Cosa significa mettere il lettore al centro della comunicazione professionale

Questo articolo è apparso originariamente su Thrive Global.

Lavorare da remoto significa dover comunicare di più attraverso la scrittura. Ma la comunicazione scritta può essere un metodo efficace per condividere informazioni e mantenere i team connessi solo quando i messaggi sono facili da comprendere e gli aspetti principali sono chiari.

E ora è più difficile di prima. Senza un facile accesso al feedback diretto di persona, può essere difficile sapere come il tuo pubblico riceve ciò che hai scritto. Secondo una recente ricerca Grammarly, l'esperienza di questa difficoltà è diffusa: i professionisti trovano difficile sapere come si imbattono in coloro che leggono i loro scritti. Vogliono sentirsi sicuri nel sapere che i loro punti principali sono chiari e concisi, che vengono capiti.

La ricerca di fiducia nella comunicazione professionale cresce solo quando le aziende considerano modelli di lavoro a distanza permanenti o estendono i loro periodi di lavoro a distanza. Questo è il principale obiettivo per noi di Grammarly, dove i membri del nostro team possono lavorare da remoto almeno fino ad agosto 2021. La nostra azienda si concentra sulla creazione di offerte di prodotti che aiutino le persone a essere comprese come intendono, aiutandole a perfezionare il modo in cui un messaggio verrà interpretato prima è anche condiviso. Ciò significa che pensiamo sempre in modo critico alla nostra comunicazione professionale.

Ecco tre cose che ho imparato a tenere a mente quando scrivo. Spero che possano aiutare altri professionisti a navigare nella comunicazione scritta oggi, domani e più avanti nel nostro futuro di lavoro a distanza.

Il tuo pubblico viene prima di tutto

In questi giorni, la scrittura spesso avviene al volo e probabilmente mentre si destreggiano tra videochiamate e obblighi personali tutto in una volta. Quando ci muoviamo rapidamente nel nostro lavoro per selezionare la casella e passare alla cosa successiva, potremmo non fermarci sempre a considerare il destinatario del nostro messaggio.

Una comunicazione ben scritta e ponderata fa sentire compreso il tuo lettore: mostra che ci tieni. Per assicurarti di non muoverti troppo velocemente, pensa a quanto segue:

Considera le domande in modo proattivo: prima di scrivere la tua comunicazione, pensa alle domande che il tuo lettore potrebbe porre in risposta al tuo messaggio. Mettere il lettore al primo posto in questo modo dimostra che hai considerato la sua prospettiva e aiuta il tuo messaggio a risuonare.

Includi tocchi personali: il modo più semplice per dimostrare che tieni al tuo lettore è personalizzare il tuo messaggio. Costruisci un rapporto includendo un aneddoto personale o facendo riferimento a un importante traguardo recente della persona a cui stai scrivendo.

Sii te stesso: nella nostra nuova realtà del lavoro a distanza, molte persone cercano solo un po' più di qualità umanizzante nelle loro interazioni di lavoro. Fai spazio nella tua scrittura per iniettare la tua personalità in modo che il tuo lettore si connetta con il messaggio a livello personale, inoltre, può anche consentire agli altri di esprimersi.

È come lo dici e quanto

Garantire che la tua comunicazione arrivi come vuoi che atterri significa anche avere una comprensione di ciò che rende efficace la scrittura. In un ambiente di lavoro a distanza, non possiamo permetterci il lusso di leggere la stanza o di chiarire velocemente i punti chiave con i nostri colleghi.

Per assicurarti che il tuo messaggio sia ricevuto come previsto, considera quanto segue quando esamini la tua bozza scritta:

Presta attenzione alla struttura della frase: se il tuo messaggio è compreso spesso può dipendere da come hai organizzato i tuoi pensieri. Ottieni una leggibilità ottimale cercando frasi concise e limitando le costruzioni prolisse.

Considera il tuo tono: assicurati che il tono della tua comunicazione scritta sia allineato al contesto del messaggio. Ad esempio, un annuncio personale entusiasmante non dovrebbe essere scritto in un tono di lavoro formale, ma la partenza di un dipendente a lungo termine probabilmente garantisce un messaggio che trasmetta un'adeguata sincerità.

Rimuovere le ridondanze: anche i grandi scrittori sono inclini a ribadire lo stesso punto più volte in modi diversi. Mentre rileggi quello che hai scritto, chiediti se qualcuno dei tuoi punti è ridondante, o se stai usando la stessa parola troppe volte, e non aver paura di modificare considerevolmente.

Il diavolo è nel. . . formattazione

In tutto ciò che scrivi, sai meglio quali informazioni sono più importanti. Non far indovinare il tuo lettore seppellendo i tuoi punti chiave all'interno di grandi blocchi di testo.

Ad esempio, potresti avere un invito all'azione basato su scadenze che richiede un'impostazione del contesto. Per assicurarti che il tuo lettore non perda queste informazioni, indirizza la sua attenzione formattando i tuoi punti chiave in modo diverso.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a sfondare nella tua scrittura:

Guida con i tuoi punti chiave: metti i tuoi punti chiave all'inizio di ogni paragrafo per assicurarti che il tuo lettore afferri rapidamente le informazioni essenziali e non perda il tuo punto principale. Ciò ti consentirà di supportare costantemente i tuoi takeaway con il contesto, ma non seppellire mai il vantaggio.

Evidenzia idee consecutive: quando ci sono più punti chiave che devi capire dal tuo lettore, elencali per segnalarne l'importanza. Se ti imbatti in una frase ripetuta con più virgole, chiediti se tale informazione potrebbe essere meglio trasmessa come un elenco.

Sii audace: metti in grassetto informazioni importanti, come scadenze e orari di incontro, che altrimenti potrebbero essere perse nel tuo messaggio. Per un takeaway chiave che è assolutamente essenziale da trasmettere, potresti fare un passo avanti e persino aggiungere una sottolineatura.

>>LEGGI DI PIÙ: Come rendere la tua scrittura concisa e chiara

In questi ultimi mesi, la comunicazione scritta è diventata costantemente più centrale nella nostra esperienza lavorativa e questa tendenza non si esaurirà presto. Mentre la nostra vita di lavoro a distanza continua a svilupparsi, ci troviamo tutti alla ricerca di modi per essere sicuri di entrare in contatto con i colleghi e farci capire. So che sto sempre sviluppando la mia comprensione di come comunicare con i colleghi per iscritto. Spero che questi suggerimenti che ho condiviso possano aiutare i professionisti che si trovano nella stessa situazione.