如何写正式信函：格式、示例和提示

无论您的目标是给潜在雇主留下深刻印象、明确提出请求还是提出正式投诉，了解如何撰写有效的正式信件是确保您的信息得到应有关注的关键。 从完美的开头到优美的结尾，我们将指导您完成撰写一封信的要点，以便在任何情况下都能有效、专业地传达您的信息。

什么是正式信函？

正式信件是一种遵循固定结构和语气的书面沟通方式。 它包括特定元素，例如发件人和收件人的地址、正式问候语和结束语。 正式信件通常用于工作申请、正式投诉或业务询问。

虽然这些信件遵循严格的正式信件结构，有明确的目标，并保持专业的语气，但非正式信件可以是会话性的和个人的。 它们可以写给朋友、家人或熟人，包括个人新闻、祝贺、邀请或任何其他个人主题。

正式信件有多种类型。 一些正式的信件示例包括：

• 求职信
• 录取通知书
• 专业感谢信
• 商业信函
• 销售信
• 终止函
• 意向书
• 推荐信

当您想到一封正式信件时，您可能会想到一份手写或打印的文档，经过书写、签名、盖章，然后通过邮件发送。 但正式信件也可以通过电子邮件传递，具体取决于情况的紧急程度以及收件人和发件人的偏好。

无论您选择发送正式信件，其意图都应该保持不变：以清晰、专业的方式清晰、有效地传达当前的主题。

你什么时候寄出正式信函？

在需要专业方法或官方沟通的情况下发送正式信件。 以下是这些实例的示例：

• 工作申请
• 发送辞职信
• 向公司提出正式请求或询问
• 住宿投诉
• 与政府机构沟通
• 进行官方商业交易
• 称呼与您没有私人关系的人

正式信件由哪几部分组成？

标题（日期/地址/退货地址）

日期：当您写一封正式的信函时，写下写信的日期至关重要。此信息对于时间敏感的通信至关重要。

地址：写下收件人的完整地址，包括邮政信箱号码或办公室号码。

寄回地址：包括您公司的完整地址。这使得收件人可以轻松发送响应。

称呼

在正式的信件中，标准的称呼是“亲爱的”，后面是收件人的头衔和姓氏。 以“亲爱的[收件人姓名]”开头，并在姓名后添加逗号。 当您无法确定收件人的姓名时，您可以在信中注明收件人的姓名。

身体

正文段落是信函的主要内容。 在这些段落中，发件人概述了这封信的目的。 它包括以下部分：

• 介绍性段落，说明信件的主要目的，并在必要时介绍信件作者。
• 一个或多个中间段落更详细地讨论这封信的主题。 逻辑地组织本节非常重要，每个段落都针对整个消息的特定点或方面。
• 最后一段总结了要点，并在适用的情况下指出了后续步骤。 这可能包括建议召开会议、请求答复或表达对解决手头问题的期望。 最后一段也适合向收件人表示感谢，感谢他们考虑您的信息或付出的时间和关注。

闭幕式

在正文部分之后，以简单、专业的结束语结束这封信。 礼貌地结束这封信的方式包括以下签字：

• 真挚地
• 此致
• 尊敬

签名

正式信件的最后一个组成部分是您的签名。 包括您的全名和职位（如果相关），然后是您的湿签名和印刷体姓名。

如何通过六个步骤写一封正式的信函

写一封正式的信件并不需要让人感到畏惧。 您可以坚持执行一个简单的六步流程，以使事情变得简单。 遵循这种经过验证的方法可以高效且有效地构建正式信件：

1计划你的信息：在开始写作之前，花点时间澄清你的目的。您希望通过这封信达到什么目的？ 谁是你的观众？ 了解这些方面将指导你的语气和内容。

2从正确的格式开始：正式信件具有特定的布局，包括发件人地址、日期、收件人地址、称呼、正文、结束语和签名。将文本左对齐并使用专业字体，例如 Times New Roman 或 Arial。 确保您的写作是单行距，段落之间有空行。 文档的顶部和底部应留有两英寸的边距，两侧应留有一英寸的边距。

3设计一个清晰的开头：你的第一段应该立即告诉收件人这封信的目的。保持简洁、切题； 无需冗长的介绍。

4开发正文：在正文中详细说明您的请求、问题或您要传达的信息。每个要点使用单独的段落，以使您的信件井井有条且易于阅读。 必要时用事实或具体例子来支持你的陈述。

5有效总结：总结信函的要点，并明确说明您期望收件人采取的任何行动，例如在特定日期之前回复或会议请求。以礼貌的结束语结束，例如“此致”或“此致”，然后是您的签名和印刷体姓名。

6审阅：在寄出信件之前，请花时间校对它。一封正式的信件不仅格式正确，语法、标点符号和拼写也应该没有错误。 进行语法检查，并考虑您的语气以确保您听起来很专业。

Grammarly 的正式信件生成器可以帮助您只需点击几下即可编写一封正式信件。 只需输入一些关键详细信息，Grammarly 就会生成一份草稿，您可以根据自己的需求进一步定制。

要避免的常见错误

在遵守正式信件格式时，必须避免可能损害您专业水平的常见错误，包括：

• 听起来太随意并且使用非正式的措辞、俚语或笑话
• 格式不一致
• 发送前未能校对
• 使用过时或不正确的联系信息
• 省略号召性用语

避免这些错误将有助于确保您的正式信件既专业又有效，从而增加实现预期结果的可能性。

正式信函模板

[你的名字]

[你的地址]

[您的电子邮件地址]

[你的电话号码]

[日期]

[收件人姓名]

[收件人的头衔和职位（如果适用）]

[收件人的公司（如果适用）]

[接收者的地址]

亲爱的[收件人姓名]，

[开头段落：介绍你自己并说明你的信的目的。 提供任何相关的背景信息或必要的背景。]

[正文段落：使用主题句介绍信函的主要观点。 详细说明与您的写作目的相关的其他细节。]

[结束段落：总结要点，表达赞赏或兴趣，并直接说明任何期望的后续行动。]

真挚地，

[您的正楷姓名]

[您输入的签名]

正式信函示例

约翰·史密斯 (John Smith) 销售经理 AcmeCo 商业路 123 号商业城，CA 12345 555-555-4567 [email protected] 2024 年 3 月 11 日

Samantha Green 采购官 InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

亲爱的格林女士：

我希望这封信能让你一切顺利。 我叫 John Smith，是 AcmeCo 的销售经理，AcmeCo 是一家领先的创新解决方案提供商，旨在提高运营效率和推动业务增长。 在 AcmeCo，我们为能够提供高质量的产品和服务而感到自豪，以满足客户的独特需求。

我向您介绍我们的最新产品 AcmeCo 效率助推器。 该解决方案专为解决科技企业面临的常见挑战而开发。 它提供了一系列旨在优化工作流程、降低运营成本和提高整体生产力的功能。

我们的许多客户已经看到了实施 AcmeCo Efficiency Booster 带来的显着好处，报告称在使用的前三个月内，生产力平均提高了 25%。 我们相信，通过将我们的解决方案集成到您的运营中，InnovateTech Solutions 可以经历类似（甚至更大）的改进。

我们对 AcmeCo 效率助推器可为您的组织带来的价值充满信心，并很高兴在您方便的时候为您提供全面的演示。 此外，我们还为有兴趣探索我们产品潜力的新客户提供独家介绍折扣。

请随时直接致电 555-555-4567 或发送电子邮件至 [email protected] 与我联系，安排演示或讨论 AcmeCo 如何为 InnovateTech 解决方案的成功做出贡献。 我们期待有机会与您合作并支持您公司的发展目标。

感谢您考虑将 AcmeCo 作为您实现卓越运营的合作伙伴。 我们对合作的前景感到兴奋，并致力于为您提供最好的服务和支持。

真挚地，

约翰·史密斯 AcmeCo 销售经理

附件：产品手册、客户评价