Migliora la tua scrittura di email con questi 9 post utili

Cerchi suggerimenti per scrivere e-mail?

Sei nel posto giusto.

Il blog di Grammarly ha presentato diversi post recenti su tutto ciò che riguarda la scrittura di e-mail. Il nostro obiettivo è fornire ai lettori preziose informazioni su come creare l'e-mail perfetta per ogni occasione. Abbiamo parlato di una corretta etichetta e-mail. Abbiamo coperto i modi per massimizzare la tua produttività. E ti abbiamo mostrato come uscire dall'ufficio per le vacanze ed evitare una marea di e-mail al tuo ritorno.

Di seguito troverai alcuni dei punti chiave dei nostri argomenti sulla scrittura di e-mail. Tieni presente che l'editor di Grammarly è un ottimo modo per migliorare la tua copia e garantire la qualità dei tuoi messaggi di posta elettronica. Passiamo ora ai nostri migliori suggerimenti per le email del 2017.

1. Avviare correttamente un'e-mail è essenziale nel processo di scrittura.

Suggerimento per professionisti: esistono diversi modi per rivolgersi al destinatario previsto. A volte la semplicità può salvare la giornata.

Ciao [Nome], In tutte le impostazioni tranne quelle più formali, questa e-mail di saluto è il chiaro vincitore. È semplice, amichevole e diretto. Se vuoi un tono leggermente più formale, considera di sostituire ciao con ciao.

2. Mantieni la riga dell'oggetto breve e chiara.

Suggerimento per professionisti: potresti non ricevere mai una risposta alla tua e-mail perfettamente formulata se la riga dell'oggetto non è facile da seguire.

Mantieni la riga dell'oggetto breve (meno di trenta caratteri) in modo che sia leggibile sui dispositivi mobili. Sii specifico e intrigante. Non scrivere mai tutto in maiuscolo o utilizzare una riga generica come "Ciao" (questo potrebbe essere scambiato per spam). Per creare una linea di soggetto eccezionale puoi...

3. Quella riga di apertura nell'e-mail è sempre complicata. Non fare affidamento su una scorciatoia.

Suggerimento per professionisti: sappiamo che speri che qualcuno stia bene, ma ci sono altri modi per scrivere un rompighiaccio e dedicarti agli affari della tua corrispondenza e-mail.

Se stai scrivendo un'e-mail ad alto rischio che ha bisogno di ottenere risultati, fare i compiti non fa mai male. Non devi perseguitare qualcuno sui social media, ma fare una piccola ricerca può fare molto. Includi una o due frasi all'inizio della tua email per dimostrare che conosci il lavoro del destinatario.

Fonte: 5 altri modi per scrivere "Spero che tu stia bene" nella tua e-mail

4. Padroneggiare l'arte di scrivere e-mail è essenziale nel mondo degli affari di oggi. Dovrai anche diventare un professionista nella creazione di messaggi fuori sede.

Suggerimento per professionisti: hai lavorato molte ore e meriti una vacanza al momento giusto. Prepararsi per il successo al ritorno implica una pianificazione aggiuntiva sul fronte della posta elettronica.

Il tuo messaggio fuori sede può essere semplice. Fai sapere alle persone che non sei disponibile, quando tornerai e chi dovrebbero contattare per qualsiasi necessità urgente mentre sei via. Se desideri divertirti un po' di più con il tuo messaggio, ecco alcune opzioni.

Fonte: 6 meravigliosi consigli su come recuperare le e-mail dopo una vacanza

5. Alcune email richiedono un delicato equilibrio tra personalità e professionalità. Conoscere le regole dell'etichetta e-mail farà molto per aiutarti a evitare un errore.

Suggerimento per professionisti: pensa a come parleresti in modo colloquiale mentre rivedi le tue e-mail scritte.

Togli i punti esclamativi, so che sei eccitato! Sul serio!!! Ma puoi trasmettere eccitazione senza punti esclamativi. (Accidenti! Salva quelli per quando stai davvero esclamando.) La mania del punto esclamativo è un altro trigger di filtro antispam, quindi usali con parsimonia e non usarne mai due o più alla fine di una frase. A meno che tu non sia un preadolescente. Allora fallo.

6. Se il tuo obiettivo per scrivere un'e-mail è ottenere una risposta, devi comporre il tuo messaggio tenendo presente quell'obiettivo.

Suggerimento per professionisti: vuoi una risposta? Non essere generico.

Aggiungi un tocco personale alle tue e-mail ogni volta che puoi. Se hai incontrato il destinatario a una conferenza, dillo. Se leggi un articolo che hanno scritto, menziona il tuo takeaway preferito. Se hai fatto un colloquio con loro per un lavoro, fai riferimento a un momento saliente del colloquio.

Fonte: come scrivere un'e-mail di follow-up che ottiene una risposta: 7 suggerimenti per l'azione

7. La scrittura di e-mail può diventare più complicata se si tiene conto delle norme e dei protocolli culturali.

Suggerimento per professionisti : fai le tue ricerche quando crei un messaggio professionale per un pubblico specifico. Ad esempio, se non sei madrelingua inglese, ci sono modi per rendere l'esperienza di scrittura di e-mail meno scoraggiante.

Le e-mail professionali non dovrebbero avere una lunghezza epica. Sii rispettoso del tempo dei tuoi lettori, perché se ritengono che il tuo messaggio sia eccessivamente lungo, probabilmente inizieranno a scremare.

Se un argomento importante richiede una lunga discussione, cerca modi migliori per comunicarlo rispetto all'e-mail. Usa il tuo messaggio come un modo per organizzare una riunione o una discussione, piuttosto che un luogo per un denso trattato sull'argomento.

Fonte: 7 consigli utili su come scrivere un'e-mail professionale perfetta in inglese

8. Al giorno d'oggi, sempre più email includono emoji. C'è una buona spiegazione su come e quando usarli se sei così incline.

Suggerimento per professionisti: c'è un tempo e un luogo per impegnarsi in un thread di posta elettronica conversazionale. Se stai cercando di utilizzare un linguaggio abbreviato, slang o emoji, considera il pubblico e l'argomento a portata di mano.

Se c'è controversia sugli emoji nella comunicazione aziendale, allora perché ci sentiamo in dovere di usarli? Perché non rinunciarvi del tutto? La risposta semplice: vogliamo essere meglio compresi. La comunicazione via e-mail è notoriamente problematica in quanto manca dei segnali emotivi su cui facciamo affidamento nelle conversazioni faccia a faccia o telefoniche. Senza il tono di voce o le espressioni facciali a guidarci, c'è molto spazio per malintesi quando leggiamo un'e-mail. I messaggi pensati per essere positivi sono spesso interpretati come neutri e i messaggi neutri sono interpretati come negativi.

9. Completa la creazione della tua e-mail con una firma memorabile e non una linea generica usa e getta.

Suggerimento per professionisti: se hai indirizzato con successo il tuo destinatario di posta elettronica, l'hai tenuto impegnato con testi utilizzabili ed evitato distrazioni inutili, finisci la tua copia con una conclusione ben posizionata. Non trascurare il valore nel firmare le tue e-mail. Lasciare la lettera vuota potrebbe essere un grosso problema.

Viviamo in un mondo in cui le persone spesso inviano e-mail da dispositivi mobili, quindi escludere una firma non è certamente un no con l'avanzare della catena di posta elettronica, in particolare se anche il destinatario abbandona l'approvazione più formale. Ma non firmare un'e-mail iniziale o utilizzare solo la firma formale che hai creato per aggiungere alle tue e-mail in uscita risulta impersonale.

Fonte: come terminare un'e-mail: 9 firme mai fallite e 9 da evitare