5 modi per mantenere le tue e-mail brevi e dolci

Pubblicato: 2019-01-18

Le tue e-mail assomigliano a novelle e sono dotate di un sommario? Tutti desideriamo risposte più rapide alle nostre e-mail, ma non sempre ci prepariamo per il successo.

Le e-mail lunghe come un romanzo finiscono nel purgatorio della posta in arrivo perché nessuno vuole passare attraverso tutte quelle frasi contorte per capire cosa stai chiedendo. (Né hanno il tempo).

Di conseguenza, le e-mail lunghe hanno tassi di risposta bassi e tempi di risposta lenti.

Le buone notizie? Email chiare e concise hanno l'effetto opposto.

Mantenere le tue e-mail brevi e dolci ti consente di comunicare meglio il tuo messaggio e aumenta la probabilità che tu riceva una risposta tempestiva.

Continua a leggere per migliorare il tuo gioco di posta elettronica e impara cinque semplici modi in cui puoi mantenere le tue e-mail brevi e dolci.

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1 Imporre un limite di lunghezza

Se la lunghezza della tua email è fuori controllo, prova a impostare un limite di lunghezza obbligatorio per tutti i messaggi. Avere in mente il tuo limite prima di iniziare a scrivere ti aiuterà a tenere sotto controllo la tua verbosità.

Uno studio di Boomerang ha rilevato che le e-mail tra le 75 e le 100 parole ottengono i migliori tassi di risposta. Se è difficile tenere traccia del conteggio delle parole, prova a limitare il numero di frasi.

Che ci crediate o no, cinque frasi sono tutto ciò che serve per la maggior parte delle email. Se hai bisogno di molto di più, potrebbe essere un segno che saltare su una telefonata o una videochiamata potrebbe essere più efficiente per ottenere le risposte di cui hai bisogno.

2 Modifica come se fossi Hemingway

Dopo aver scritto la tua email, dedica qualche minuto a leggere ciò che hai appena scritto. Questa è la tua occasione per verificare la presenza di errori grammaticali, tagliare frasi non necessarie e riscrivere frasi per essere più chiare. Potresti scoprire di aver impiegato tre frasi per arrivare finalmente a un'idea che avrebbe potuto essere espressa chiaramente con una frase.

Esercitati ad arrivare al punto e a ridurre le tue email all'essenziale:

Chi sei? (Facoltativo se ti conoscono già).
Che cosa vuoi?
Perché dovrebbero dartelo?
Entro quando ne hai bisogno?

Dare al tuo messaggio una modifica completa prima di premere invio è una delle tue migliori difese per frenare le e-mail lunghe.

3 Personalizza le chiacchiere

Annullare le chiacchiere all'inizio di un'e-mail è un ottimo modo per ridurre il numero di parole e andare dritto al punto. Potrebbe anche essere un ottimo modo per offendere le persone.

La migliore linea d'azione dipende sempre dal tuo pubblico. Se stai ancora sviluppando la relazione, alcune chiacchiere premurose possono essere vantaggiose. Se conosci bene il destinatario, le chiacchiere possono essere superflue (e quindi facilmente tagliabili).

Per ulteriori indicazioni su questo argomento, dai un'occhiata a 5 alternative migliori a "Spero che questa email ti trovi bene".

4 Avere un obiettivo per e-mail

Potresti pensare che sia efficiente includere ogni singolo dettaglio in un'e-mail, ma più domande e richieste si stipano, più lungo e travolgente diventa il tuo messaggio.

Invece, concentrati sull'avere un obiettivo chiaramente indicato per ogni email. Ciò aumenterà la probabilità che il tuo destinatario legga e risponda al tuo messaggio.

Se devi davvero includere più richieste, prova a organizzarle sotto forma di punti elenco.

Ciao Debbie,

Come va? Non posso credere che la settimana sia finita!

Stavo parlando con il team oggi e ci siamo resi conto che non eravamo sicuri se volevi tovaglie d'oro o d'argento. Fammi sapere la tua preferenza in modo che possiamo ottenere quelli ordinati.

Inoltre, il ristoratore vuole sapere se preferisci il tofu o il seitan per l'opzione vegetariana. Presumo che tu voglia del tofu, ma ho pensato che dovremmo chiedere.

Oh, e ora che la band è confermata, a che ora volevi che arrivassero? Le 16:00 vanno bene o è troppo tardi?

Migliore,

Giovanna

Ciao Debbie,

Buon mercoledì! La pianificazione dell'evento sta andando alla grande, in questo momento abbiamo bisogno del tuo contributo su queste tre domande:

Oro o argento per le tovaglie?
Tofu o seitan per l'opzione vegetariana?
A che ora dovrebbe arrivare la band?

Fateci sapere le vostre risposte al più tardi entro mezzogiorno di venerdì.

Grazie in anticipo!

Giovanna

5 Esci con gratitudine

Man mano che le tue email diminuiscono di lunghezza, puoi correre il rischio di sembrare brusco. Includere un'espressione di gratitudine nella tua approvazione è un ottimo modo per mantenere le cose dolci e aumentare il tasso di risposta delle tue e-mail.

Le approvazioni che includono una versione di "grazie" sono correlate a un aumento del 36% del tasso di risposta rispetto ad altre approvazioni. Hai bisogno di ispirazione? Ecco 11 modi unici per dire "grazie" in un'e-mail.