Najwcześniejsza wygoda: czy używanie tego wyrażenia jest niezręczne?

Twoja wiadomość e-mail poza biurem mówi: „Nie ma mnie w tej chwili przy biurku, ale skontaktuję się z Tobą w najbliższym możliwym terminie”. Czy stworzyłeś poważne biznesowe faux pas? Z pewnością chciałeś dobrze. Jak mogłoby być niegrzecznie powiedzieć, że zrobisz coś, gdy tylko będzie to dla ciebie wygodne?

Język ma moc. Słowa i wyrażenia są otwarte na interpretację. Mogą przekazać pewien ton, w zależności od kontekstu, w jakim są używane.

Mark Twain powiedział: „Różnica między prawie właściwym słowem a właściwym słowem to naprawdę duża sprawa — to różnica między piorunem a błyskawicą”. Sztuczka, aby oczyścić komunikację, polega na doborze słów i fraz, które są mniej podatne na błędną interpretację — raczej piorunów niż błyskawic.

Czy jest problem z „najwcześniejszą wygodą”?

Jak mówią nieuprzejme zwroty, z pewnością zdarzają się gorsze wykroczenia. To, czy ten nas trąca w niewłaściwy sposób, zależy od kontekstu, w jakim jest używany.

W mojej najwcześniejszej dogodności

Spójrzmy na nasz przykład wiadomości poza biurem z góry.

Nasz werdykt: nie używaj

Mówienie, że odpowiesz na czyjś e-mail lub zadzwonisz w najbliższym dogodnym momencie, brzmi niegrzecznie. Tak, masz na myśli to, że jak najszybciej skontaktujesz się z osobą, która się z Tobą skontaktowała, ale to, co słyszy odbiorca, to coś w stylu: „Oddzwonię, kiedy (i może jeśli ) będzie to dla mnie wygodne ”. Wynika z tego, że zrobisz to, kiedy będziesz miał na to ochotę, albo kiedy będziesz dobry i gotowy, a może nigdy. Snobistyczny!

Przy najbliższej wygodzie

Ale co, jeśli użyjesz „w najbliższym dogodnym momencie”, aby powiedzieć komuś, że nie ma nic przeciwko temu, aby spełniał twoją prośbę, kiedy jest to dla niego wygodne? Spójrzmy na e-mail między kolegami, Johnem i Mary.

Nasz werdykt W porządku, ale . . .

. . . istnieją lepsze sposoby na wyrażenie, że prośba nie jest pilna. Chociaż nie jest niegrzecznie powiedzieć Mary, że może zająć się twoją prośbą, kiedy jest to wygodne, „w najwcześniejszej dogodności” nadal nie spełnia kilku warunków.

• To nie jest wystarczająco szczegółowe. Powiedziałeś Mary, że czegoś potrzebujesz, ale nie powiedziałeś jej, kiedy absolutnie tego potrzebujesz. Mogłaby założyć, że tak naprawdę wcale tego nie potrzebujesz. Lepszą opcją byłoby „. . . w najbliższym możliwym terminie lub nie później niż [data].”
• Brzmi żargonie. Jednym z powodów, dla których wielu ludzi nie lubi „w najbliższym dogodnym momencie”, jest to, że brzmi to jak żargon biznesowy – coś, czego wszyscy kochamy nienawidzić. Zamiast tego używaj prostego języka.
• Łatwo to błędnie zinterpretować. A co, jeśli Mary uzna twoją prośbę za pilną, kiedy chciałeś powiedzieć, że się nie spieszysz? Może poświęcić trochę czasu w ciągu dnia, aby pospieszyć się z twoim zadaniem, co może okazać się dla niej nie wygodne.

Alternatywy dla „najwcześniejszej wygody”

Jeśli chodzi o frazy, usunięcie „najwcześniejszej wygody” ze swojego repertuaru jest najbezpieczniejszym zakładem. Ale czego powinieneś użyć zamiast tego?

W mojej najwcześniejszej dogodności

Stwierdziliśmy już, że powinieneś zrezygnować „w miarę możliwości” z miejsca pracy i komunikacji osobistej tout de suite . Wydaje się to nierozważne, jeśli nie wręcz niegrzeczne.

Jeśli masz czas na spełnienie prośby, zamiast mówić, że zajmiesz się nią w dogodnym momencie, poinformuj osobę, kiedy może oczekiwać Twojej odpowiedzi. („Odpiszę, kiedy wrócę do biura [data]”)

Przy najbliższej wygodzie

Chociaż nie ma nic złego w tym zdaniu, w rzeczywistości może być zbyt grzeczne, a przynajmniej zbyt otwarte. Chociaż możesz użyć łagodniejszego, mniej naładowanego żartem języka, takiego jak „kiedy masz czas” lub „jak tylko będziesz mógł”, po raz kolejny wolimy konkretność.

Wróćmy do przykładu e-maila Jana i Marii i doprecyzujmy go.

Tutaj, zamiast powiedzieć Mary, aby wysłała rachunek zysków i strat, kiedy jest to dla niej dogodne, i pozwolić jej zastanawiać się, jak szybko ich potrzebuje, John użył wezwania do działania, aby zapytać, czy byłaby w stanie je wysłać do środy.

Teraz Mary wie, czego potrzebuje John i kiedy tego potrzebuje. Dodatkowo, posiadanie CTA w formie pytania może skłonić ją do odpowiedzi, dając mu znać, czy będzie w stanie spełnić prośbę.

Bonus: odpowiedź Mary udokumentuje wymianę. Jeśli powie, że tak, może przygotować rachunek zysków i strat do środy i nie dostarczy, John może podjąć dalsze działania. Jeśli nadal nie odpowiada, może wskazać tę ścieżkę e-mailową, gdy musi wyjaśnić, dlaczego rachunek zysków i strat nie znalazł się w jego raporcie. Sposób na zakrycie twojego tyłka, John!