Улучшите написание электронной почты с помощью этих 9 полезных постов

Ищете советы по написанию писем?

Вы пришли в нужное место.

В блоге Grammarly появилось несколько недавних сообщений обо всем, что касается написания электронных писем. Наша цель — предоставить читателям ценную информацию о том, как создать идеальное электронное письмо для любого случая. Мы говорили о правильном этикете электронной почты. Мы рассмотрели способы максимизации вашей производительности. И мы показали вам, как выйти из офиса в отпуск и избежать потока электронных писем по возвращении.

Ниже вы найдете некоторые ключевые выводы из наших тем по написанию электронных писем. Имейте в виду, что редактор Grammarly — отличный способ улучшить вашу копию и обеспечить качество ваших сообщений электронной почты. Теперь давайте перейдем к нашим лучшим советам по электронной почте в 2017 году.

1. Правильное начало электронного письма имеет важное значение в процессе написания.

Совет для профессионалов: есть несколько способов обратиться к предполагаемому получателю. Иногда простота может спасти положение.

Привет, [Имя] . Во всех отношениях, кроме самых формальных, это приветствие по электронной почте является явным победителем. Это просто, дружелюбно и прямолинейно. Если вы хотите немного более формальный тон, подумайте о замене «привет» на «привет».

2. Сохраняйте тему письма короткой и ясной.

Совет для профессионалов: вы можете никогда не получить ответ на свое идеально сформулированное электронное письмо, если за вашей темой сложно следить.

Строка темы должна быть короткой (до тридцати символов), чтобы ее можно было прочитать на мобильных устройствах. Будьте конкретными и интригующими. Никогда не пишите заглавными буквами и не используйте общие строки, такие как «Привет» (это может быть ошибочно принято за спам). Чтобы создать отличную тему, вы можете…

3. Начальная строка в электронном письме всегда сложна. Не полагайтесь на ярлык.

Совет для профессионалов: мы знаем, что вы надеетесь, что у кого-то все хорошо, но есть и другие способы написать ледокол и приступить к делу вашей электронной переписки.

Если вы пишете электронное письмо с высокими ставками, которое должно принести результаты, никогда не помешает сделать домашнее задание. Вам не нужно следить за кем-то в социальных сетях, но небольшое исследование может иметь большое значение. Включите одно или два предложения в начало письма, чтобы показать, что вы знакомы с работой получателя.

Источник: 5 других способов написать «Надеюсь, у вас все хорошо» в письме

4. Овладение искусством написания электронных писем необходимо в современном деловом мире. Вы также должны стать профессионалом в создании сообщений об отсутствии на работе.

Совет: вы много работали и заслужили своевременный отпуск. Настройка себя на успех по возвращении требует дополнительного планирования в отношении электронной почты.

Ваше сообщение об отсутствии на работе может быть простым. Просто дайте людям знать, что вы недоступны, когда вы вернетесь, и с кем им следует связаться по любым неотложным вопросам, пока вас нет. Если вы хотите немного повеселиться со своим сообщением, вот несколько вариантов.

Источник: 6 замечательных советов о том, как наверстать упущенное по электронной почте после отпуска

5. Некоторые электронные письма требуют тонкого баланса личности и профессионализма. Знание правил этикета электронной почты поможет вам избежать ошибок.

Совет для профессионалов: подумайте, как бы вы разговаривали, просматривая письменные электронные письма.

Уберите восклицательные знаки, я знаю, вы взволнованы! Серьезно!!! Но можно передать волнение и без восклицательных знаков. (Боже мой! Сохраните их, когда вы действительно восклицаете.) Мания восклицательных знаков — еще один триггер спам-фильтра, поэтому используйте их экономно и никогда, никогда не используйте два или более в конце предложения. Если только вы не подросток. Тогда дерзайте.

6. Если ваша цель при написании электронного письма — получить ответ, вы должны составить свое сообщение с учетом этой цели.

Совет для профессионалов: вы хотите получить ответ? Не будь универсальным.

Добавляйте индивидуальный подход к своим электронным письмам всякий раз, когда это возможно. Если вы встретили получателя на конференции, так и скажите. Если вы читаете статью, которую они написали, упомяните ваш любимый вынос. Если вы проходили с ними собеседование по поводу работы, сошлитесь на один из моментов интервью.

Источник: Как написать последующее электронное письмо, которое получит ответ: 7 практических советов

7. Написание электронной почты может стать более сложным, если учесть культурные нормы и протоколы.

Совет для профессионалов: проведите исследование при создании профессионального сообщения для конкретной аудитории. Например, если вы не являетесь носителем английского языка, есть способы сделать процесс написания электронной почты менее пугающим.

Профессиональные электронные письма не должны быть эпичными по длине. Уважайте время ваших читателей, потому что, если они сочтут ваше сообщение слишком длинным, они, скорее всего, начнут его пролистывать.

Если важная тема требует продолжительного обсуждения, поищите лучшие способы сообщить об этом, чем электронная почта. Используйте свое сообщение как способ организовать встречу или дискуссию, а не как место для пространного трактата на эту тему.

Источник: 7 полезных советов о том, как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке.

8. В наши дни все больше и больше электронных писем содержат смайлики. Есть хорошее объяснение того, как и когда их использовать, если вы так склонны.

Совет от профессионала: есть время и место для диалога по электронной почте. Если вы хотите использовать стенографию, сленг или смайлики, учитывайте аудиторию и тему.

Если вокруг эмодзи в деловом общении возникают разногласия, то почему мы вынуждены их использовать? Почему бы не отказаться от них вообще? Простой ответ: мы хотим, чтобы нас лучше понимали. Общеизвестно, что общение по электронной почте проблематично, поскольку в нем отсутствуют эмоциональные сигналы, на которые мы полагаемся при личных или телефонных разговорах. Без тона голоса или выражений лица, которые бы направляли нас, есть много места для недопонимания, когда мы читаем электронное письмо. Сообщения, которые должны быть положительными, часто интерпретируются как нейтральные, а нейтральные сообщения интерпретируются как отрицательные.

9. Завершите создание электронной почты запоминающимся завершением, а не шаблонной строчкой.

Совет для профессионалов: если вы успешно обратились к получателю электронной почты, привлекли его к действию с помощью действенного текста и избежали ненужных отвлекающих факторов, завершите свой текст грамотным заключением. Не упускайте из виду ценность подписания электронных писем. Если оставить письмо пустым, это может стать серьезной ошибкой.

Мы живем в мире, где люди часто отправляют электронные письма с мобильных устройств, поэтому исключение подписи, безусловно, не является запретом по мере продвижения цепочки электронной почты, особенно если ваш получатель также отказывается от более формальной подписи. Но если вы не подписываете первоначальное электронное письмо или используете только формальную подпись, которую вы создали для добавления к своим исходящим электронным письмам, это выглядит безлично.

Источник: Как закончить электронное письмо: 9 беспроигрышных подписей и 9, которых следует избегать