5 種方法讓您的電子郵件保持簡短和甜蜜

已發表: 2019-01-18

您的電子郵件是否類似於中篇小說並帶有目錄？我們都希望更快地回复我們的電子郵件，但我們並不總是為成功做好準備。

小說長度的電子郵件最終進入收件箱煉獄，因為沒有人願意通過所有這些錯綜複雜的句子來弄清楚你在問什麼。（他們也沒有時間）。

因此，冗長的電子郵件響應率低且響應時間慢。

好消息？清晰、簡潔的電子郵件會產生相反的效果。

讓您的電子郵件簡短而溫馨，可以讓您更好地傳達您的信息，並增加您收到及時回复的可能性。

繼續閱讀以升級您的電子郵件遊戲，並學習五種簡單的方法可以讓您的電子郵件保持簡短和甜蜜。

這裡有一個提示：想要確保你的寫作總是看起來很棒嗎？ Grammarly 可以幫助您避免在所有您喜歡的網站上出現拼寫錯誤、語法和標點錯誤以及其他寫作問題。

1施加長度限制

如果您的電子郵件長度失控，請嘗試為所有郵件設置強制性長度限制。在開始寫作之前記住你的限制將幫助你控制你的冗長。

Boomerang 的一項研究發現，長度在 75 到 100 個單詞之間的電子郵件的回复率最高。如果您難以跟踪字數，請嘗試限制句子的數量。

信不信由你，大多數電子郵件只需要五句話。如果您需要的遠不止這些，這可能表明撥打電話或視頻通話可能更有效地獲得所需的答案。

寫完電子郵件後，請花幾分鐘時間閱讀您剛剛寫的內容。這是您檢查語法錯誤、刪除不必要的短語並重寫句子以使其更清晰的機會。你可能會發現你花了三句話才最終得出一個可以用一句話就可以清楚表達的想法。

練習切入主題並將您的電子郵件精簡為要點：

在您按下發送之前對您的消息進行徹底的編輯是遏制冗長電子郵件的最佳防禦措施之一。

在電子郵件開頭取消閒聊是減少字數並直奔主題的好方法。這也可能是冒犯他人的好方法。

最好的行動方案總是取決於你的聽眾。如果你還在發展這段關係，一些深思熟慮的閒聊可能是有利的。如果你很了解收件人，閒聊可能是多餘的（因此很容易被切斷）。

有關此主題的更多指導，請查看“我希望這封電子郵件能找到你”的 5 個更好的替代方案。

你可能認為在一封電子郵件中包含每一個細節是有效的，但是你填入的問題和要求越多，你的信息就會變得越長、越不堪重負。

相反，專注於為每封電子郵件製定一個明確的目標。這將增加您的收件人閱讀和回复您的信息的可能性。

如果您確實必須包含多個問題，請嘗試以項目符號的形式組織它們。

嗨，黛比，

你好嗎？我不敢相信這一周已經過去了一半！

我今天與團隊交談，我們意識到我們不確定您是否想要金色或銀色桌布。讓我知道您的偏好，以便我們訂購。

此外，餐飲服務商想知道您是否喜歡豆腐或麵筋作為素食選擇。我想你想要豆腐，但我想我們應該問。

哦，現在樂隊已經確定了，你希望他們什麼時候到達？下午 4:00 可以嗎？還是太晚了？

最好的，

喬安娜

嗨，黛比，

週三快樂！活動策劃進展順利，現在我們需要您對以下三個問題的意見：

請最遲在周五中午之前告訴我們您的答案。

提前致謝！

喬安娜

隨著您的電子郵件長度減少，您可能會冒著顯得粗魯的風險。在簽收時表達感謝是保持甜蜜和提高電子郵件回复率的好方法。

與其他簽字相比，包含“謝謝”版本的簽字與響應率增加 36% 相關。需要靈感嗎？以下是在電子郵件中說“謝謝”的 11 種獨特方式。