8 つのステップで苦情メールを作成する方法

思い通りにいかないこともあります。 レンタカー会社での対応が良くなかった、または注文した商品が郵便で破損していたと感じ、払い戻しを希望しています。 あなたが雇った請負業者がバスルームのタイルで標準以下の仕事をしたか、医師があなたが彼らに伝えようとしていることが本当に聞こえているように感じなかったのかもしれません.

これらの状況はすべて異なりますが、同様の種類のコミュニケーションが求められます。何が起こったのか、どのように進めたいのかを説明する直接的で丁寧なメッセージです。 この記事では、その方法について概説します。

苦情メールとは？

苦情メールとは、製品、サービス、または経験に対する不満を表明する文書です。 説得力のある苦情メールには、抱えている問題とその解決方法が説明されています。

苦情メールは、苦情を丁寧に伝える効果的な方法です。 この形式のコミュニケーションは、応答を計画し、慎重に言葉を選ぶ時間を与えてくれます。 苦情メールを書くときは、明確、簡潔、冷静に書くことが重要です。

苦情メールを書くタイミング

苦情メールが最善の対応である状況はたくさんあります。 大まかに言えば、会社や組織、同僚、選出された役人、友人や家族に手紙を書くことができます。 それぞれの状況は異なる場合がありますが、プロセスは似ています。

職場では、同僚と一緒に解決するのが困難だった問題に正式に対処する必要がある場合があります。 この場合、同僚に直接苦情メールを送信するか、同僚に宛ててcc機能を使用してマネージャーと人事を含めることができます. これは、後で必要になった場合に備えて、紙の証跡を残す簡単な方法です。

場合によっては、苦情メールが友人や家族とのコミュニケーションに最適な場合があります。 疎遠になった場合、問題に対処するために距離が必要な場合、または直接対処できない深刻な問題がある場合、電子メールは要点を伝えることができる正式な媒体です。

苦情メールの書き方

苦情を書くための具体的な手順は、誰に宛てて何について書いているかによって異なります。 ただし、これらの手順ですべてをカバーする必要があります。 飛び込む前に、ここに基本があります。

苦情メールには、次の内容を含める必要があります。

• あなたの経験の要約
• 問題の詳細
• 問題をどのように解決したいか

1受取人の住所

電子メールを開始するには、受信者に丁寧かつ敬意を持って対処します。 挨拶は通常、「Dear」と受信者の名前で始まります。 タイトルの大文字を使用し、コンマで終了します。

あなたが連絡先を選択する相手は、あなたの状況によって異なります。 同僚、友人、または家族に手紙を書いている場合、おそらく誰に手紙を書いているか知っているでしょう。

勤務先の企業のためにメールを書いている場合は、既知の連絡先またはサポート担当者がいる可能性があります。 不明な場合は、マネージャーが知っている可能性があります。または、カスタマー サービスや技術サポートなどの一般部門に連絡できる場合もあります。

誰がそれを受け取るべきかをまだ決める必要がありますか? 苦情メールは、次のいずれかに送信できます。

• カスタマー サポートまたはカスタマー サービス部門
• 技術サポート
• 連絡先
• あなたの連絡先のマネージャー
• 営業部
• 組織のコミュニケーション責任者
• マネージャー
• 友人、家族、または同僚

特定の人を名前で呼ぶことができない場合は、「誰に関係があるのか​​」を入れることができます。

2基本情報の概要

できるだけ早くポイントに到達します。 メールの最初の段落では、問題の基本的な詳細を簡潔に共有する必要があります。

苦情メールの最初の部分には、次の内容を含める必要があります。

• 問題
• 問題を発見した方法
• 含めることができるロジスティクスの詳細 (日付、時間、場所)

3経験をまとめる

平易な言葉を使用して、この問題があなたの体験にどのような影響を与えたかを説明してください。 茂みの周りを叩かないでください。 ほとんどの人は、長く感情的な手紙を読む時間がありません。 事実に固執する。

苦情メールのこの部分には、次のものが含まれる場合があります。

• 問題があなたやあなたのビジネスに与えた影響
• 自分で問題を解決するために行ったこと

4希望する結果を説明してください

あなたの唯一の目標があなたの胸からインシデントを取り除くことである場合を除き、問題を解決する方法を含めて、受信者が解決に到達するために実行できるアクションを理解できるようにします。 苦情から何を得たいかを考えてみましょう。交換、会話、ポリシーの変更、または補償を探していますか? 問題をどのように解決したいかを率直に伝えてください。

最良の回答を得るために、これらの詳細を含めるようにしてください。

• あなたを満足させる明確で具体的な結果
• 建設的なコメント
• 問題を解決する時間枠

5添付ファイルを含める

可能な限り証拠を添えて主張を裏付けてください。 単に証拠を書面で説明するか、より説得力のある方法でサポート ファイルを電子メールに添付することができます。

補足文書には、次のものが含まれる場合があります。

• 領収書
• 注文番号または追跡番号
• ピクチャー
• 動画
• スクリーンショット
• オーディオ録音

6専門的に承認する

苦情メールは専門的なものでなければなりません。 通常は「よろしくお願いします」と名前の後に書くだけで十分です。 職場で、またはビジネスを代表してメールを書いている場合は、プロのメール署名を含めてください。

7編集と校正

書き終わったら、メールの編集と校正を行います。 まず、それを読んで、過度に感情的になっている、失礼な、またはもっと簡潔なメッセージを書くことができたはずの文を削除します. 文法、句読点、スペルもチェックしてください。

8口調を整える

メールが意図したとおりに届くことを確認してください。 Grammarly のプレミアム機能であるトーン リライトの提案は、受信者がトーンを誤解している可能性のある文を特定し、感情的にインテリジェントなリライト オプションを提供するため、送信する前に誤解を避けるために調整を行うことができます。 トーンは効果的なコミュニケーションにおいて重要な役割を果たしているため、トーンの書き直しの提案により、メッセージをより細かく制御できます。

苦情メールの3つの例

独自のメールを作成するのに役立つ 3 つの苦情メールの例を次に示します。 プロフェッショナルなトーンと簡潔な長さに注目してください。

1業者へのクレームメール

ジョーンズ様

2022 年 11 月 21 日、コロラド ドライブ 1205 番地の私のクロール スペースでパイプが破裂した後、廊下の床の修理を御社に依頼しました。

残念ながら、あなたのサービスはうまく機能していません。 設置していただいた床板がわずか3週間で剥がれてしまい、不満です。 また、ボードの下に下敷きが設置されておらず、軽減されていない水害によるカビがあることにも気付きました。

問題を解決するために、破損したフローリングを追加料金なしで修理していただければ幸いです。 破損箇所の写真と、いただいた請求書、お見積り、フローリングの情報を添付いたします。

返信と解決をお待ちしております。 遅くとも1月31日までに完成させたいのですが、可能でしたら教えてください。

心から、

マイケル・ハリソン

2企業への苦情メール

ご担当者様、

2022 年 12 月 1 日に、配送サービスを通じて破損した商品を受け取りました。 破損した貨物は、ニューメキシコ州サンタフェにあるトラック番号 2705 のパレット番号 27 にありました。 注文番号は O-6744035 でした。

これらの季節商品をホリデー セールに出すことができると思っていました。 潜在的な販売で収益を失っているだけでなく、特定の期間に顧客の需要を満たすために数千ドルを投資しました.

この問題を解決するために、破損した製品を補償し、できるだけ早く新しい注文を発送するようご協力をお願いいたします. 添付されているのは、損傷、領収書、および到着したトラックの画像です。

あなたの返信と私の問題の解決を楽しみにしています。 2022 年 12 月 15 日までに返信を待ってから、さらなる措置を講じます。 できるだけ早くこのメールに返信するか、社内の適切な担当者に転送してください。

心から、

マリア・マゼンタ

マゼンタ ビューティ サプライズ CEO

3同僚に関する苦情メール

トレメイン様

私は、私のマネージャーであるジャレッド・モルトンが、私たちの年次評価会議でどのように振る舞ったかについて不平を言うために手紙を書いています. 彼は軽蔑的な冗談を言って、私を威嚇しようとしました。

私は複数回 (2022 年 1 月 12 日、2022 年 1 月 12 日、2022 年 3 月 15 日、2022 年 6 月 27 日など) ジャレッドと彼の行動について話しましたが、これらの会話は彼の行動を変えませんでした。 これらの出会いは、Slack メッセージ、電子メール、記録された Zoom コールを通じて記録されます。 これらはこのメールに添付されています。

彼の行動は、私を職場で非常に居心地の悪いものにし、孤立させました。 私、私のパフォーマンス、このチームでの私の位置に対する彼の評価が偏っていて不公平ではないかと心配しています. アンバー・ドレイファス、クレア・パウエル、エリック・ビンガムも、これらの対話の多くに出席しました。

この対立をどのように解決できるかについて、あなたと人事部の代表者と話したいと思います. せめて、ソフトウェア開発を継続できるように、別のマネージャーの下で別の部門に異動したいと考えています。 次の手順について、すぐにご連絡いただければ幸いです。

心から、

ジェイダ・ローウェン