가장 빠른 편의성: 이 문구를 사용하는 것이 어색합니까?

부재 중 전자 메일 메시지에는 "지금은 자리를 비우고 있지만 최대한 빠른 시일 내에 연락 드리겠습니다."라고 되어 있습니다. 당신은 비참한 비즈니스 가짜 패스를 만들었습니까? 확실히, 당신은 좋은 의미. 당신에게 편리한 대로 바로 하겠다고 말하는 것이 어떻게 무례할 수 있겠습니까?

언어에는 힘이 있습니다. 단어와 구는 해석의 여지가 있습니다. 사용되는 컨텍스트에 따라 특정 톤을 전달할 수 있습니다.

Mark Twain은 "거의 맞는 단어와 올바른 단어의 차이는 정말 큰 문제입니다. 바로 '번개 벌레와 번개의 차이'입니다." 의사 소통을 명확하게 하는 비결은 잘못 해석될 가능성이 적은 단어와 문구를 선택하는 데 있습니다. 번개보다는 번개 버그입니다.

'최초의 편리함'에 문제가 있나요?

무례한 말은 물론 더 나쁜 범죄가 있습니다. 이것이 우리를 잘못된 방식으로 문지르는지는 그것이 사용되는 맥락에 달려 있습니다.

가장 빠른 시일 내에

위에서 부재중 메시지 예를 살펴보겠습니다.

우리의 평결: 사용하지 마십시오

가능한 한 빨리 다른 사람의 이메일이나 전화를 회신하겠다고 말하는 것은 무례하게 들립니다. 네, 가능한 한 빨리 연락을 드린 사람에게 다시 연락을 드린다는 뜻입니다. 하지만 받는 사람이 들은 내용은 "편할 때(그리고 아마도 ) 연락 을 드리겠습니다. .” 의미는 당신이 원할 때, 또는 당신이 좋고 준비가 되었을 때 그것을 할 것이라는 것입니다. 무뚝뚝한!

최대한 빠른 시일 내에

그러나 "가장 빠른 시일 내에"를 사용하여 누군가에게 편리할 때 귀하의 요청에 응하는 것이 괜찮다고 말하는 경우 어떻게 하시겠습니까? 동료 John과 Mary 사이의 이메일을 살펴보겠습니다.

우리의 평결 사용해도 좋지만 . . .

. . . 요청이 급하지 않다는 것을 표현하는 더 좋은 방법이 있습니다. Mary에게 편리한 시간에 당신의 요청을 들어주는 것이 괜찮다고 말하는 것은 무례한 일이 아니지만 "가장 빠른 시일 내에" 몇 가지 면에서는 여전히 부족합니다.

• 충분히 구체적이지 않습니다. 당신은 Mary에게 무언가가 필요하다고 말했지만 절대적으로 필요할 때 그녀에게 말하지 않았습니다. 그녀는 당신이 그것을 전혀 필요로하지 않는다고 생각할 수 있습니다. 더 나은 옵션은 ". . . 빠른 시일 내에 또는 늦어도 [날짜]까지."
• 전문 용어로 들립니다. 많은 사람들이 "가장 빠른 시일 내에"를 싫어하는 이유 중 하나는 비즈니스 전문 용어처럼 들리기 때문입니다. 대신 일반 언어를 사용하십시오.
• 잘못 해석되기 쉽습니다. 당신이 서두르지 않았다고 말하려고 할 때 Mary가 당신의 요청이 긴급하다고 생각한다면 어떻게 하시겠습니까? 그녀는 당신의 일을 서둘러 처리하기 위해 시간을 할애할 수 있으며, 이는 그녀에게 편리 하지 않을 수 있습니다.

"가장 빠른 편의성"의 대안

말처럼 레퍼토리에서 "가장 빠른 편의"를 삭제하는 것이 가장 안전한 방법입니다. 그러나 대신 무엇을 사용해야합니까?

가장 빠른 시일 내에

우리는 이미 직장과 개인 커뮤니케이션에서 "가능한 한 빨리" 중단해야 한다고 말했습니다 . 노골적으로 무례하지는 않더라도 사려 깊지 않은 것처럼 보입니다.

요청을 받아들일 시간이 있다면 편할 때 처리하겠다고 말하는 대신 응답을 기대할 수 있을 때 그 사람에게 말하십시오. (“[날짜]에 사무실로 돌아가면 답장을 드리겠습니다.”)

최대한 빠른 시일 내에

이 문구에는 아무런 문제가 없지만 실제로는 너무 공손하거나 너무 개방적일 수 있습니다. "언제든지 시간이 있을 때마다" 또는 "가능한 한 빨리"와 같이 더 부드럽고 덜 전문적인 언어를 사용할 수 있지만 다시 한 번 우리는 특정성을 선호합니다.

John과 Mary 이메일의 예를 다시 살펴보고 더 구체적으로 만들어 보겠습니다.

여기에서 Mary에게 편할 때마다 손익계산서를 보내라고 말하고 얼마나 빨리 손익계산서가 필요한지 궁금해하도록 두는 대신 John은 클릭 유도문안을 사용하여 그녀가 손익계산서를 보낼 수 있는지 묻습니다. 수요일까지.

이제 Mary는 John이 필요로 하는 것과 필요할 때를 알고 있습니다. 또한 CTA가 질문 형식으로 되어 있으면 그녀가 답장을 하도록 유도하여 요청을 수용할 수 있는지 여부를 알릴 수 있습니다.

보너스: Mary의 회신은 교환을 문서화할 것입니다. 예라고 대답하면 수요일까지 손익계산서를 준비할 수 있지만 배달하지 않으면 John이 후속 조치를 취할 수 있습니다. 그녀가 여전히 응답하지 않으면 P&L이 보고서에 포함되지 않은 이유를 설명해야 할 때 이 이메일 추적을 가리킬 수 있습니다. 등을 가리는 방법, 존!