Ce înseamnă a pune cititorul în centrul comunicării profesionale

Acest articol a apărut inițial pe Thrive Global.

Lucrul de la distanță înseamnă să comunici mai mult prin scris. Dar comunicarea scrisă poate fi o metodă eficientă de împărtășire a informațiilor și de menținere a echipelor conectate numai atunci când mesajele sunt ușor de înțeles și principalele concluzii sunt clare.

Și asta e mai greu acum decât înainte. Fără acces ușor la feedback direct în persoană, poate fi dificil să știi cum primește publicul ceea ce ai scris. Conform cercetărilor recente Grammarly, experiența acestei dificultăți este larg răspândită: profesioniștilor le este o provocare să știe cum se confruntă cu cei care le citesc scrisul. Vor să se simtă încrezători în a ști că punctele lor principale sunt clare și concise - că sunt înțelese.

Căutarea încrederii în comunicarea profesională crește doar pe măsură ce companiile iau în considerare modele permanente de lucru la distanță sau își extind perioadele de lucru la distanță. Acest lucru este cel mai important pentru noi la Grammarly, unde membrii echipei noastre pot lucra de la distanță până cel puțin până în august 2021. Compania noastră se concentrează pe construirea de oferte de produse care îi ajută pe oameni să fie înțeleși așa cum intenționează, pe a-i ajuta să perfecționeze modul în care un mesaj va fi interpretat înainte este chiar partajat. Asta înseamnă că ne gândim mereu critic la propria noastră comunicare profesională.

Iată trei lucruri de care am învățat să țin cont când scriu. Sper că vor putea ajuta alți profesioniști care navighează în comunicarea scrisă astăzi, mâine și mai departe în viitorul nostru de lucru la distanță.

Publicul tău este pe primul loc

În zilele noastre, scrisul se întâmplă adesea din mers și probabil în timp ce jonglați cu apelurile video și obligațiile personale, toate simultan. Când trecem rapid prin munca noastră pentru a bifa caseta și a trece la următorul lucru, este posibil să nu ne oprim întotdeauna să luăm în considerare destinatarul mesajului nostru.

Comunicarea bine scrisă și atentă face cititorul să se simtă înțeles – arată că îți pasă. Pentru a vă asigura că nu vă mișcați prea repede, gândiți-vă la următoarele:

Luați în considerare întrebările în mod proactiv: înainte de a scrie comunicarea dvs., gândiți-vă la întrebările pe care cititorul dvs. le-ar putea adresa ca răspuns la mesajul dvs. Punerea cititorului pe primul loc în acest fel demonstrează că ai luat în considerare perspectiva lui și ajută mesajul tău să rezoneze.

Includeți atingeri personale: cel mai simplu mod de a demonstra că vă pasă de cititorul dvs. este să vă individualizați mesajul. Creați un raport incluzând o anecdotă personală sau făcând referire la o realizare recentă importantă a persoanei căreia îi scrieți.

Fii tu însuți: în noua noastră realitate de lucru la distanță, mulți oameni caută doar un pic mai mult de o calitate umanizantă în interacțiunile lor de muncă. Fă loc în scrisul tău pentru a-ți injecta personalitatea, astfel încât cititorul tău să se conecteze cu mesajul la nivel personal – în plus, îi poate da și altora putere să se exprime.

Așa o spui — și cât de mult

A te asigura că comunicarea ta ajunge așa cum vrei să ajungă înseamnă, de asemenea, să ai o înțelegere a ceea ce face scrisul eficient. Într-un mediu de lucru la distanță, nu ne permitem luxul de a citi în cameră sau de a clarifica rapid punctele cheie împreună cu colegii noștri.

Pentru a vă asigura că mesajul dvs. este primit conform intenției, luați în considerare următoarele atunci când examinați schița scrisă:

Ține cont de structura propoziției: dacă mesajul tău este înțeles poate depinde adesea de modul în care ți-ai organizat gândurile. Atingeți o lizibilitate optimă încercând să obțineți propoziții concise și limitând construcțiile pronunțate.

Luați în considerare tonul dvs.: asigurați-vă că tonul comunicării dvs. scrise este aliniat cu contextul mesajului. De exemplu, un anunț personal interesant nu ar trebui să fie scris pe un ton formal de afaceri, dar plecarea unui angajat pe termen lung garantează probabil un mesaj care transmite sinceritatea adecvată.

Eliminați redundanțele: chiar și scriitorii mari sunt predispuși să spună același punct de mai multe ori în moduri diferite. Pe măsură ce citești ceea ce ai scris, întreabă-te dacă vreunul dintre punctele tale este redundant – sau dacă folosești același cuvânt de prea multe ori – și nu-ți fie teamă să editezi în jos considerabil.

Diavolul este în . . . formatare

În orice scrii, știi cel mai bine ce informații sunt cele mai importante. Nu-ți face cititorul să ghicească îngropându-ți punctele cheie în blocuri mari de text.

De exemplu, este posibil să aveți un îndemn la acțiune bazat pe termene limită care necesită o anumită setare de context. Pentru a vă asigura că cititorul dvs. nu pierde aceste informații, îndreptați-i atenția prin formatarea punctelor cheie în mod diferit.

Iată câteva sfaturi care să te ajute să descoperi în scris:

Conduceți-vă cu ideile dvs. cheie: puneți cuvintele cheie la începutul fiecărui paragraf pentru a vă asigura că cititorul înțelege rapid informațiile esențiale și nu pierde punctul dvs. principal. Acest lucru vă va permite să vă susțineți în mod constant concluziile cu context, dar să nu îngropați niciodată avantajul.

Evidențiază ideile consecutive: atunci când există mai multe puncte cheie pe care trebuie să le înțeleagă cititorul, scoate-le cu marcaj pentru a le semnala importanța. Dacă dați peste o propoziție cu mai multe virgule, întrebați-vă dacă aceste informații ar putea fi transmise mai bine ca o listă.

Fiți îndrăzneți: informații importante îndrăznețe, cum ar fi termenele limită și orele de întâlnire, care altfel ar putea fi ratate în mesajul dvs. Pentru o concluzie cheie care este absolut esențială de transmis, s-ar putea să faceți un pas mai departe și chiar să adăugați o subliniere.

>> CITEȘTE MAI MULT: Cum să-ți faci scrisul concis și clar

În ultimele luni, comunicarea scrisă a devenit din ce în ce mai centrală pentru experiența noastră de lucru – iar această tendință nu se va încheia prea curând. Pe măsură ce viața noastră de lucru la distanță continuă să se dezvolte, cu toții ne trezim în căutarea unor modalități de a ne asigura că ne conectăm cu colegii și că ne facem înțeleși. Știu că înțeleg mereu cum să comunic cu colegii în scris. Sper că aceste sfaturi pe care le-am împărtășit pot ajuta profesioniștii care se află în aceeași situație.