Cómo escribir una carta formal: formato, ejemplos y consejos

Ya sea que su objetivo sea impresionar a un posible empleador, articular una solicitud o presentar una queja formal, saber cómo escribir una carta formal eficaz es clave para garantizar que su mensaje se reciba con la atención que merece. Desde la apertura perfecta hasta una conclusión pulida, lo guiaremos a través de los aspectos esenciales para redactar una carta que comunique su mensaje de manera efectiva y profesional en cualquier circunstancia.

¿Qué es una carta formal?

Una carta formal es un tipo de comunicación escrita que se ciñe a una estructura y un tono establecidos. Incluye elementos específicos como las direcciones del remitente y del destinatario, un saludo formal y una declaración final. Las cartas formales se utilizan a menudo para solicitudes de empleo, quejas oficiales o consultas comerciales.

Si bien estas cartas siguen una estructura formal estricta, tienen un objetivo claro y mantienen un tono profesional, las cartas informales pueden ser conversacionales y personales. Pueden escribirse a amigos, familiares o conocidos e incluir noticias personales, felicitaciones, invitaciones o cualquier otro tema personal.

Hay muchos tipos de cartas formales. Algunos ejemplos de cartas formales incluyen:

• Carta de presentación
• carta de aceptación de oferta
• carta de agradecimiento profesional
• Carta de negocio
• Carta de ventas
• Carta de despido
• Carta de intención
• Carta de recomendación

Cuando piensa en una carta formal, probablemente se imagina un documento escrito a mano o mecanografiado, que se escribe, se firma, se sella y luego se envía por correo. Pero las cartas formales también se pueden entregar por correo electrónico, dependiendo de la urgencia de la situación y de las preferencias del destinatario y del remitente.

Independientemente de cómo elija enviar su carta formal, la intención debe seguir siendo la misma: comunicar clara y eficazmente el tema en cuestión de una manera clara y profesional.

¿Cuándo envías una carta formal?

Las cartas formales se envían en situaciones que requieren un enfoque profesional o comunicación oficial. A continuación se muestran ejemplos de estos casos:

• Solicitudes de empleo
• Enviar una carta de renuncia
• Realizar solicitudes o consultas formales a una empresa.
• Presentar quejas
• Comunicación con agencias gubernamentales
• Realizar transacciones comerciales oficiales.
• Dirigirse a personas con las que no tiene una relación personal

¿Cuáles son las partes de una carta formal?

Encabezado (fecha/dirección/remitente)

Fecha: cuando escribes una carta formal, es fundamental incluir la fecha en la que la escribiste.Esta información es esencial para la comunicación urgente.

Dirección: escriba la dirección completa del destinatario, incluido su número de apartado postal o paquete de oficina.

Dirección de devolución: incluya la dirección completa de su empresa.Esto facilita que el destinatario envíe una respuesta.

Saludo

En una carta formal, el saludo estándar es "Estimado" seguido del título y apellido del destinatario. Comience su carta con "Estimado [nombre del destinatario]" y agregue una coma después del nombre. Cuando no pueda determinar el nombre del destinatario, puede dirigir la carta a su título.

Cuerpo

Los párrafos del cuerpo son el texto principal de la carta. En estos párrafos, el remitente describe el propósito de la carta. Incluye estas secciones:

• Un párrafo introductorio que establece el propósito principal de la carta y, si es necesario, presenta al autor de la carta.
• Uno o más párrafos intermedios que analizan el tema de la carta con mayor detalle. Es importante organizar esta sección de manera lógica, y cada párrafo aborda un punto o aspecto específico de su mensaje general.
• Un último párrafo que resume los puntos clave y, en su caso, indica los próximos pasos. Esto podría implicar sugerir una reunión, solicitar una respuesta o expresar anticipación por resolver el asunto en cuestión. El párrafo final también es un lugar apropiado para agradecer al destinatario por considerar su mensaje o por su tiempo y atención.

Clausura

Después de la sección del cuerpo, cierre la carta con una despedida sencilla y profesional. Las formas educadas de finalizar la carta incluyen las siguientes firmas:

• Atentamente
• Atentamente
• Respetuosamente

Firma

El componente final de una carta formal es su firma. Incluya su nombre completo y puesto de trabajo si es relevante, seguido de su firma impresa y su nombre impreso.

Cómo escribir una carta formal en seis pasos

Escribir una carta formal no tiene por qué resultar intimidante. Existe un proceso simple de seis pasos que puede seguir para facilitar las cosas. Siga este método probado y verdadero para estructurar la correspondencia formal de manera eficiente y efectiva:

1 Planifique su mensaje: antes de comenzar a escribir, tómese un momento para aclarar su propósito.¿Qué esperas lograr con esta carta? ¿Quién es tu audiencia? Comprender estos aspectos guiará su tono y contenido.

2 Comience con un formato adecuado: Las cartas formales tienen un diseño específico que incluye la dirección del remitente, la fecha, la dirección del destinatario, el saludo, el cuerpo, el cierre y la firma.Alinee su texto a la izquierda y use una fuente profesional como Times New Roman o Arial. Asegúrese de que su escritura esté escrita a espacio simple, con una línea en blanco entre los párrafos. Debe haber un margen de dos pulgadas en la parte superior e inferior del documento y un margen de una pulgada en ambos lados.

3 Elabore una apertura clara: el primer párrafo debe informar inmediatamente al destinatario del propósito de la carta.Sea conciso y directo; No hay necesidad de largas presentaciones.

4 Desarrolla el cuerpo: En el cuerpo detalla tu petición, pregunta o la información que estás transmitiendo.Utilice párrafos separados para cada punto principal para mantener su carta organizada y fácil de leer. Respalde sus declaraciones con hechos o ejemplos específicos cuando sea necesario.

5 Concluya de manera efectiva: resuma los puntos principales de su carta y establezca claramente cualquier acción que espera del destinatario, como una respuesta antes de una fecha determinada o una solicitud de reunión.Termine con un cierre cortés, como "Atentamente" o "Saludos cordiales", seguido de su firma y nombre impreso.

6 Revisión: antes de enviar su carta, tómese el tiempo para revisarla.Una carta formal no sólo tiene el formato correcto: su gramática, puntuación y ortografía también deben estar libres de errores. Ejecute una revisión gramatical y considere su tono para asegurarse de que suene profesional.

El generador de cartas formales de Grammarly puede ayudarte a escribir una carta formal con unos pocos clics. Simplemente ingrese algunos detalles clave y Grammarly generará un borrador que podrá adaptar aún más a sus necesidades.

Errores comunes a evitar

Al seguir el formato de carta formal, es esencial evitar errores comunes que puedan socavar su profesionalismo, entre ellos:

• Sonar demasiado informal y usar frases, jerga o chistes informales.
• Formato inconsistente
• No corregir antes de enviar
• Usar información de contacto obsoleta o incorrecta
• Omitir un llamado a la acción

Evitar estos errores ayudará a garantizar que sus cartas formales sean profesionales y efectivas, lo que aumentará la probabilidad de lograr el resultado deseado.

Plantilla de carta formal

[Su nombre]

[Su dirección]

[Su dirección de correo electrónico]

[Su número de teléfono]

[Fecha]

[Nombre del destinatario]

[Título y cargo del destinatario, si corresponde]

[Empresa del destinatario, si corresponde]

[Dirección del destinatario]

Estimado [Nombre del destinatario],

[Párrafo inicial: Preséntese y indique el propósito de su carta. Proporcione cualquier información de antecedentes relevante o contexto necesario.]

[Párrafos del cuerpo: utilice oraciones temáticas para presentar las ideas principales de su carta. Desarrolla detalles adicionales relevantes para el propósito de tu escritura.]

[Párrafo de cierre: resuma los puntos clave, exprese agradecimiento o interés y establezca directamente cualquier acción de seguimiento deseada.]

Atentamente,

[Su nombre impreso]

[Su firma mecanografiada]

Ejemplo de carta formal

John Smith Gerente de Ventas AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 de marzo de 2024

Samantha Green Oficial de adquisiciones InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Estimada Sra. Green,

Espero que esta carta te encuentre bien. Mi nombre es John Smith y soy el gerente de ventas de AcmeCo, un proveedor líder de soluciones innovadoras diseñadas para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento empresarial. En AcmeCo, nos enorgullecemos de ofrecer productos y servicios de alta calidad diseñados para satisfacer las necesidades únicas de nuestros clientes.

Me comunico con usted para presentarle nuestra última oferta de productos, AcmeCo Efficiency Booster. Esta solución se ha desarrollado específicamente para abordar los desafíos comunes que enfrentan las empresas de tecnología. Ofrece una gama de funciones diseñadas para optimizar los flujos de trabajo, reducir los costos operativos y mejorar la productividad general.

Muchos de nuestros clientes ya han visto beneficios significativos al implementar AcmeCo Efficiency Booster, reportando un aumento promedio en la productividad del 25% dentro de los primeros tres meses de uso. Creemos que InnovateTech Solutions podría experimentar mejoras similares, si no mayores, al integrar nuestra solución en sus operaciones.

Confiamos en el valor que AcmeCo Efficiency Booster puede aportar a su organización y estaremos encantados de ofrecerle una demostración completa cuando le resulte conveniente. Además, estamos ofreciendo un descuento de lanzamiento exclusivo a nuevos clientes interesados ​​en explorar el potencial de nuestro producto.

No dude en comunicarse conmigo directamente al 555-555-4567 o por correo electrónico a [email protected] para programar una demostración o analizar cómo AcmeCo puede contribuir al éxito de InnovateTech Solutions. Esperamos tener la oportunidad de asociarnos con usted y respaldar los objetivos de crecimiento de su empresa.

Gracias por considerar a AcmeCo como su socio para lograr la excelencia operativa. Estamos entusiasmados con la perspectiva de trabajar juntos y estamos comprometidos a brindarle el mejor servicio y soporte posibles.

Atentamente,

John Smith Gerente de Ventas AcmeCo

Anexos: Folleto del producto, Testimonios de clientes