7つのステップでビジネスレターをフォーマットする方法

正式なビジネス レターを書くことは、威圧的な作業のように感じるかもしれませんが、難しい必要はありません。 洗練された通信文を作成するために簡単に従うことができる、レイアウトとトーンの確立されたルールがあります。

最近では、ほとんどのビジネス レターがデジタル ドキュメントとして送信されますが、昔ながらの方法で印刷されていることもあります。 ビジネスレターは、他の重要なビジネス通信の中で、利害関係者に通知したり、参照レターを提供したり、雇用を確認したり、求人を共有したりするために使用できます。

このガイドでは、ブロック フォームを使用してビジネス目的でレターをフォーマットする方法について説明します。 (書式設定のその他のオプションには、変更されたブロック、セミブロック、およびインデント フォームが含まれます。)

ビジネスに取り掛かりましょう。

ビジネスレターのフォーマット

ビジネスレターは、正式な目的を果たす正式に書かれた文書です。 通常、ある会社から別の会社、またはクライアント、利害関係者、または従業員に送信されます。 適切にフォーマットされた文字は、構造、統一性、組織を示します。

ここでは、ビジネスレターをフォーマットする際に注意する必要があることを説明します。

• 余白
• 間隔
• フォントサイズ
• 住所
• レターヘッド
• 正当化

ビジネスレターの書き方

ビジネスレターの書式設定は難しく感じる必要はありません。 12 世紀に始まった単純な 6 ステップのプロセスがあります。 それは9世紀前のことです！ この実証済みの方法に従って、正式な通信を効率的かつ効果的に構築します。

1ドキュメント設定

ビジネス レターを書き始める前に、フォントを Times New Roman または Arial、フォント サイズ 12 に設定します。テキストを左揃えにし、段落間に空白行を入れてシングル スペースで書くようにします。 ドキュメントの上下に 2 インチ、両側に 1 インチの余白が必要です。

2連絡先と日付

レターの一番上に、個人または会社の名前と連絡先の詳細を含むレターヘッドを追加します。 レターヘッドは多くの場合、文書の上部の中央に配置されるか、左側に配置され、名前と会社のロゴ (関連​​する場合) が上部の行に表示され、その下の行に場所や連絡先の詳細などのその他の関連情報が表示されます。オプション。

レターヘッドの下に、あなたと受取人の両方の連絡先情報を追加します。 以下は、レターの上部に記載する必要がある情報を、表示される順序で示しています。

• あなたの名前
• あなたの職種
• あなたの会社
• 会社の住所
• 会社の電話番号
• ビジネス用メールアドレス

情報の最後の行をスキップして、手紙を書いている日付を挿入します。 次に、受信者の情報を追加する前に、別の行をスキップします。

• 受取人の名前
• 受取人の役職
• 受取人の会社
• 受取人の会社の住所

もう一度、行を飛ばして、太字で手紙の件名を追加します。

3挨拶

ビジネスレターは正式な文書でなければなりません。 挨拶は、手紙の専門的な性質と一致する必要があります。

ここでは、ビジネスレターに使用できる挨拶をいくつか紹介します。

• ご担当者様
• 親愛なる Mr. / Ms. / Mx. /博士[名字]
• [名] 様 (受信者と非公式な関係にある場合)

4ボディ

さあ、書く時が来ました。 各段落の間に余分なスペースを入れたシングルスペース行を使用して、ビジネス レターの本文を下書きします。 ほとんどのビジネス レターの本文は、3 つの部分に分かれています。 レターは 1 ページに収めるようにしてください。これが望ましいです。

• はじめに:手紙の目的を紹介します。なぜそれを書いているのか、何を達成したいのか、そしてあなたがカバーする重要な情報の簡単な概要を説明してください.
• 本文:導入段落で説明した重要な情報について詳しく説明します。 これは、1 ～ 5 段落の範囲で指定できます。
• 結論:話し合ったことをすべて要約します。 関連する場合は、行動を促すフレーズまたは次のステップを含めます。

5結びと署名

手紙を締めくくるのは気まずいかもしれません。 ただし、使い古された陳腐な締めくくりは、実際にはプロの手紙にぴったりです。 正式または非公式の締めくくりを選択する場合でも、それをプロフェッショナルに保ちます。 これらはいくつかの可能性です。

• 心から
• 丁重に
• 心から
• 一番
• ありがとう
• よろしく

締めくくりの下には、4 ～ 6 行の空白を残しておきます。これにより、文書を印刷した後、または電子署名アプリケーションを介して文書に署名できるようになります。 この 4 行の後に、名前の下の行に氏名と役職を入力します。

6エンクロージャー (オプション)

フォームやレジュメなど、レターに含めたいドキュメントがある場合は、「Enclosure(s):」と書き、その後に他のドキュメントのリストを、締めくくりの数行下に書き留めてください。

7レビュー

手紙を送る前に、時間をかけて校正してください。 プロの手紙は、書式が正しいだけでなく、文法、句読点、スペルも間違いのないものでなければなりません。 文法チェックを実行し、口調を考慮して、プロフェッショナルに聞こえるようにします。

ビジネスレターのフォーマット例

1ブロック形式のビジネスレターの例

フービル株式会社

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

件名: クリスマス セレブレーション ロジスティクス

グリンチ様

私たちのクリスマスのお祝いをこれまで以上に大きく、明るくするためにあなたの助けを求めるために手紙を書いています. 過去にお祝いのお手伝いをさせていただきましたので、今年もよろしくお願いいたします。

今年のクリスマス ツリーには、ペンシルベニア州オーバーン産の高さ 84 フィートの白いモミを想像しています。 いくつかの輸送ロジスティクスが必要になります。 さらに、本物のトナカイと一緒にそりに乗りたいと思っています。 昨年同様、町のサインも一緒に行います。 さらに、ショーを開始するために、ライト、線香花火、フォグ マシンを備えた移動式円形劇場を町の中心部に設置したいと考えています。

今年は、クリスマス ツリーとそのフービルへの輸送のための資金を求めています。 ただし、ご提供いただけるその他のサポートは喜んでお受けいたします。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。詳細についてご連絡いたします。

一番、

[サイン]

Cindy Lou Who チーフ クリスマス オーガナイザー Whoville, Inc.

同封物：クリスマスツリーのコストシート、ボランティアの機会のリスト

2. ブロック形式のビジネスレターの例

ビッグベアプロパティ 

有限責任会社

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

件名: 雇用証明

親愛なるアマンダ、

あなたの従業員であるヘイリー・マクフィーが、私たちの集合住宅の 1 つにアパートを申し込んでいます。 在職証明書を求めてあなたに連絡しています。

彼女の住居申請が承認されるためには、雇用証明と給与情報が必要です。 できるだけ早く、この手紙の上部に記載されている住所に送付してください。 この情報は、PDF として添付していただければ、メールでも受け付けます。

以下は、このアプリケーションで求めている情報の簡単な要約です。

• 彼女の雇用を証明する手紙
• 給与概要

一番、

[サイン]

ジョアン・スコット・ビッグ・ベア・プロパティーズ、LLC