So schreiben Sie einen formellen Brief: Format, Beispiele und Tipps

Ganz gleich, ob Sie einen potenziellen Arbeitgeber beeindrucken, eine Anfrage formulieren oder eine formelle Beschwerde einreichen möchten: Zu wissen, wie man einen effektiven formellen Brief verfasst, ist der Schlüssel dazu, sicherzustellen, dass Ihre Nachricht mit der Aufmerksamkeit aufgenommen wird, die sie verdient. Von der perfekten Eröffnung bis zum ausgefeilten Abschluss führen wir Sie durch die Grundlagen der Gestaltung eines Briefes, der Ihre Botschaft in jeder Situation effektiv und professionell kommuniziert.

Was ist ein formeller Brief?

Ein formeller Brief ist eine Form der schriftlichen Kommunikation, die einer festgelegten Struktur und einem festgelegten Ton folgt. Es enthält spezifische Elemente wie die Adressen des Absenders und des Empfängers, eine formelle Begrüßung und eine Schlusserklärung. Formelle Briefe werden häufig für Bewerbungen, offizielle Beschwerden oder geschäftliche Anfragen verwendet.

Während diese Briefe einer streng formalen Briefstruktur folgen, ein klares Ziel haben und einen professionellen Ton beibehalten, können informelle Briefe gesprächig und persönlich sein. Sie können an Freunde, Familie oder Bekannte geschrieben werden und persönliche Nachrichten, Glückwünsche, Einladungen oder andere persönliche Themen enthalten.

Es gibt viele Arten formeller Briefe. Einige formelle Briefbeispiele sind:

• Motivationsschreiben
• Angebotsannahmeschreiben
• Professioneller Dankesbrief
• Geschäftsbrief
• Werbebrief
• Kündigung
• Absichtserklärung
• Empfehlungsschreiben

Wenn Sie an einen formellen Brief denken, stellen Sie sich wahrscheinlich ein handgeschriebenes oder getipptes Dokument vor, das geschrieben, unterschrieben, abgestempelt und dann per Post verschickt wird. Aber auch formelle Briefe können per E-Mail zugestellt werden, je nach Dringlichkeit der Situation und den Vorlieben des Empfängers und des Absenders.

Wie auch immer Sie sich für den Versand Ihres formellen Briefes entscheiden, die Absicht sollte dieselbe bleiben: das jeweilige Thema klar und effektiv auf klare und professionelle Weise zu kommunizieren.

Wann verschicken Sie einen formellen Brief?

Formelle Briefe werden in Situationen verschickt, die einen professionellen Ansatz oder eine offizielle Kommunikation erfordern. Hier sind Beispiele für diese Fälle:

• Bewerbungen
• Senden eines Kündigungsschreibens
• Formelle Anfragen oder Anfragen an ein Unternehmen richten
• Einreichen von Beschwerden
• Kommunikation mit Regierungsbehörden
• Durchführung offizieller Geschäftstransaktionen
• Ansprechen von Personen, zu denen Sie keine persönliche Beziehung haben

Aus welchen Teilen besteht ein formeller Brief?

Kopfzeile (Datum/Adresse/Rücksendeadresse)

Datum: Wenn Sie einen formellen Brief schreiben, ist es wichtig, das Datum anzugeben, an dem Sie ihn geschrieben haben.Diese Informationen sind für die zeitkritische Kommunikation unerlässlich.

Adresse: Geben Sie die vollständige Adresse des Empfängers ein, einschließlich seiner Postfachnummer oder Büroumgebung.

Absenderadresse: Geben Sie die vollständige Adresse Ihres Unternehmens an.Dies erleichtert dem Empfänger das Versenden einer Antwort.

Anrede

In einem formellen Brief lautet die Standardanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt vom Titel und Nachnamen des Empfängers. Beginnen Sie Ihren Brief mit „Lieber [Name des Empfängers]“ und fügen Sie nach dem Namen ein Komma ein. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht ermitteln können, können Sie den Brief an dessen Titel adressieren.

Körper

Die Hauptabsätze bilden den Haupttext des Briefes. In diesen Absätzen erläutert der Absender den Zweck des Briefes. Es umfasst die folgenden Abschnitte:

• Ein einleitender Absatz, der den Hauptzweck des Briefes darlegt und bei Bedarf den Verfasser des Briefes vorstellt.
• Ein oder mehrere Mittelabsätze, in denen das Thema des Briefes ausführlicher erläutert wird. Es ist wichtig, diesen Abschnitt logisch zu strukturieren, wobei jeder Absatz einen bestimmten Punkt oder Aspekt Ihrer Gesamtbotschaft anspricht.
• Ein letzter Absatz, der die wichtigsten Punkte zusammenfasst und gegebenenfalls die nächsten Schritte angibt. Dies kann bedeuten, dass Sie ein Treffen vorschlagen, um eine Antwort bitten oder Ihre Erwartung zum Ausdruck bringen, die anstehende Angelegenheit zu lösen. Der letzte Absatz ist auch ein geeigneter Ort, um dem Empfänger für die Beachtung Ihrer Nachricht oder für seine Zeit und Aufmerksamkeit zu danken.

Schließen

Schließen Sie den Brief nach dem Hauptteil mit einem einfachen, professionellen Abschied ab. Zu den höflichen Möglichkeiten, den Brief zu beenden, gehören die folgenden Verabschiedungen:

• Aufrichtig
• Beste grüße
• Respektvoll

Unterschrift

Der letzte Bestandteil eines formellen Briefes ist Ihre Unterschrift. Geben Sie gegebenenfalls Ihren vollständigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung an, gefolgt von Ihrer Unterschrift und dem gedruckten Namen.

So schreiben Sie in sechs Schritten einen formellen Brief

Das Schreiben eines formellen Briefes muss nicht entmutigend sein. Es gibt einen einfachen sechsstufigen Prozess, an den Sie sich halten können, um die Sache einfacher zu gestalten. Befolgen Sie diese bewährte Methode, um formelle Korrespondenz effizient und effektiv zu strukturieren:

1 Planen Sie Ihre Nachricht: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihr Ziel zu klären.Was möchten Sie mit diesem Brief erreichen? Wer ist Ihr Publikum? Das Verständnis dieser Aspekte wird Ihren Ton und Inhalt bestimmen.

2 Beginnen Sie mit einem richtigen Format: Formelle Briefe haben ein bestimmtes Layout, das die Adresse des Absenders, das Datum, die Adresse des Empfängers, die Anrede, den Text, den Abschluss und die Unterschrift enthält.Richten Sie Ihren Text links aus und verwenden Sie eine professionelle Schriftart wie Times New Roman oder Arial. Stellen Sie sicher, dass Sie in einem Zeilenabstand schreiben und eine Leerzeile zwischen den Absätzen haben. Oben und unten im Dokument sollte ein Rand von zwei Zoll und auf beiden Seiten ein Rand von einem Zoll vorhanden sein.

3 Gestalten Sie eine klare Einleitung: Ihr erster Absatz sollte den Empfänger sofort über den Zweck des Briefes informieren.Halten Sie es prägnant und auf den Punkt; Lange Einführungen sind nicht erforderlich.

4 Entwickeln Sie den Hauptteil: Geben Sie im Hauptteil Ihre Anfrage, Ihre Frage oder die Informationen, die Sie übermitteln, detailliert an.Verwenden Sie für jeden Hauptpunkt separate Absätze, um Ihren Brief organisiert und leicht lesbar zu halten. Untermauern Sie Ihre Aussagen bei Bedarf mit Fakten oder konkreten Beispielen.

5 Effektiver Abschluss: Fassen Sie die Hauptpunkte Ihres Briefes zusammen und geben Sie klar an, welche Maßnahmen Sie vom Empfänger erwarten, z. B. eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder eine Besprechungsanfrage.Beenden Sie den Brief mit einem höflichen Schlusswort, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrer Unterschrift und dem gedruckten Namen.

6 Überprüfung: Bevor Sie Ihren Brief versenden, nehmen Sie sich die Zeit, ihn Korrektur zu lesen.Ein formeller Brief muss nicht nur korrekt formatiert sein, sondern auch Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung sollten fehlerfrei sein. Führen Sie eine Grammatikprüfung durch und prüfen Sie Ihren Tonfall, um sicherzustellen, dass Sie professionell klingen.

Der formelle Briefgenerator von Grammarly kann Ihnen dabei helfen, mit wenigen Klicks einen formellen Brief zu schreiben. Geben Sie einfach ein paar wichtige Details ein und Grammarly erstellt einen Entwurf, den Sie weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Bei der Einhaltung des formellen Briefformats ist es wichtig, häufige Fehler zu vermeiden, die Ihre Professionalität beeinträchtigen können, darunter:

• Zu beiläufig klingen und informelle Formulierungen, Slang oder Witze verwenden
• Inkonsistente Formatierung
• Fehler beim Korrekturlesen vor dem Senden
• Verwendung veralteter oder falscher Kontaktinformationen
• Unterlassen eines Call-to-Action

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre formellen Briefe sowohl professionell als auch effektiv sind, und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Formelle Briefvorlage

[Ihr Name]

[Deine Adresse]

[Ihre E-Mail-Adresse]

[Deine Telefonnummer]

[Datum]

[Name des Empfängers]

[Titel und Position des Empfängers, falls zutreffend]

[Firma des Empfängers, falls zutreffend]

[Empfängeradresse]

Lieber [Name des Empfängers],

[Einleitender Absatz: Stellen Sie sich vor und geben Sie den Zweck Ihres Briefes an. Geben Sie alle relevanten Hintergrundinformationen oder den erforderlichen Kontext an.]

[Hauptabsätze: Verwenden Sie Themensätze, um die Hauptgedanken Ihres Briefes vorzustellen. Erläutern Sie zusätzliche Details, die für Ihren Zweck beim Schreiben relevant sind.]

[Schlussabsatz: Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, drücken Sie Wertschätzung oder Interesse aus und benennen Sie direkt die gewünschten Folgemaßnahmen.]

Aufrichtig,

[Ihr gedruckter Name]

[Ihre getippte Unterschrift]

Beispiel für einen formellen Brief

John Smith Vertriebsleiter AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11. März 2024

Samantha Green Beschaffungsbeauftragte InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Sehr geehrte Frau Green,

Ich hoffe, dass dieser Brief Dich gut trifft. Mein Name ist John Smith und ich bin Vertriebsleiter bei AcmeCo, einem führenden Anbieter innovativer Lösungen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und zur Förderung des Geschäftswachstums. Bei AcmeCo sind wir stolz darauf, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind.

Ich möchte Ihnen unser neuestes Produktangebot vorstellen, den AcmeCo Efficiency Booster. Diese Lösung wurde speziell für die Bewältigung häufiger Herausforderungen entwickelt, mit denen Technologieunternehmen konfrontiert sind. Es bietet eine Reihe von Funktionen zur Optimierung von Arbeitsabläufen, zur Reduzierung der Betriebskosten und zur Verbesserung der Gesamtproduktivität.

Viele unserer Kunden haben bereits erhebliche Vorteile durch die Implementierung des AcmeCo Efficiency Booster gesehen und berichteten von einer durchschnittlichen Produktivitätssteigerung von 25 % innerhalb der ersten drei Monate der Nutzung. Wir glauben, dass InnovateTech Solutions durch die Integration unserer Lösung in Ihren Betrieb ähnliche, wenn nicht sogar größere Verbesserungen erzielen könnte.

Wir sind von dem Wert überzeugt, den der AcmeCo Efficiency Booster für Ihr Unternehmen bringen kann, und würden uns freuen, Ihnen bei Bedarf eine umfassende Demonstration anbieten zu können. Darüber hinaus bieten wir Neukunden, die das Potenzial unseres Produkts erkunden möchten, einen exklusiven Einführungsrabatt an.

Bitte kontaktieren Sie mich direkt unter 555-555-4567 oder per E-Mail an [email protected], um eine Vorführung zu vereinbaren oder zu besprechen, wie AcmeCo zum Erfolg von InnovateTech Solutions beitragen kann. Wir freuen uns auf die Gelegenheit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und die Wachstumsziele Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Vielen Dank, dass Sie AcmeCo als Ihren Partner für das Erreichen operativer Exzellenz in Betracht ziehen. Wir freuen uns über die Aussicht auf eine Zusammenarbeit und sind bestrebt, Ihnen den bestmöglichen Service und Support zu bieten.

Aufrichtig,

John Smith Vertriebsleiter AcmeCo

Beilagen: Produktbroschüre, Kundenstimmen