實並不一定很困難。 有既定的佈局和語氣規則，您可以輕鬆遵循這些規則來創建精美的對應關係。

雖然現在大多數商業信函都以數字文檔的形式發送，但您仍然會發現它們是以老式方式打印出來的。 商業信函可用於通知利益相關者、提供推薦信、確認就業或分享工作機會，以及其他重要的商業信函。

在本指南中，我們將討論如何使用塊形式為商業目的格式化信件。 （其他格式化選項包括修改後的塊、半塊和縮進形式。）

我們開始談正事吧。

格式化商業信函

商業信函是用於官方目的的正式書面文件。 它通常從一家公司發送給另一家公司，或發送給客戶、利益相關者或員工。 格式正確的字母顯示結構、統一性和組織性。

以下是您在設置商業信函格式時需要注意的事項。

• 邊距
• 間距
• 字體大小
• 地址
• 信頭
• 理由

如何格式化商業信函

格式化商業信函並不需要令人生畏。 有一個起源於 12 世紀的簡單六步流程。 那是九個世紀前的事了！ 遵循這種行之有效的方法來有效地構建正式的信件。

1文檔設置

在開始寫商業信函之前，將字體設置為 Times New Roman 或 Arial，字體大小為 12。將文本左對齊並確保您的文字是單倍行距，段落之間有一個空行。 文檔的頂部和底部應留有兩英寸的邊距，兩側各留一英寸的邊距。

2聯繫信息和日期

在您信件的最頂部，添加您的信頭，其中包括個人或公司的姓名和聯繫方式。 信頭通常居中，或在文檔頂部左對齊，名稱和公司徽標（如果相關）在頂行，以及其他相關信息，例如下面幾行的位置和聯繫方式，儘管這些信息是選修的。

在信頭下方，添加您和收件人的聯繫信息。 以下是您應該在信函頂部列出的信息，按其應出現的順序排列。

• 你的名字
• 你的工作職位
• 你的公司
• 您的公司地址
• 您的公司電話號碼
• 您的企業電子郵件地址

在您的信息末尾跳過一行並插入您寫信的日期。 然後在添加收件人信息之前跳過另一行。

• 您的收件人姓名
• 您收件人的頭銜
• 您收件人的公司
• 您收件人的公司地址

再次跳過一行，並以粗體添加信件的主題。

3稱呼

商業信函應該是正式文件。 稱呼應與信件的專業性質相匹配。

以下是您可能會在商業信函中使用的一些稱呼。

• 敬啟者
• 親愛的先生/女士/Mx。 / 博士 [姓氏]
• 親愛的[名字]（如果您與收件人有非正式關係）

4身體

現在是時候寫了。 使用單行距，每個段落之間有一個額外的空格，起草您的商業信函的正文。 大多數商業信函的正文都分為三個部分。 旨在將信件保持在單個頁面上，這是首選。

• 簡介：展示你的來信的目的。解釋你為什麼要寫它，你希望實現什麼，以及你將涵蓋的重要信息的快速概述。
• 正文：提供有關您在介紹性段落中概述的重要信息的詳細信息。 這可以是一到五個段落。
• 結論：總結你所討論的一切。 如果相關，請包括號召性用語或後續步驟。

5結束和簽名

結束一封信會讓人感到尷尬。 不過，過度使用、陳詞濫調的結尾實際上可能非常適合專業信函。 無論您選擇正式或非正式的結束語，都要保持專業。 這是一些可能性。

• 真摯地
• 尊敬
• 親切地
• 最好的
• 謝謝
• 問候

在結束語下方，留出四到六行空白，以便您可以在打印文件後或通過電子簽名應用程序簽署文件。 在這四行之後，在您姓名下方的行中輸入您的全名和頭銜。

6 個外殼（可選）

如果您有想要包含在信件中的文件，例如表格或簡歷，您可以寫下“附件：”，然後是其他文件的列表，在您的結語下方幾行。

7回顧

在你寄出你的信之前，花點時間校對它。 一封專業的信函不僅格式正確，其語法、標點符號和拼寫也應該沒有錯誤。 進行語法檢查，並考慮您的語氣以確保您聽起來很專業。

商業信函格式示例

1塊狀商業信函示例

Whoville公司

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Ethan Grinch 先生 Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

主題：聖誕慶典物流

親愛的格林奇先生，

我寫這封信是想請求您的幫助，讓我們的聖誕節慶祝活動比以往任何時候都更盛大、更精彩。 由於您過去曾協助我們舉辦慶祝活動，我們希望您今年願意再次參與。

我正在為我們今年的聖誕樹想像一棵 84 英尺高的白色冷杉，一棵來自賓夕法尼亞州的奧本。 這將需要一些運輸物流。 此外，我們希望用真正的馴鹿進行雪橇之旅。 和去年一樣，我們將有城鎮標誌。 此外，我們想在鎮中心建立一個移動圓形劇場，配備燈光、煙火和煙霧機來開始演出。

今年，我們正在為聖誕樹及其運往 Whoville 的運輸尋求資金。 但是，我們很樂意接受您可以提供的任何其他幫助。 請讓我知道您想提供什麼幫助，我會與您聯繫以獲取更多信息。

最好的，

[簽名]

Cindy Lou Who 首席聖誕組織者 Whoville, Inc.

附件：聖誕樹成本表，志願者機會清單

2. 正楷商業信函範例

大熊屬性 

有限責任公司

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

主題：就業證明

親愛的阿曼達，

您的一名員工 Hayley McPhee 申請了我們其中一個公寓大樓的公寓。 我聯繫你要工作證明。

為了讓她的住房申請獲得批准，我需要工作證明和工資信息。 請在您方便時儘早將其發送至本信頂部所列的地址。 如果您可以將其作為 PDF 附件，我也可以通過電子郵件接受此信息。

以下是我正在為該應用程序尋找的信息的快速摘要。

• 一封證明她工作的信
• 薪酬匯總

最好的，

[簽名]

喬安妮·斯科特大熊地產有限責任公司