전문적인 커뮤니케이션에서 독자를 중심에 둔다는 것은 무엇을 의미합니까?

이 기사는 원래 Thrive Global에 게재되었습니다.

원격 근무는 글쓰기를 통해 더 많은 의사 소통을 해야 한다는 것을 의미합니다. 그러나 서면 커뮤니케이션은 메시지를 이해하기 쉽고 주요 내용이 명확할 때만 정보를 공유하고 팀을 연결하는 효과적인 방법이 될 수 있습니다.

그리고 지금은 예전보다 더 어렵습니다. 직접 대면 피드백에 쉽게 액세스할 수 없다면 청중이 귀하가 작성한 내용을 어떻게 받아들이는지 알기 어려울 수 있습니다. 최근 Grammarly 연구에 따르면 이러한 어려움에 대한 경험은 널리 퍼져 있습니다. 전문가들은 자신의 글을 읽는 사람들에게 자신이 어떻게 전달되는지 알기가 어렵습니다. 그들은 자신의 요점이 명확하고 간결하며 이해되고 있다는 확신을 갖고 싶어합니다.

기업이 영구적인 원격 근무 모델을 고려하거나 원격 근무 기간을 연장함에 따라 전문적인 의사 소통에 대한 자신감에 대한 검색이 커집니다. 이것은 우리 팀원들이 최소한 2021년 8월까지 원격으로 작업할 수 있는 Grammarly에서 가장 중요하게 생각하는 사항입니다. 우리 회사는 사람들이 의도한 대로 이해하도록 돕는 제품 제공을 구축하는 데 중점을 두고 있습니다. 심지어 공유됩니다. 이것은 우리가 항상 우리 자신의 전문적인 의사 소통에 대해 비판적으로 생각한다는 것을 의미합니다.

다음은 글을 쓸 때 명심해야 할 세 가지를 배웠습니다. 나는 그들이 오늘, 내일, 그리고 더 나아가 원격 근무의 미래로 서면 커뮤니케이션을 탐색하는 다른 전문가를 도울 수 있기를 바랍니다.

청중이 우선입니다

요즘은 글을 쓰는 일이 급하게 일어나는 경우가 많고, 영상 통화와 개인적인 의무를 동시에 하는 경우가 많습니다. 확인란을 선택하고 다음 작업으로 넘어가기 위해 빠르게 작업을 진행할 때 메시지를 받는 사람을 고려하기 위해 항상 멈추지는 않을 수 있습니다.

잘 쓰여지고 사려 깊은 커뮤니케이션은 독자가 이해받고 있다는 느낌을 갖게 합니다. 이는 귀하가 관심을 갖고 있음을 보여줍니다. 너무 빨리 움직이지 않도록 하려면 다음을 고려하십시오.

사전에 질문을 고려하십시오: 커뮤니케이션을 입력하기 전에 독자가 메시지에 대한 응답으로 질문할 수 있는 질문에 대해 생각하십시오. 이러한 방식으로 독자를 최우선으로 하는 것은 독자의 관점을 고려하고 메시지가 공감되도록 도왔다는 것을 보여줍니다.

개인적인 접촉 포함: 독자에 대한 관심을 나타내는 가장 쉬운 방법은 메시지를 개별화하는 것입니다. 개인적인 일화를 포함하거나 당신이 편지를 쓰고 있는 사람의 중요한 최근 성취를 언급함으로써 관계를 형성하십시오.

너 자신이 되라: 우리의 새로운 원격 근무 현실에서 많은 사람들이 업무 상호 작용에서 좀 더 인간적인 품질을 찾고 있습니다. 독자가 개인적인 수준에서 메시지와 연결될 수 있도록 글에 여유를 두어 다른 사람들도 자신을 표현할 수 있도록 하십시오.

그것은 당신이 말하는 방식이며 얼마나

커뮤니케이션이 원하는 대로 이루어지도록 하는 것은 글쓰기를 효과적으로 만드는 요소를 파악하는 것이기도 합니다. 원격 근무 환경에서 우리는 방을 읽거나 동료와 빠르게 핵심 사항을 설명할 여유가 없습니다.

메시지가 의도한 대로 수신되었는지 확인하려면 작성된 초안을 검토할 때 다음을 고려하십시오.

문장 구조를 염두에 두십시오: 메시지의 이해 여부는 생각을 어떻게 구성했는지에 따라 달라질 수 있습니다. 간결한 문장을 사용하고 장황한 구성을 제한하여 최적의 가독성을 달성합니다.

어조 고려: 서면 커뮤니케이션의 어조가 메시지의 맥락과 일치하는지 확인하십시오. 예를 들어 흥미진진한 개인 발표는 공식적인 비즈니스 어조로 작성되어서는 안 되지만 장기 직원의 퇴사에는 적절한 진정성을 전달하는 메시지가 필요할 수 있습니다.

중복 제거: 훌륭한 작가라도 동일한 요점을 다른 방식으로 여러 번 반복하는 경향이 있습니다. 당신이 쓴 것을 읽으면서 당신의 요점이 중복되지 않았는지 또는 같은 단어를 너무 많이 사용하고 있지 않은지 자문하고 크게 편집하는 것을 두려워하지 마십시오.

악마는 에 있습니다. . . 서식

당신이 쓰는 모든 것에서 가장 중요한 정보가 무엇인지 가장 잘 알고 있습니다. 큰 텍스트 블록 안에 핵심 요점을 묻어 독자가 추측하게 하지 마십시오.

예를 들어, 상황에 맞는 설정이 필요한 마감 시간에 따른 클릭 유도문안이 있을 수 있습니다. 독자가 이 정보를 놓치지 않도록 하려면 요점의 형식을 다르게 지정하여 독자의 주의를 환기시키십시오.

다음은 작문에서 돌파하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

핵심 요점으로 안내: 독자가 핵심 정보를 빠르게 파악하고 요점을 놓치지 않도록 각 단락의 시작 부분에 핵심 요점을 두십시오. 이렇게 하면 컨텍스트에 따라 테이크아웃을 일관되게 지원할 수 있지만 리드를 묻히지는 않습니다.

연속적인 아이디어에 불릿 표시: 독자가 이해해야 하는 핵심 요점이 여러 개인 경우 중요도를 표시하기 위해 불릿 표시합니다. 여러 개의 쉼표가 있는 연속된 문장을 발견하면 해당 정보를 목록으로 더 잘 전달할 수 있는지 자문해 보십시오.

굵게 표시: 마감일 및 회의 시간과 같이 메시지에서 놓칠 수 있는 중요한 정보는 굵게 표시합니다. 전달하는 데 절대적으로 필요한 핵심 내용의 경우 한 단계 더 나아가 밑줄을 추가할 수도 있습니다.

>>더 읽어보기: 글을 간결하고 명확하게 만드는 방법

지난 몇 개월 동안 서면 의사 소통은 우리의 업무 경험에서 점점 더 중심이 되었으며 이러한 추세는 단기간에 끝나지 않을 것입니다. 원격 근무 생활이 계속 발전함에 따라 우리 모두는 동료와 연결되고 자신을 이해할 수 있는 방법을 찾고 있습니다. 나는 서면으로 동료와 의사 소통하는 방법에 대한 이해가 항상 발전하고 있음을 알고 있습니다. 제가 공유한 이 팁이 같은 상황에 처한 전문가에게 도움이 되기를 바랍니다.