Cómo escribir un correo electrónico de queja en 8 pasos

A veces las cosas no salen como quieres. Sentiste que no te trataron bien en la agencia de alquiler de autos, o un artículo que pediste se dañó en el correo y deseas un reembolso. Tal vez el contratista que contrató hizo un trabajo mediocre con los azulejos del baño, o usted sintió que su médico realmente no escuchó lo que estaba tratando de decirle .

Todas estas situaciones son diferentes, pero todas requieren un tipo de comunicación similar: un mensaje directo y cortés que explique lo que sucedió y cómo le gustaría proceder. Este artículo describe cómo hacer precisamente eso.

¿Qué es un correo electrónico de queja?

Un correo electrónico de queja es una pieza de correspondencia escrita que expresa insatisfacción con un producto, servicio o experiencia. Un correo electrónico de queja convincente le explicará el problema que tiene y cómo le gustaría resolverlo.

Un correo electrónico de queja es una forma eficaz de comunicar las quejas de manera cortés. Esta forma de comunicación le da tiempo para planificar su respuesta y elegir sus palabras con cuidado. Es importante ser claro, conciso y sensato cuando escriba su correo electrónico de queja.

Cuándo escribir un correo electrónico de queja

Hay muchas situaciones en las que un correo electrónico de queja es la mejor respuesta. En términos generales, puede escribir uno a una empresa u organización, un colega, un funcionario electo o un amigo o familiar. Cada situación puede diferir, pero el proceso es similar.

En su lugar de trabajo, es posible que deba abordar formalmente un problema que ha sido difícil de resolver con un compañero de trabajo. En este caso, puede enviar un correo electrónico de queja directamente al compañero de trabajo, o puede dirigirse a su colega pero use la función cc para incluir a su gerente y recursos humanos. Esta es una manera fácil de tener un registro en papel en caso de que lo necesite más adelante.

A veces, un correo electrónico de queja puede ser la mejor manera de comunicarse con un amigo o familiar. Si se ha distanciado, necesita cierta distancia para abordar un problema o tiene un problema grave que no puede abordar en persona, el correo electrónico es un medio formal que puede transmitir el mensaje.

Cómo escribir un correo electrónico de queja

Los pasos exactos que tome para escribir su queja pueden variar, dependiendo de a quién le esté escribiendo y de qué esté escribiendo. Pero estos pasos deberían cubrirlo todo. Antes de sumergirnos, estos son los conceptos básicos.

Un correo electrónico de queja debe incluir lo siguiente.

• Un resumen de tu experiencia
• Detalles sobre su problema
• Cómo le gustaría resolver el problema

1 Dirección del destinatario

Para comenzar su correo electrónico, diríjase al destinatario de manera cortés y respetuosa. El saludo generalmente comienza con "Estimado" y el nombre del destinatario. Use mayúsculas en el título y termine con una coma.

La persona que elija contactar dependerá de su situación. Si le escribes a un colega, amigo o familiar, probablemente sepas a quién le estás escribiendo.

Si está escribiendo el correo electrónico para una empresa para la que trabaja, es posible que tenga un punto de contacto conocido o un representante de soporte. Si no está seguro, su gerente probablemente lo sepa, o puede comunicarse con un departamento general como servicio al cliente o soporte técnico.

¿Aún necesita decidir quién debe recibirlo? Puede enviar su correo electrónico de queja a uno de los siguientes.

• Un departamento de atención al cliente o atención al cliente.
• Apoyo técnico
• un punto de contacto
• El administrador de su punto de contacto
• un departamento de ventas
• El oficial de comunicaciones de una organización.
• Un manager
• Un amigo, familiar o colega

Si no puede dirigirse a una persona en particular por su nombre, puede poner "A quien corresponda".

2 Esquema de la información fundamental

Ve al grano lo más rápido posible. En el primer párrafo de su correo electrónico, debe compartir de manera concisa los detalles básicos de su problema.

La primera parte de su correo electrónico de queja debe incluir lo siguiente:

• La cuestión
• Cómo descubrió el problema
• Cualquier detalle logístico que pueda incluir (fecha, hora, ubicación)

3 Resume tu experiencia

Usando un lenguaje sencillo, describa cómo este problema afectó su experiencia. No se ande con rodeos; la mayoría de las personas no tienen tiempo para leer una carta larga y emotiva. Cíñete a los hechos.

Esta parte de su correo electrónico de queja puede incluir lo siguiente:

• Cómo le afectó el problema a usted o a su empresa
• Lo que ha hecho para tratar de resolver el problema por su cuenta

4 Describa los resultados deseados

A menos que su único objetivo sea sacar el incidente de su pecho, incluya una forma de solucionar el problema para que el destinatario comprenda qué acciones se pueden tomar para llegar a una resolución. Considere lo que quiere obtener de su queja: ¿Está buscando un reemplazo, una conversación, un cambio de política o una compensación? Sea directo acerca de cómo le gustaría resolver el asunto.

Intente incluir estos detalles para obtener la mejor respuesta.

• Un resultado claro y específico que te satisfaga
• Comentarios constructivos
• Un marco de tiempo en el que resolver el problema.

5 Incluir archivos adjuntos

Respalde sus afirmaciones con evidencia siempre que sea posible. Simplemente puede explicar su evidencia por escrito o, de manera más convincente, adjuntar archivos de respaldo al correo electrónico.

Los documentos de respaldo pueden incluir lo siguiente.

• Ingresos
• Números de pedido o seguimiento
• Fotos
• Vídeos
• capturas de pantalla
• Grabaciones de audio

6 Cerrar sesión profesionalmente

Los correos electrónicos de queja deben ser profesionales. Escribir “Sinceramente” y luego su nombre suele ser suficiente. Incluya una firma de correo electrónico profesional si está escribiendo su correo electrónico en su lugar de trabajo o en nombre de una empresa.

7 Editar y corregir

Cuando haya terminado de escribir, es hora de editar y revisar su correo electrónico. Primero, léalo y elimine cualquier oración en la que se emocionó demasiado, fue descortés o podría haber escrito un mensaje más conciso. Revisa tu gramática, puntuación y ortografía también.

8 Obtenga su tono perfecto

Asegúrese de que su correo electrónico llegue de la manera que desea. Sugerencias de reescritura de tonos, una característica de Grammarly Premium, identifica oraciones en las que el destinatario puede malinterpretar el tono y ofrece opciones de reescritura emocionalmente inteligentes para que pueda hacer ajustes para evitar problemas de comunicación antes de presionar enviar. Debido a que el tono juega un papel vital en la comunicación efectiva, las sugerencias de reescritura de tono le brindan un mayor control sobre su mensaje.

3 ejemplos de correos electrónicos de quejas

Aquí hay tres ejemplos de correos electrónicos de quejas para ayudarlo a escribir los suyos propios. Observe el tono profesional y la longitud concisa.

1 correo electrónico de queja a un contratista

Estimado Sr. Jones,

El 21 de noviembre de 2022, contraté a su empresa para reparar los pisos de mi pasillo después de que se rompiera una tubería en mi sótano en 1205 Colorado Drive.

Desafortunadamente, su servicio no se ha mantenido bien. No estoy satisfecho porque las tablas del piso que instaló se están soltando después de solo tres semanas. También me di cuenta de que no instaló un contrapiso debajo de las tablas, y hay moho por el daño causado por el agua que no se mitigó.

Para solucionar el problema, le agradecería que arreglara el piso dañado sin costo adicional para mí. Adjunto fotos de las zonas dañadas, la factura que me diste, el presupuesto y la información del suelo.

Quedo atento a su respuesta y resolución. Me gustaría que esto se complete a más tardar el 31 de enero. Por favor, hágamelo saber si eso es posible.

Atentamente,

miguel harrison

2 Correo electrónico de queja a una empresa

A quien le interese,

El 1 de diciembre de 2022 recibí un envío de mercancías dañadas a través de su servicio de carga. El envío dañado estaba en la paleta número 27 del camión número 2705 en nuestra ubicación de Santa Fe, Nuevo México. El número de orden era O-6744035.

Esperaba poder sacar estos artículos de temporada para nuestra venta navideña. No solo estamos perdiendo ingresos por ventas potenciales, sino que también invertimos miles de dólares para satisfacer la demanda de los clientes en un período de tiempo específico.

Para resolver este problema, agradecería su cooperación para compensarnos por los productos dañados y enviar un nuevo pedido lo antes posible. Se adjuntan imágenes del daño, nuestro recibo y el camión en el que llegó.

Espero su respuesta y una solución a mi problema. Esperaré hasta el 15 de diciembre de 2022 para recibir su respuesta antes de tomar más medidas. Responda a este correo electrónico lo antes posible o reenvíelo al agente adecuado dentro de su empresa.

Atentamente,

malia magenta

CEO, suministros de belleza Magenta

3 Correo electrónico de queja sobre un colega

Estimado Sr. Tremaine,

Le escribo para quejarme de cómo se comportó mi gerente, Jared Molton, durante nuestra reunión de revisión anual. Hizo bromas denigrantes e intentó intimidarme.

He hablado con Jared en varias ocasiones (12/1/22, 15/3/22 y 27/6/22, entre otras) sobre su comportamiento, pero estas conversaciones no han cambiado su comportamiento. Estos encuentros se documentan a través de mensajes de Slack, correos electrónicos y llamadas de Zoom grabadas. Puede encontrarlos adjuntos a este correo electrónico.

Sus acciones me han hecho sentir profundamente incómodo y aislado en el trabajo. Me preocupa que sus evaluaciones sobre mí, mi desempeño y mi lugar en este equipo sean sesgadas e injustas. Amber Dreyfus, Claire Powell y Eric Bingham también estuvieron presentes durante muchas de estas interacciones.

Me gustaría hablar con usted y un representante de recursos humanos para analizar cómo podemos resolver este conflicto. Como mínimo, me gustaría que me transfirieran a otro departamento bajo un gerente diferente para poder continuar trabajando en el desarrollo de software. Le agradecería que me respondiera pronto con los próximos pasos.

Atentamente,

Jada Rowen