불만 이메일을 작성하는 8단계 방법

때때로 일이 뜻대로 되지 않습니다. 렌터카 업체에서 제대로 대우받지 못했다고 느끼거나 주문한 항목이 우편으로 손상되어 환불을 원합니다. 당신이 고용한 계약자가 욕실 타일 작업을 제대로 하지 않았거나 의사가 당신이 말하려는 내용을 제대로 듣지 못했다고 느낄 수도 있습니다 .

이 모든 상황은 다르지만 비슷한 종류의 의사 소통이 필요합니다. 발생한 일과 진행 방법을 설명하는 직접적이고 정중한 메시지입니다. 이 문서에서는 이를 수행하는 방법에 대해 설명합니다.

불만 이메일이란 무엇입니까?

불만 이메일은 제품, 서비스 또는 경험에 대한 불만을 표현하는 서면 서신입니다. 호소력 있는 불만 이메일은 귀하가 겪고 있는 문제와 해결 방법을 설명합니다.

불만 이메일은 정중하게 불만을 전달하는 효과적인 방법입니다. 이러한 형태의 의사소통은 응답을 계획하고 신중하게 단어를 선택할 시간을 줍니다. 불만 이메일을 작성할 때 명확하고 간결하며 침착하게 작성하는 것이 중요합니다.

항의 이메일을 작성해야 하는 경우

항의 이메일이 최선의 대응인 경우가 많이 있습니다. 대체로 회사나 조직, 동료, 선출직 공무원 또는 친구나 가족에게 편지를 쓸 수 있습니다. 상황마다 다를 수 있지만 프로세스는 비슷합니다.

직장에서 동료와 해결하기 어려웠던 문제를 공식적으로 해결해야 할 수도 있습니다. 이 경우 동료에게 직접 항의 이메일을 보내거나 동료에게 주소를 지정할 수 있지만 cc 기능을 사용하여 관리자 및 인사를 포함할 수 있습니다. 이것은 나중에 필요할 경우를 대비하여 종이 흔적을 남길 수 있는 쉬운 방법입니다.

때로는 불평 이메일이 친구나 가족과 소통하는 가장 좋은 방법이 될 수 있습니다. 사이가 멀어졌거나 문제를 해결하기 위해 약간의 거리가 필요하거나 직접 해결할 수 없는 심각한 문제가 있는 경우 이메일은 요점을 전달할 수 있는 공식적인 매체입니다.

불만 이메일 작성 방법

불만 사항을 작성하기 위해 취하는 정확한 단계는 편지를 보내는 사람과 내용에 따라 다를 수 있습니다. 그러나 이러한 단계는 모든 것을 다루어야 합니다. 시작하기 전에 기본 사항은 다음과 같습니다.

불만 사항 이메일에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 경험 요약
• 문제에 대한 세부정보
• 문제를 해결하려는 방법

1 받는 사람 주소 지정

이메일을 시작하려면 수신자에게 정중하고 정중하게 말하십시오. 인사말은 일반적으로 "Dear"와 받는 사람의 이름으로 시작합니다. 제목 대문자를 사용하고 쉼표로 끝납니다.

연락하기로 선택한 사람은 상황에 따라 다릅니다. 동료, 친구 또는 가족에게 편지를 쓴다면 누구에게 편지를 쓰는지 알 것입니다.

근무하는 비즈니스에 대한 이메일을 작성하는 경우 알려진 연락처 또는 지원 담당자가 있을 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 관리자가 알고 있거나 고객 서비스 또는 기술 지원과 같은 일반 부서에 문의할 수 있습니다.

아직도 누가 받을지 결정해야 합니까? 다음 중 하나로 불만 사항 이메일을 보낼 수 있습니다.

• 고객 지원 또는 고객 서비스 부서
• 기술 지원
• 연락처
• 연락 담당자의 관리자
• 영업부
• 조직의 커뮤니케이션 책임자
• 관리자
• 친구, 가족 또는 동료

특정인의 이름을 부를 수 없는 경우 "To who may간 관계"라고 입력할 수 있습니다.

2 기본 정보 개요

가능한 한 빨리 요점을 파악하십시오. 이메일의 첫 번째 단락에서 문제의 기본 세부정보를 간결하게 공유해야 합니다.

불만 제기 이메일의 첫 번째 부분에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 문제
• 문제를 발견한 방법
• 포함할 수 있는 모든 물류 세부 정보(날짜, 시간, 위치)

3 당신의 경험을 요약하라

평이한 언어를 사용하여 이 문제가 귀하의 경험에 어떤 영향을 미쳤는지 설명하십시오. 덤불 주위를 두드리지 마십시오. 대부분의 사람들은 길고 감정적인 편지를 읽을 시간이 없습니다. 사실에 충실하십시오.

불만 사항 이메일의 이 부분에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 문제가 귀하 또는 귀하의 비즈니스에 미치는 영향
• 스스로 문제를 해결하기 위해 수행한 작업

4 원하는 결과를 설명하십시오

당신의 유일한 목표가 사건을 해결하는 것이 아니라면, 수신자가 해결책에 도달하기 위해 어떤 조치를 취할 수 있는지 이해할 수 있도록 문제를 해결하는 방법을 포함하십시오. 귀하의 불만 사항에 대해 무엇을 원하는지 고려하십시오. 교체, 대화, 정책 변경 또는 보상을 찾고 있습니까? 문제를 해결하려는 방법에 대해 직접적으로 설명하십시오.

최상의 응답을 얻으려면 이러한 세부 정보를 포함하십시오.

• 당신을 만족시킬 명확하고 구체적인 결과
• 건설적인 의견
• 문제를 해결하기 위한 기간

5 첨부 파일 포함

가능한 한 증거로 주장을 뒷받침하십시오. 간단히 서면으로 증거를 설명하거나 지원 파일을 이메일에 첨부할 수 있습니다.

지원 문서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 영수증
• 주문 또는 추적 번호
• 영화
• 비디오
• 스크린샷
• 오디오 녹음

6 전문적으로 승인

불만 이메일은 전문적이어야 합니다. "Sincerely"라고 적고 귀하의 이름으로 충분합니다. 직장에서 또는 비즈니스를 대신하여 이메일을 작성하는 경우 전문 이메일 서명을 포함하십시오.

7 편집 및 교정

작성을 마치면 이메일을 편집하고 교정할 시간입니다. 먼저, 그것을 읽고 지나치게 감정적이거나 무례하거나 더 간결한 메시지를 작성할 수 있었던 문장을 제거하십시오. 문법, 구두점, 맞춤법도 확인하세요.

8 당신의 톤을 바로 잡는다

이메일이 의도한 대로 도착하는지 확인하세요. Grammarly Premium 기능인 어조 재작성 제안은 수신자가 어조를 잘못 해석할 수 있는 문장을 식별하고 감정적으로 지능적인 재작성 옵션을 제공하므로 보내기를 누르기 전에 잘못된 의사 소통을 방지하기 위해 조정할 수 있습니다. 어조는 효과적인 커뮤니케이션에서 중요한 역할을 하기 때문에 어조 재작성 제안을 통해 메시지를 더 잘 제어할 수 있습니다.

불만 이메일의 3가지 예

다음은 직접 작성하는 데 도움이 되는 세 가지 불만 이메일 예시입니다. 전문적인 톤과 간결한 길이에 주목하십시오.

1 계약자에게 불만 이메일

존스씨에게,

2022년 11월 21일, 1205 Colorado Drive에 있는 내 크롤링 공간에서 파이프가 터진 후 복도 바닥을 수리하기 위해 귀사를 고용했습니다.

안타깝게도 귀하의 서비스가 잘 유지되지 않았습니다. 설치한 마루판이 3주 만에 헐거워져서 불만입니다. 또한 보드 아래에 밑판을 설치하지 않았고 완화되지 않은 물 손상으로 인한 곰팡이가 있음을 확인했습니다.

문제 해결을 위해 파손된 바닥재를 추가 비용 없이 수리해주시면 감사하겠습니다. 피해 부위 사진과 고객님께서 주신 인보이스, 견적, 바닥재 정보를 첨부합니다.

귀하의 회신과 해결을 기다리겠습니다. 늦어도 1월 31일까지는 완료되길 바랍니다. 가능한지 알려주세요.

진정으로,

마이클 해리슨

2 회사에 대한 불만 이메일

누구에게 관심을 가질 수 있는지,

2022년 12월 1일 귀사의 화물운송을 통해 파손된 상품을 배송받았습니다. 손상된 배송품은 뉴멕시코 주 산타페 위치의 트럭 번호 2705에서 팔레트 번호 27에 있었습니다. 주문 번호는 O-6744035입니다.

홀리데이 세일을 위해 이 계절 상품을 내놓을 수 있을 것으로 기대했습니다. 우리는 잠재적인 판매로 인해 수익을 잃고 있을 뿐만 아니라 특정 기간 동안 고객 수요를 충족시키기 위해 수천 달러를 투자했습니다.

이 문제를 해결하기 위해 가능한 한 빨리 손상된 제품을 보상하고 새 주문을 배송하는 데 협조해 주시면 감사하겠습니다. 첨부된 손상 이미지, 영수증, 도착한 트럭입니다.

귀하의 회신과 제 문제에 대한 해결책을 기다리겠습니다. 추가 조치를 취하기 전에 2022년 12월 15일까지 회신을 기다리겠습니다. 가능한 한 빨리 이 이메일에 회신하거나 회사 내 적절한 에이전트에게 전달하십시오.

진정으로,

말리아 마젠타

마젠타뷰티서플라이 대표이사

3 동료에 대한 불만 이메일

Tremaine 씨에게,

제 매니저인 Jared Molton이 연례 검토 회의에서 어떻게 행동했는지에 대해 불평하기 위해 편지를 씁니다. 그는 경멸적인 농담을 하고 나를 위협하려고 했습니다.

저는 Jared와 그의 행동에 대해 여러 차례(22년 1월 12일, 22년 3월 15일, 22년 6월 27일 등) 이야기를 나눴지만 이러한 대화가 그의 행동을 바꾸지는 못했습니다. 이러한 만남은 Slack 메시지, 이메일 및 녹음된 Zoom 통화를 통해 문서화됩니다. 이 이메일에 첨부되어 있습니다.

그의 행동은 나를 직장에서 매우 불편하고 고립되게 만들었습니다. 저에 대한 그의 평가, 제 성과, 이 팀에서의 제 위치가 편향되고 불공평한 것이 걱정됩니다. Amber Dreyfus, Claire Powell 및 Eric Bingham도 이러한 많은 상호 작용 중에 참석했습니다.

이 갈등을 어떻게 해결할 수 있는지 논의하기 위해 귀하 및 HR 담당자와 이야기하고 싶습니다. 최소한 다른 관리자 밑의 다른 부서로 이동하여 소프트웨어 개발 작업을 계속할 수 있었으면 합니다. 다음 단계를 알려주시면 감사하겠습니다.

진정으로,

제이다 로웬