Cómo escribir un correo electrónico de servicio al cliente: 10 mejores prácticas y 5 ejemplos

" Un cliente satisfecho es la mejor estrategia comercial de todas ", dijo Michael LeBoeuf, autor de 'Cómo ganar clientes y conservarlos de por vida'. Hoy en día, su sabiduría es quizás más precisa que nunca.

Debido al auge de las redes sociales, las empresas tienen más puntos de contacto con los clientes que nunca, y las personas tienen más oportunidades de expresar su insatisfacción y exigir el servicio que merece un cliente que paga.

Si bien el manejo de varios canales diferentes de atención al cliente ha demostrado ser un desafío para las marcas grandes y pequeñas, un tipo de servicio al cliente se ha mantenido como la mejor forma para que las empresas se comuniquen con sus clientes. Has acertado, correo electrónico. Debido a esto, las habilidades de servicio al cliente que priorizan el teclado siempre están bajo demanda.

¿Cómo escribir un correo electrónico de atención al cliente? ¿Cuáles son las mejores prácticas de servicio al cliente por correo electrónico? ¿Dónde puedo encontrar ejemplos de correos electrónicos de servicio al cliente? Esta publicación de blog responderá a todas sus preguntas.

¿Por qué es importante el servicio al cliente?

Todos hemos tenido buenas y malas experiencias con el servicio al cliente, ya sea por correo electrónico, por teléfono, en las redes sociales, por chat o en persona. Estos encuentros se quedan con nosotros, dando forma a nuestro sentimiento en torno a la marca u organización que puede durar mucho tiempo. Cuando estas experiencias son negativas, es probable que sea algo que compartimos con nuestra red más amplia: una pesadilla desde la perspectiva de la empresa por más de una razón. Por ejemplo, más del 25% de los consumidores dejaría de comprar una marca después de una sola experiencia negativa. Cualquier empresa debería odiar que un cliente se sienta así con respecto a su marca. Particularmente porque puede evitarse fácilmente, o incluso convertirse en una interacción positiva que mejore la imagen pública o cree referencias.

Desde los albores del comercio, ha habido servicio al cliente, "El cliente siempre tiene la razón" como el espíritu de hoja perenne en el epicentro de la práctica. A medida que el comercio, la tecnología y el tiempo han avanzado, también lo han hecho los canales de servicio al cliente. La invención del teléfono por Alexander Graham Bell a fines del siglo XIX transformó la accesibilidad de las empresas en todo el mundo, cambiando todo sobre cómo las empresas y los clientes interactuarían en los tiempos modernos. Las empresas aprovecharon esta oportunidad de escuchar a sus consumidores, lo que condujo al nacimiento de los centros de llamadas.

Eventualmente, el correo electrónico emergió como un punto de contacto cada vez más conveniente para que las empresas brinden servicio, soporte y atención a sus clientes.

Hoy en día, los equipos de atención al cliente y atención al cliente dominan una amplia gama de actividades a través del correo electrónico. Ayudan a las personas a hacer un uso correcto y rentable de los productos y a aprovechar al máximo los servicios. Las tareas típicas incluyen resolver quejas, responder comentarios, ofrecer orientación en la planificación e instalación, resolución de problemas y asistencia con actualizaciones y cancelaciones. Naturalmente, estos esfuerzos requieren la colaboración y la experiencia de muchas partes interesadas en una empresa, lo que resulta en una interacción con el cliente que responde a su consulta, resuelve el problema y lo tranquiliza.

No hace falta decir que estos puntos de contacto con el cliente son una valiosa oportunidad para superar las expectativas de su cliente.

Tipos de servicio al cliente: ¿por qué el correo electrónico (todavía) es una herramienta útil de servicio al cliente?

A pesar de la creciente popularidad de las redes sociales y los chats en vivo como canales de atención al cliente, la mayoría de estas interacciones todavía se realizan por correo electrónico. Y no es de extrañar, ya que los beneficios del soporte por correo electrónico son muchos.

Si aún no está convencido, aquí hay un resumen de los beneficios más importantes del servicio de atención al cliente por correo electrónico.

• El correo electrónico es una herramienta proactiva que le brinda el tiempo y la privacidad para dirigirse a un cliente molesto.
• Los clientes valoran el correo electrónico como un espacio seguro para expresar sus problemas.
• Es difícil encontrar a alguien que no tenga una cuenta de correo electrónico en lugar de muchos consumidores que no tienen presencia en las redes sociales.
  

Mientras busca consejos sobre cómo escribir un correo electrónico profesional para los clientes, lo más probable es que ya comprenda el importante papel del correo electrónico en la correspondencia de un cliente. Sin embargo, si usted es alguien que no trabaja en atención al cliente o servicio per se, debe tener en cuenta que sigue siendo un representante de la empresa. No importa cuál sea el título de su trabajo, las siguientes mejores prácticas, consejos y ejemplos lo ayudarán a navegar la correspondencia por correo electrónico con los clientes con los ojos de un representante de atención al cliente.

Las mejores prácticas sobre cómo escribir un correo electrónico de servicio al cliente

Nuestro objetivo es ayudarlo a sentirse completamente seguro al escribir correos electrónicos de servicio al cliente al brindarle una descripción general clara y concisa del tema. Es por eso que revisamos una serie de publicaciones e informes basados ​​en datos sobre los mejores correos electrónicos de servicio al cliente para reunir las pautas y los consejos esenciales para usted. Con estas mejores prácticas de servicio al cliente de correo electrónico, aprenderá cómo escribir un buen correo electrónico de servicio al cliente en muy poco tiempo.

1. Dale un toque humano

No hay nada que los clientes odien más que sentir que están hablando con un robot. Aunque probablemente abrieron su correo electrónico con "Estimado equipo de servicio al cliente", debe personalizar su correo electrónico de soporte haciendo que la interacción sea amigable desde el principio. Los mejores saludos de correo electrónico de servicio al cliente se dirigen al destinatario por su nombre. Puede obtener más información sobre cómo elegir el saludo adecuado en nuestra publicación de blog sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional.

2. Muestra empatía

El mejor soporte por correo electrónico es empático, así que asegúrese de reconocer cómo se siente el cliente. Independientemente de cómo surgió el problema, se sintieron lo suficientemente fuertes como para ponerse en contacto, así que respete esto al principio de su respuesta por correo electrónico. Un simple "Entiendo cómo debe ser <el sentimiento del cliente>". le dará un buen comienzo.

3. Valora su tiempo

A veces, es posible que no sea el primer punto de contacto que un cliente ha tenido en el viaje con su empresa. La visibilidad de esto es vital, al igual que tener acceso a cualquier correspondencia de clientes registrada previamente. Todos odiamos sentir que nos estamos repitiendo, así que asegúrese de hacer todo lo que esté a su alcance para estar al día sobre la relación con el cliente cuando ofrezca asistencia por correo electrónico. Un buen correo electrónico de servicio al cliente retoma la conversación justo donde se dejó la última vez.

4. Mantente positivo

Sí, hay un problema, pero ahora estás "¡Feliz de ayudar!". A veces no tendrá todas las respuestas, pero una actitud positiva contribuye en gran medida a establecer el estado de ánimo de la interacción. También puede ayudar a aumentar la confianza del cliente en su atención. Por ejemplo, en lugar de escribir "¿Ha consultado nuestras preguntas frecuentes?", intente "No tengo la respuesta para eso en este momento, pero puedo averiguarlo y responderle en 2 o 3 horas".

5. Sea consistente

Los cables cruzados pueden irritar a un cliente que ya está frustrado, así que investigue y brinde siempre un servicio de calidad. Recibir consejos o información contradictorios en la asistencia por correo electrónico es confuso. Sin mencionar que te hace quedar mal a ti y a la empresa. Ser coherente es la clave en su correspondencia por correo electrónico con los clientes, pero es crucial cuando alguien le envía un correo electrónico para pedir ayuda.

6. Mantén el lenguaje claro y simple

No confundas al cliente. Tal vez esté acostumbrado a la última tecnología oa la jerga de la industria, pero siempre debe suponer que no lo están. Formalizar demasiado el correo electrónico de soporte también puede confundir las cosas, así que tenga cuidado con su tono. Simplifica cuando sea posible y mantén las cosas al día, sin dejar de ser cortés y amigable, por supuesto. Para dominar la etiqueta de correo electrónico de servicio al cliente, asegúrese de aprender estas 25 reglas y consejos .

7. Comparte recursos para ayudar aún más

Redirigir a instrucciones más completas puede mantener sus correos electrónicos de atención al cliente agradables y claros. Esto puede significar vincular las publicaciones de su blog, las preguntas frecuentes o incluso el contenido de un competidor si es el recurso más útil. Es una excelente manera de ir más allá para ayudar a su cliente sin hacer que su correo electrónico sea demasiado largo y complicado.

8. Use frases de correo electrónico de servicio al cliente

Mientras estás en racha, ¿por qué no dar un paso al frente? Una vez que haya resuelto el primer problema, no tenga miedo de ofrecer ayuda para cualquier otra pregunta que puedan tener. "¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte hoy?" también es una forma educada de tratar de cerrar los hilos de correo electrónico de atención al cliente. Puede encontrar más frases de correo electrónico de servicio al cliente como esta en nuestra publicación de blog sobre cómo responder a las quejas de los clientes.

9. Muestra gratitud

Recuerda siempre agradecer al cliente! Eligieron hacer negocios con usted, se tomaron el tiempo para ponerse en contacto con usted y se preocuparon lo suficiente como para informarle sobre el problema. Esta es una retroalimentación orgánica invaluable, así que muestre su aprecio por ella a lo largo de su correo electrónico. Dar las gracias garantiza que su cliente se sienta realmente valorado por su empresa y aumente la satisfacción del cliente a pesar de los obstáculos en el camino.

10. Termina tu correo electrónico con entusiasmo

¿Cómo finaliza un correo electrónico de atención al cliente? Resume el problema o la solución para que esté 100% seguro de que todo está claro para el cliente. Agregar preguntas adicionales o un toque personal al cierre de su correo electrónico también es muy útil. Si no está seguro de qué cierre de sesión de correo electrónico usar, consulte nuestra guía para finalizar un correo electrónico de manera profesional.

Los mejores ejemplos de correo electrónico de servicio al cliente para diferentes situaciones

Los siguientes ejemplos de correo electrónico de servicio al cliente dan vida a nuestras mejores prácticas. Si cree que ninguna de estas muestras podría provenir de su teclado, no se preocupe: la práctica hace al maestro cuando se trata de escribir correos electrónicos de servicio al cliente, y Flowrite está aquí para ayudarlo. La próxima vez que piense en cómo escribir un correo electrónico a un cliente en una situación que desafía sus habilidades de servicio al cliente, puede inspirarse en estos ejemplos de respuesta de correo electrónico de servicio al cliente.

Respuesta por correo electrónico a la consulta de un cliente

La respuesta oportuna a los correos electrónicos de atención al cliente hará que sus clientes se sientan reconocidos, incluso si no puede proporcionar todas las respuestas. La clave es hacerles saber que está haciendo todo lo posible para ayudar y brindarles información sobre cuándo deben esperar tener noticias suyas. Incluso puede hacer un esfuerzo adicional ofreciendo su ayuda con otros temas mientras necesitan esperar.

muestra de correo electrónico de agradecimiento

Un pequeño agradecimiento a menudo puede ser de gran ayuda cuando se trata de olvidar un contratiempo menor y fomentar la lealtad del cliente. Por lo tanto, asegúrese de mostrar su aprecio al responder a los comentarios de los clientes. Comunicar que estás agradecido por recibirlo puede convertir una experiencia aparentemente negativa en una positiva.

Respuesta de solicitud de función del cliente

Las solicitudes de características de los clientes vienen en muchos tamaños y formas, y hacer que los deseos de los usuarios se hagan realidad no siempre es posible. En estas situaciones, la honestidad es la mejor política. Gestionar las expectativas y compartir información valiosa sobre el futuro de su negocio es un servicio de atención al cliente excelente. Si tienes dificultades con esto, decir que no de manera cortés (pero firme) es una habilidad que se puede aprender.

Ejemplo de correo electrónico de soporte técnico

Si recibe un correo electrónico solicitando asistencia en problemas técnicos, es posible que deba obtener detalles con sus consejos para la resolución de problemas. Para encontrar una solución, asegúrese de hacer preguntas tan detalladas como sea necesario para ayudar al cliente. Reconozca que su consejo puede ser intimidante, genere confianza por su orientación y haga que el cliente sienta que está trabajando junto con él.

Correo electrónico de reembolso al cliente

Cuando un cliente decide dejarte, a menudo no eres tú. son ellos No hay razón para amargarse por eso. Si tiene una política de reembolso que les permite recuperar su dinero, haga que el proceso de ruptura sea lo menos doloroso posible para el cliente y tenga claro que lo extrañará. Su respuesta a la solicitud de reembolso debería ser tan útil como cualquier otro correo electrónico de atención al cliente y dejar la puerta abierta para reavivar la relación con el cliente en el futuro.

Según un informe, el costo de un mal servicio al cliente es de aproximadamente $75 mil millones por año. Dicho esto, definitivamente debería estar limpio después de leer esta publicación de blog. Sin embargo, cuando se trata de escribir correos electrónicos de servicio al cliente, a menudo hay más de lo que usted, o su equipo, tiene tiempo para manejar. Ahí es donde entra en juego Flowrite.

Con Flowrite, puede convertir viñetas breves en correos electrónicos de atención al cliente listos para enviar más rápido que nunca. Solicita acceso para experimentar el futuro de la escritura entre los primeros.