5 วิธีในการทำให้อีเมลของคุณสั้นและน่าฟัง

อีเมลของคุณคล้ายกับโนเวลลาสและมาพร้อมกับสารบัญหรือไม่? เราทุกคนต้องการการตอบกลับอีเมลของเราเร็วขึ้น แต่เราไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จเสมอไป

อีเมลฉบับนิยายจะจบลงในกล่องจดหมายที่ชำระล้าง เพราะไม่มีใครอยากท่องประโยคที่ซับซ้อนเหล่านั้นเพื่อค้นหาว่าคุณต้องการอะไร (พวกเขาไม่มีเวลา)

ด้วยเหตุนี้ อีเมลที่มีความยาวจึงมีอัตราการตอบกลับต่ำและเวลาในการตอบกลับช้า

ข่าวดี? อีเมลที่กระชับและชัดเจนมีผลตรงกันข้าม

การรักษาอีเมลของคุณให้สั้นและกระชับช่วยให้คุณสื่อสารข้อความของคุณได้ดีขึ้นและเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับการตอบกลับในเวลาที่เหมาะสม

อ่านเพื่อยกระดับเกมอีเมลของคุณและเรียนรู้ห้าวิธีง่ายๆ ในการทำให้อีเมลของคุณสั้นและน่าสนใจ

1 กำหนดขีดจำกัดความยาว

ถ้าความยาวของอีเมลของคุณอยู่เหนือการควบคุม ให้ลองตั้งค่าขีดจำกัดความยาวที่บังคับสำหรับข้อความทั้งหมด การมีขีดจำกัดในใจก่อนเริ่มเขียนจะช่วยให้คุณควบคุมการใช้คำฟุ่มเฟือยได้

การศึกษาโดยบูมเมอแรงพบว่าอีเมลระหว่าง 75 ถึง 100 คำมีอัตราการตอบกลับที่ดีที่สุด หากการนับจำนวนคำเป็นเรื่องยากสำหรับคุณ ให้ลองจำกัดจำนวนประโยค

เชื่อหรือไม่ ห้าประโยคเท่านั้นที่คุณต้องการสำหรับอีเมลส่วนใหญ่ หากคุณต้องการมากกว่านั้น อาจเป็นสัญญาณว่าการโทรศัพท์หรือแฮงเอาท์วิดีโออาจมีประสิทธิภาพมากกว่าในการหาคำตอบที่คุณต้องการ

2 แก้ไขเหมือนคุณเป็นเฮมิงเวย์

หลังจากที่คุณเขียนอีเมลแล้ว โปรดสละเวลาสักครู่เพื่ออ่านสิ่งที่คุณเพิ่งเขียน นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ตัดวลีที่ไม่จำเป็น และเขียนประโยคใหม่ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น คุณอาจพบว่าคุณใช้เวลาสามประโยคเพื่อในที่สุดก็มาถึงความคิดที่สามารถแสดงออกอย่างชัดเจนด้วยประโยคเดียว

ฝึกฝนการเข้าประเด็นและตัดแต่งอีเมลของคุณให้เหลือเพียงสิ่งสำคัญ:

• คุณคือใคร? (ไม่บังคับหากพวกเขารู้จักคุณอยู่แล้ว)
• คุณต้องการอะไร
• ทำไมพวกเขาควรให้คุณ?
• คุณต้องการมันเมื่อไหร่?

การแก้ไขข้อความของคุณอย่างละเอียดก่อนที่คุณจะกดส่งเป็นหนึ่งในการป้องกันที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการควบคุมอีเมลที่มีความยาว

3 ปรับแต่งการพูดคุยเล็ก ๆ

การไม่พูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ในตอนต้นของอีเมลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดจำนวนคำและพูดตรงประเด็น มันอาจจะเป็นวิธีที่ดีในการรุกรานผู้คน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณเสมอ หากคุณยังคงพัฒนาความสัมพันธ์ การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ อย่างรอบคอบอาจเป็นประโยชน์ หากคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี การพูดคุยเล็กน้อยก็อาจไม่จำเป็น (และตัดออกไปได้ง่าย)

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมในหัวข้อนี้ โปรดดู 5 ทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ “ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะช่วยคุณได้”

4 มีเป้าหมายเดียวต่ออีเมล

คุณอาจคิดว่ามันมีประสิทธิภาพที่จะรวมทุกรายละเอียดไว้ในอีเมลฉบับเดียว แต่ยิ่งมีคำถามและคำขอที่คุณยัดเยียดเข้ามามากเท่าไหร่ ข้อความของคุณก็จะยิ่งยาวขึ้นและล้นหลามมากขึ้นเท่านั้น

ให้เน้นที่การมีเป้าหมายที่ชัดเจนเพียงเป้าหมายเดียวสำหรับอีเมลแต่ละฉบับ สิ่งนี้จะเพิ่มโอกาสที่ผู้รับของคุณจะอ่านและตอบกลับข้อความของคุณ

หากคุณต้องใส่คำถามหลายรายการจริงๆ ให้ลองจัดระเบียบในรูปแบบหัวข้อย่อย

5 ลงชื่อออกด้วยความกตัญญู

เมื่ออีเมลของคุณมีความยาวลดลง คุณอาจเสี่ยงที่จะดูไม่ชัด การแสดงความขอบคุณในการลงชื่อออกเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทุกอย่างราบรื่น และ เพิ่มอัตราการตอบกลับอีเมลของคุณ

การลงชื่อออกจากระบบที่มีเวอร์ชัน "ขอบคุณ" สัมพันธ์กับอัตราการตอบกลับที่เพิ่มขึ้น 36% เมื่อเทียบกับการลงชื่อออกจากระบบอื่นๆ ต้องการแรงบันดาลใจ? ต่อไปนี้เป็นวิธีพิเศษ 11 วิธีในการกล่าว "ขอบคุณ" ในอีเมล

เคล็ดลับที่คุณชื่นชอบในการทำให้อีเมลของคุณสั้นและน่าสนใจคืออะไร