كيفية تنسيق خطاب العمل في 7 خطوات

قد تبدو كتابة خطاب عمل رسمي مهمة مخيفة ، ولا يجب أن تكون صعبة. هناك قواعد ثابتة للتنسيق والنبرة يمكنك اتباعها بسهولة لإنشاء مراسلات مصقولة.

بينما يتم إرسال معظم خطابات العمل كمستندات رقمية هذه الأيام ، ستظل تجدها تتم طباعتها بالطريقة القديمة. يمكن استخدام خطابات العمل لإبلاغ أصحاب المصلحة ، أو تقديم خطاب مرجعي ، أو تأكيد التوظيف ، أو مشاركة عرض عمل ، من بين المراسلات التجارية المهمة الأخرى.

في هذا الدليل ، سنناقش كيفية تنسيق خطاب لأغراض تجارية باستخدام نموذج الكتلة. (تتضمن الخيارات الأخرى للتنسيق الكتلة المعدلة ونصف الكتلة والنماذج ذات المسافة البادئة.)

دعونا ننكب على العمل.

تنسيق خطاب عمل

خطاب العمل هو مستند مكتوب رسميًا يخدم غرضًا رسميًا. عادة ما يتم إرسالها من شركة إلى أخرى ، أو إلى العملاء أو أصحاب المصلحة أو الموظفين. تعرض الحروف المنسقة بشكل صحيح البنية والتوحيد والتنظيم.

إليك ما تحتاج إلى الانتباه إليه عند تنسيق خطاب عملك.

• هوامش
• تباعد
• حجم الخط
• عنوان
• ترويسة
• التبرير

كيفية تنسيق خطاب العمل

لا يحتاج تنسيق خطاب العمل إلى الشعور بالضيق. هناك عملية بسيطة من ست خطوات نشأت في القرن الثاني عشر. كان ذلك قبل تسعة قرون! اتبع هذه الطريقة المجربة والصحيحة لتنظيم المراسلات الرسمية بكفاءة وفعالية.

1 إعدادات المستند

قبل أن تبدأ في كتابة خطاب العمل الخاص بك ، اضبط الخط على Times New Roman أو Arial ، حجم الخط 12. قم بمحاذاة النص إلى اليسار وتأكد من أن كتابتك متباعدة ، مع وضع سطر فارغ بين الفقرات. يجب أن يكون هناك هامش 2 بوصة في أعلى وأسفل المستند وهامش بوصة واحدة على كلا الجانبين.

2 معلومات الاتصال والتاريخ

في الجزء العلوي من رسالتك ، أضف الورق ذي الرأسية الخاص بك ، والذي يتضمن اسم الفرد أو الشركة وتفاصيل الاتصال. غالبًا ما يتم توسيط الورقة ذات الرأسية أو محاذاة إلى اليسار في الجزء العلوي من المستند مع الاسم وشعار الشركة (إذا كان ذلك مناسبًا) في السطر العلوي ، ومعلومات أخرى ذات صلة ، مثل الموقع وتفاصيل الاتصال في الأسطر أدناه ، على الرغم من أن هذه المعلومات هي خياري.

أسفل الورق ذي الرأسية ، أضف معلومات الاتصال لك وللمستلم. فيما يلي المعلومات التي يجب عليك إدراجها في الجزء العلوي من رسالتك ، بالترتيب الذي يجب أن تظهر به.

• اسمك
• المسمى الوظيفي
• شركتك
• عنوان عملك
• رقم هاتف عملك
• عنوان البريد الإلكتروني لعملك

تخطي سطرًا في نهاية معلوماتك وأدخل التاريخ الذي تكتب فيه الرسالة. ثم تخطي سطرًا آخر قبل إضافة معلومات المستلم.

• اسم المستلم الخاص بك
• لقب المستلم الخاص بك
• شركة المستلم الخاص بك
• عنوان شركة المستلم الخاص بك

مرة أخرى ، تخطي سطرًا ، وأضف موضوع رسالتك بالخط العريض.

3 التحية

يجب أن يكون خطاب العمل وثيقة رسمية. يجب أن تتوافق التحية مع الطبيعة المهنية للرسالة.

فيما يلي بعض التحية التي قد تستخدمها لرسالة عمل.

• إلى من يهمه الأمر
• عزيزي السيد / السيدة / م. / د. [اسم العائلة]
• عزيزي [الاسم الأول] (إذا كانت لديك علاقة غير رسمية مع المستلم)

4 الجسم

حان الوقت الآن للكتابة. باستخدام أسطر أحادية المسافات مع وجود مسافة إضافية بين كل فقرة ، قم بمسودة نص خطاب عملك. يتكون جسم معظم خطابات الأعمال من ثلاثة أجزاء. اهدف إلى إبقاء الحرف في صفحة واحدة ، وهو ما يُفضل.

• مقدمة: اعرض الغرض من رسالتك.اشرح سبب كتابتك ، وما الذي تأمل في تحقيقه ، ونظرة عامة سريعة على المعلومات المهمة التي ستغطيها.
• النص الرئيسي: قدم تفاصيل حول المعلومات المهمة التي أوجزتها في الفقرة التمهيدية. يمكن أن يكون هذا في أي مكان من فقرة إلى خمس فقرات.
• الخلاصة: لخص كل ما ناقشته. قم بتضمين دعوة للعمل أو الخطوات التالية ، إذا كان ذلك مناسبًا.

5 الختام والتوقيع

قد تشعر بالحرج عند إنهاء الرسالة. يمكن أن يكون الإغلاق المبتذل المفرط في الواقع مناسبًا تمامًا لرسالة احترافية. سواء اخترت إغلاقًا رسميًا أو غير رسمي ، حافظ على احترافه. هذه بعض الاحتمالات.

• بإخلاص
• باحترام
• بحرارة
• أفضل
• شكرًا لك
• يعتبر

أسفل الختام ، اترك أربعة إلى ستة أسطر فارغة بحيث يمكنك توقيع المستند إما بعد طباعته أو عبر تطبيق التوقيع الإلكتروني. بعد هذه الأسطر الأربعة ، اكتب اسمك الكامل والمسمى الوظيفي الخاص بك على السطر الموجود أسفل اسمك.

6 حاويات (اختياري)

إذا كانت لديك مستندات تريد تضمينها مع رسالتك ، مثل نموذج أو سيرة ذاتية ، فيمكنك تدوينها عن طريق كتابة "الضميمة (الضميمة):" متبوعة بقائمة من المستندات الأخرى ، أسفل سطور قليلة من الإغلاق.

7 مراجعة

قبل أن ترسل رسالتك ، خذ الوقت الكافي لمراجعتها. لا يتم تنسيق الخطاب الاحترافي بشكل صحيح فحسب ، بل يجب أن تكون القواعد النحوية وعلامات الترقيم والهجاء خالية من الأخطاء. قم بإجراء تدقيق نحوي وفكر في نبرة صوتك للتأكد من أنك تبدو محترفًا.

أمثلة على تنسيق خطاب العمل

1 نموذج كتلة نموذج خطاب العمل

Whoville، Inc.

Cindy Lou Who Whoville، Inc. 12 Who St. Whoville، Wyoming 83002307-555-9466 [email protected]

1 نوفمبر 2023

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas، LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake، Wyoming 83014307-555-8484

الموضوع: الاحتفال بعيد الميلاد اللوجستية

عزيزي السيد غرينش ،

أكتب إليكم لأطلب مساعدتكم في جعل احتفالنا بعيد الميلاد أكبر وأكثر إشراقًا من أي وقت مضى. نظرًا لأنك ساعدتنا في الماضي في تسهيل الاحتفال ، نأمل أن تكون على استعداد للمشاركة مرة أخرى هذا العام.

أتخيل تنوبًا أبيض طوله 84 قدمًا لشجرة عيد الميلاد لدينا هذا العام ، واحدة من أوبورن ، بنسلفانيا. سوف يتطلب بعض لوجستيات النقل. بالإضافة إلى ذلك ، نأمل في إجراء جولات ركوب مزلقة باستخدام حيوان الرنة الحقيقي. مثل العام الماضي ، سيكون لدينا توقيع المدينة. بالإضافة إلى ذلك ، نرغب في إنشاء مدرج متحرك في وسط المدينة مزود بأضواء وأضواء شرارة وآلة ضباب لبدء العرض.

هذا العام ، نسعى للحصول على تمويل لشجرة عيد الميلاد ونقلها إلى Whoville. ومع ذلك ، يسعدنا قبول أي مساعدة أخرى يمكنك تقديمها. يرجى إعلامي بما ترغب في المساعدة فيه ، وسأكون على اتصال بمزيد من المعلومات.

أفضل،

[إمضاء]

سيندي لو هو رئيس منظمة عيد الميلاد Whoville، Inc.

المرفقات: ورقة تكلفة شجرة عيد الميلاد ، قائمة بفرص التطوع

2. مثال على نموذج كتلة الرسالة التجارية

 خصائص الدب الكبير 

شركة ذات مسؤولية محدودة

Joanne Scott Big Bear Properties، LLC 12 Bear St. Los Angeles، CA 90001310-555-2788 [email protected]

17 مارس 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica، CA 90401310-555-3474 [email protected]

الموضوع: إثبات الوظيفة

عزيزتي أماندا ،

تقدم موظفك ، هايلي ماكفي ، بطلب للحصول على شقة في أحد مجمعاتنا السكنية. أنا أتواصل معك لإثبات التوظيف.

من أجل الموافقة على طلب السكن الخاص بها ، أحتاج إلى دليل على معلومات التوظيف والراتب. الرجاء إرسال هذا إلى العنوان المدرج أعلى هذه الرسالة في أقرب وقت يناسبك. يمكنني أيضًا قبول هذه المعلومات عبر البريد الإلكتروني إذا كان بإمكانك إرفاقها كملف PDF.

فيما يلي ملخص سريع للمعلومات التي أسعى إليها لهذا التطبيق.

• خطاب يفيد بوظيفتها
• ملخص الراتب

أفضل،

[إمضاء]

جوان سكوت بيغ بير العقارية ، ذ