حسن كتابة البريد الإلكتروني الخاص بك مع هذه التدوينات التسعة المفيدة

هل تبحث عن نصائح حول كتابة البريد الإلكتروني؟

لقد جئت إلى المكان المناسب.

تضمنت مدونة Grammarly العديد من المنشورات الحديثة حول كل ما يتعلق بكتابة البريد الإلكتروني. هدفنا هو تزويد القراء برؤى قيمة حول كيفية صياغة البريد الإلكتروني المثالي لأي مناسبة. لقد تحدثنا عن آداب البريد الإلكتروني المناسبة. لقد غطينا طرقًا لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى. وقد أوضحنا لك كيفية الخروج من المكتب لقضاء عطلة وتجنب تدفق رسائل البريد الإلكتروني عند عودتك.

ستجد أدناه بعض النقاط الرئيسية من موضوعات كتابة البريد الإلكتروني لدينا. ضع في اعتبارك أن محرر Grammarly هو طريقة رائعة لتحسين نسختك وضمان جودة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. دعنا الآن ننتقل إلى أهم نصائحنا عبر البريد الإلكتروني لعام 2017.

1. يعد بدء البريد الإلكتروني بشكل صحيح أمرًا ضروريًا في عملية الكتابة.

نصيحة احترافية: هناك عدة طرق لمخاطبة المستلم المقصود. في بعض الأحيان يمكن للبساطة أن تنقذ الموقف.

مرحبًا [الاسم] ، في جميع الإعدادات باستثناء أكثرها رسمية ، تعتبر رسالة الترحيب هذه هي الفائزة بشكل واضح. إنه بسيط وودود ومباشر. إذا كنت تريد نغمة أكثر رسمية ، ففكر في استبدال hi بـ hello.

2. اجعل سطر الموضوع قصيرًا وواضحًا.

نصيحة احترافية: قد لا تحصل أبدًا على رد على بريدك الإلكتروني المصاغ بشكل مثالي إذا لم يكن من السهل متابعة سطر الموضوع.

اجعل سطر الموضوع قصيرًا (أقل من ثلاثين حرفًا) بحيث يكون مقروءًا على الأجهزة المحمولة. كن محددًا ومثيرًا للاهتمام. لا تكتب أبدًا بأحرف كبيرة أو تستخدم سطرًا عامًا مثل "مرحبًا" (قد يكون هذا خطأً على أنه بريد عشوائي). لإنشاء سطر موضوع رائع ، يمكنك ...

3. هذا السطر الافتتاحي في البريد الإلكتروني دائمًا ما يكون صعبًا. لا تعتمد على الاختصار.

نصيحة احترافية: نحن نعلم أنك تأمل أن يكون أداء شخص ما جيدًا ، ولكن هناك طرقًا أخرى لكتابة كسر الجمود والبدء في أعمال مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني عالية الخطورة وتحتاج إلى الحصول على نتائج ، فلن يؤلمك أبدًا أداء واجبك المنزلي. لست مضطرًا إلى مطاردة شخص ما على وسائل التواصل الاجتماعي ، لكن إجراء القليل من البحث يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. قم بتضمين جملة أو جملتين في افتتاح البريد الإلكتروني الخاص بك لإظهار أنك على دراية بعمل المستلم.

المصدر: 5 طرق أخرى لكتابة "أتمنى أن تكون بخير" في بريدك الإلكتروني

4. إتقان فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني أمر ضروري في عالم الأعمال اليوم. سيتعين عليك أيضًا أن تصبح محترفًا في صياغة الرسائل خارج المكتب.

نصيحة للمحترفين: لقد عملت لساعات طويلة وتستحق إجازة جيدة التوقيت. يتضمن إعداد نفسك للنجاح عند العودة تخطيطًا إضافيًا على واجهة البريد الإلكتروني.

يمكن أن تكون رسالتك خارج المكتب بسيطة. ما عليك سوى إخبار الأشخاص بأنك غير متاح ، ومتى ستعود ، ومن يجب أن يتواصلوا معه بخصوص أي احتياجات عاجلة أثناء رحيلك. إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من المرح مع رسالتك ، فإليك بعض الخيارات.

المصدر: 6 نصائح رائعة حول كيفية اللحاق برسائل البريد الإلكتروني بعد الإجازة

5. تتطلب بعض رسائل البريد الإلكتروني توازناً دقيقاً بين الشخصية والكفاءة المهنية. إن معرفة قواعد آداب البريد الإلكتروني سيقطع شوطًا طويلاً نحو مساعدتك على تجنب الخطأ الفادح.

نصيحة للمحترفين: فكر في الطريقة التي تتحدث بها بشكل تحاوري أثناء مراجعة رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة.

استغني عن علامات التعجب ، أعلم أنك متحمس! عنجد!!! لكن يمكنك نقل الإثارة بدون علامات التعجب. (Golly gee! احفظها عندما تصرخ حقًا.) هوس علامة التعجب هو مشغل آخر لتصفية البريد العشوائي ، لذا استخدمها باعتدال ولا تستخدم أبدًا اثنين أو أكثر في نهاية الجملة. ما لم تكن مراهقًا. ثم لديك في ذلك.

6. إذا كان هدفك من كتابة رسالة بريد إلكتروني هو الحصول على رد ، فعليك كتابة رسالتك مع وضع هذا الهدف في الاعتبار.

نصيحة للمحترفين: هل تريد الرد؟ لا تكن عامًا.

أضف لمسة شخصية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك متى استطعت. إذا قابلت المستلم في مؤتمر ، فقل ذلك. إذا قرأت مقالاً كتبوه ، اذكر الوجبات الجاهزة المفضلة لديك. إذا أجريت مقابلة معهم للحصول على وظيفة ، فارجع إلى أحد النقاط البارزة من المقابلة.

المصدر: كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للمتابعة يحصل على استجابة: 7 نصائح عمل

7. يمكن أن تصبح الكتابة بالبريد الإلكتروني أكثر تعقيدًا عندما تأخذ في الاعتبار الأعراف والبروتوكولات الثقافية.

نصيحة احترافية: قم بأبحاثك عند صياغة رسالة احترافية لجمهور معين. على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث الإنجليزية بغير لغتك الأم ، فهناك طرق لجعل تجربة كتابة البريد الإلكتروني أقل صعوبة.

لا ينبغي أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية طويلة جدًا. كن محترمًا لوقت قرائك ، لأنهم إذا شعروا أن رسالتك طويلة جدًا ، فمن المحتمل أن يبدأوا في القراءة السريعة.

إذا كان موضوع مهم يتطلب مناقشة مطولة ، فابحث عن طرق أفضل للتواصل حوله من البريد الإلكتروني. استخدم رسالتك كطريقة لإعداد اجتماع أو مناقشة ، بدلاً من مكان لأطروحة مكثفة حول الموضوع.

المصدر: 7 نصائح مفيدة حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي باللغة الإنجليزية

8. المزيد والمزيد من رسائل البريد الإلكتروني تتضمن الرموز التعبيرية هذه الأيام. هناك شرح جيد لكيفية ووقت استخدامها إذا كنت تميل إلى ذلك.

نصيحة احترافية: هناك وقت ومكان للمشاركة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني تحادثية. إذا كنت تبحث عن استخدام لغة مختصرة أو عامية أو رموز تعبيرية ، ففكر في الجمهور والموضوع المطروح.

إذا كان هناك جدل حول الرموز التعبيرية في الاتصالات التجارية ، فلماذا نشعر بضرورة استخدامها؟ لماذا لا نتنازل عنها تماما؟ الجواب البسيط: نريد أن نفهم بشكل أفضل. من المعروف أن الاتصال عبر البريد الإلكتروني يمثل مشكلة لأنه يفتقر إلى الإشارات العاطفية التي نعتمد عليها في المحادثات وجهًا لوجه أو عبر الهاتف. بدون نبرة الصوت أو تعابير الوجه لإرشادنا ، هناك مجال كبير لسوء الفهم عندما نقرأ بريدًا إلكترونيًا. غالبًا ما يتم تفسير الرسائل التي يُقصد بها أن تكون إيجابية على أنها محايدة ، ويتم تفسير الرسائل المحايدة على أنها سلبية.

9. قم بإنهاء صياغة البريد الإلكتروني الخاص بك باستخدام توقيع لا يُنسى وليس سطر إهمال عام.

نصيحة احترافية: إذا كنت قد خاطبت مستلم بريدك الإلكتروني بنجاح ، وحافظت على تفاعله مع نص قابل للتنفيذ ، وتجنب الانحرافات غير الضرورية ، فقم بإنهاء نسختك باستنتاج جيد. لا تغفل القيمة في التوقيع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. قد يكون ترك الحرف فارغًا مشكلة كبيرة.

نحن نعيش في عالم يتكرر فيه إرسال الأشخاص عبر البريد الإلكتروني من الأجهزة المحمولة ، لذا فإن استبعاد التوقيع بالتأكيد ليس أمرًا لا يعنيه ذلك مع تقدم سلسلة البريد الإلكتروني ، خاصةً إذا كان المستلم الخاص بك يتخلى أيضًا عن تسجيل الخروج الأكثر رسمية. لكن عدم التوقيع على رسالة بريد إلكتروني أولية أو استخدام التوقيع الرسمي الذي أنشأته فقط لإلحاق رسائل البريد الإلكتروني الصادرة يعتبر غير شخصي.

المصدر: كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني: 9 عمليات تسجيل لم تفشل مطلقًا و 9 عمليات تسجيل يجب تجنبها