在專業交流中以讀者為中心意味著什麼

這篇文章最初出現在 Thrive Global 上。

遠程工作意味著必須通過寫作進行更多交流。 但是，只有當信息易於理解且主要內容明確時，書面溝通才能成為共享信息和保持團隊聯繫的有效方法。

現在比以前更難了。 如果無法輕鬆獲得直接的面對面反饋，就很難知道您的受眾如何接收您所寫的內容。 根據最近的 Grammarly 研究，這種困難的經歷很普遍：專業人士發現很難知道他們對閱讀他們作品的人的看法。 他們希望確信自己的主要觀點清晰簡潔——他們正在被理解。

隨著公司考慮永久遠程工作模式或延長遠程工作時間，對專業溝通信心的尋求只會增加。 這是 Grammarly 的首要任務，我們的團隊成員可以遠程工作至少到 2021 年 8 月。我們公司專注於構建產品，幫助人們按照他們的意圖被理解——幫助他們改進之前的信息解釋方式它甚至是共享的。 這意味著我們總是在批判性地思考我們自己的專業溝通。

以下是我在寫作時學到的三件事要牢記在心。 我希望他們可以幫助其他專業人士在今天、明天以及未來的遠程工作中進行書面交流。

你的觀眾是第一位的

這些天來，寫作經常發生在飛行中，並且可能同時兼顧視頻通話和個人義務。 當我們快速完成工作以檢查框並繼續下一步時，我們可能不會總是停下來考慮我們信息的接收者。

寫得好、深思熟慮的溝通會讓你的讀者感到被理解——這表明你在乎。 為確保您不會走得太快，請考慮以下事項：

主動考慮問題：在輸入您的通信之前，請考慮您的讀者可能會針對您的信息提出的問題。 以這種方式將讀者放在首位表明您考慮了他們的觀點並有助於您的信息引起共鳴。

包括個人風格：證明您關心讀者的最簡單方法是個性化您的信息。 通過包括個人軼事或引用您正在寫信的人最近的重要成就來建立融洽的關係。

做你自己：在我們新的遠程工作現實中，許多人只是在他們的工作互動中尋找更多人性化的品質。 在你的寫作中騰出空間來注入你的個性，讓你的讀者在個人層面上與信息聯繫起來——此外，它也可以讓其他人表達自己。

這就是你所說的 - 以及多少

確保你的溝通如你所願，也意味著要掌握使寫作有效的原因。 在遠程工作環境中，我們沒有閱讀房間或與同事快速澄清關鍵點的奢侈。

為確保按預期收到您的消息，請在查看您的書面草稿時考慮以下事項：

注意你的句子結構：你的信息是否被理解通常取決於你如何組織你的想法。 通過力求簡潔的句子和限制冗長的結構來實現最佳的可讀性。

考慮你的語氣：確保你書面交流的語氣與信息的上下文一致。 例如，激動人心的個人公告不應以正式的商務語氣寫成，但長期員工的離職可能需要傳達適當誠意的信息。

刪除冗餘：即使是偉大的作家也容易以不同的方式多次提出同一觀點。 當你閱讀你所寫的內容時，問問自己你的觀點是否是多餘的——或者你是否多次使用同一個詞——並且不要害怕大幅刪減。

惡魔在. . . 格式化

在你寫的任何東西中，你最清楚什麼信息是最重要的。 不要把你的關鍵點埋在大塊的文本中，讓你的讀者猜測。

例如，您可能有一個需要一些上下文設置的最後期限驅動的號召性用語。 為確保您的讀者不會錯過此信息，請通過以不同方式格式化您的關鍵點來引導他們的注意力。

這裡有一些技巧可以幫助你在寫作中取得突破：

引導您的關鍵要點：將您的關鍵要點放在每個段落的開頭，以確保您的讀者快速掌握基本信息並且不會錯過您的要點。 這將使您能夠始終如一地根據上下文支持您的外賣，但永遠不會埋沒領先優勢。

標出連續的想法：當您需要讀者理解多個關鍵點時，將它們標出以表明它們的重要性。 如果您遇到一個帶有多個逗號的連續句子，請問自己是否可以更好地以列表形式傳達該信息。

大膽：大膽的重要信息（如截止日期和會議時間）可能會在您的信息中丟失。 對於必須理解的關鍵要點，您可能會更進一步，甚至添加下劃線。

>>閱讀更多：如何使您的寫作簡潔明了

在過去的幾個月裡，書面交流逐漸成為我們工作經驗的核心——而且這種趨勢不會很快結束。 隨著我們遠程工作生活的不斷發展，我們都發現自己正在尋找方法來確保我們與同事保持聯繫並讓自己被理解。 我知道我一直在了解如何以書面形式與同事交流。 我希望我分享的這些技巧可以幫助那些發現自己處於相同情況的專業人士。