كيفية كتابة رسالة رسمية: التنسيق والأمثلة والنصائح

سواء كنت تهدف إلى إقناع صاحب العمل المحتمل، أو التعبير عن طلب، أو تقديم شكوى رسمية، فإن معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي فعال هو المفتاح لضمان تلقي رسالتك بالاهتمام الذي تستحقه. بدءًا من البداية المثالية وحتى النهاية المصقولة، سنوجهك عبر أساسيات صياغة خطاب ينقل رسالتك بفعالية واحترافية في أي ظرف من الظروف.

ما هو الخطاب الرسمي؟

الرسالة الرسمية هي نوع من الاتصالات المكتوبة التي تلتزم ببنية ونبرة محددة. ويتضمن عناصر محددة مثل عناوين المرسل والمستلم، وتحية رسمية، وبيان ختامي. غالبًا ما تُستخدم الرسائل الرسمية لطلبات العمل أو الشكاوى الرسمية أو الاستفسارات التجارية.

في حين أن هذه الرسائل تتبع هيكلًا رسميًا صارمًا للرسائل، ولها هدف واضح، وتحافظ على نبرة احترافية، إلا أن الرسائل غير الرسمية يمكن أن تكون تحادثية وشخصية. يمكن كتابتها للأصدقاء أو العائلة أو المعارف وتتضمن أخبارًا شخصية أو تهنئة أو دعوات أو أي مواضيع شخصية أخرى.

هناك أنواع عديدة من الرسائل الرسمية. تتضمن بعض أمثلة الرسائل الرسمية ما يلي:

• غطاء الرسالة
• خطاب قبول العرض
• رسالة شكر احترافية
• خطاب عمل
• خطاب المبيعات
• خطاب الإنهاء
• خطاب نوايا
• خطاب توصية

عندما تفكر في خطاب رسمي، ربما تتخيل مستندًا مكتوبًا بخط اليد أو مطبوعًا يتم كتابته وتوقيعه وختمه ثم إرساله عبر البريد. ولكن يمكن أيضًا تسليم الرسائل الرسمية عبر البريد الإلكتروني، اعتمادًا على مدى إلحاحية الموقف وتفضيلات المتلقي والمرسل.

مهما اخترت إرسال رسالتك الرسمية، يجب أن تظل النية كما هي: توصيل الموضوع المطروح بوضوح وفعالية بطريقة واضحة ومهنية.

متى ترسل رسالة رسمية؟

يتم إرسال الرسائل الرسمية في المواقف التي تتطلب نهجًا احترافيًا أو تواصلًا رسميًا. فيما يلي أمثلة على هذه الحالات:

• تطبيقات وظيفة
• إرسال خطاب الاستقالة
• تقديم طلبات أو استفسارات رسمية إلى الشركة
• شكاوى السكن
• التواصل مع الجهات الحكومية
• إجراء المعاملات التجارية الرسمية
• مخاطبة الأفراد الذين ليس لديك علاقة شخصية معهم

ما هي أجزاء الرسالة الرسمية؟

الرأس (التاريخ/العنوان/عنوان المرسل)

التاريخ: عندما تكتب خطابًا رسميًا، من المهم تضمين التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة.هذه المعلومات ضرورية للاتصالات الحساسة للوقت.

العنوان: اكتب عنوان المستلم بالكامل، بما في ذلك رقم صندوق البريد أو مجموعة المكاتب الخاصة به.

عنوان المرسل: قم بتضمين العنوان الكامل لشركتك.وهذا يجعل من السهل على المستلم إرسال الرد.

تحية

في الرسالة الرسمية، التحية القياسية هي "عزيزي" متبوعة بلقب المستلم واسم العائلة. ابدأ رسالتك بـ "عزيزي [اسم المستلم]" وأضف فاصلة بعد الاسم. عندما لا تتمكن من تحديد اسم المستلم، يمكنك توجيه الرسالة إلى عنوانه.

جسم

فقرات الجسم هي النص الرئيسي للرسالة. في هذه الفقرات، يوضح المرسل الغرض من الرسالة. ويشمل هذه الأقسام:

• فقرة تمهيدية توضح الغرض الرئيسي من الرسالة، وإذا لزم الأمر، تقدم كاتب الرسالة.
• فقرة أو أكثر في المنتصف تناقش موضوع الرسالة بمزيد من التفصيل. من المهم تنظيم هذا القسم بشكل منطقي، بحيث تتناول كل فقرة نقطة أو جانبًا محددًا من رسالتك العامة.
• فقرة أخيرة تلخص النقاط الرئيسية وتشير، إن أمكن، إلى الخطوات التالية. قد يتضمن ذلك اقتراح اجتماع أو طلب رد أو التعبير عن الترقب لحل المشكلة المطروحة. تعد الفقرة الأخيرة أيضًا مكانًا مناسبًا لتقديم الشكر للمستلم على تفكيره في رسالتك أو على وقته واهتمامه.

إغلاق

بعد قسم النص، قم بإغلاق الرسالة بتوقيع بسيط ومهني. تتضمن الطرق المهذبة لإنهاء الرسالة التوقيعات التالية:

• بإخلاص
• أطيب التحيات
• باحترام

إمضاء

العنصر الأخير في الرسالة الرسمية هو توقيعك. قم بتضمين اسمك الكامل والمسمى الوظيفي إذا كان ذلك مناسبًا، متبوعًا بتوقيعك الرطب واسمك المطبوع.

كيفية كتابة خطاب رسمي في ست خطوات

لا ينبغي أن تكون كتابة خطاب رسمي أمرًا شاقًا. هناك عملية بسيطة مكونة من ست خطوات يمكنك الالتزام بها لتسهيل الأمور. اتبع هذه الطريقة المجربة والحقيقية لتنظيم المراسلات الرسمية بكفاءة وفعالية:

1 خطط لرسالتك: قبل أن تبدأ الكتابة، خذ لحظة لتوضيح غرضك.ما الذي تأمل تحقيقه بهذه الرسالة؟ من هو جمهورك؟ إن فهم هذه الجوانب سيوجه لهجتك ومحتواك.

2 ابدأ بتنسيق مناسب: تحتوي الرسائل الرسمية على تخطيط محدد يتضمن عنوان المرسل والتاريخ وعنوان المستلم والتحية والنص والإغلاق والتوقيع.قم بمحاذاة النص إلى اليسار واستخدم خطًا احترافيًا مثل Times New Roman أو Arial. تأكد من أن كتابتك تكون ذات مسافة واحدة، مع وجود سطر فارغ بين الفقرات. يجب أن يكون هناك هامش بوصتين في أعلى وأسفل المستند وهامش بوصتين على كلا الجانبين.

3. صياغة افتتاحية واضحة: يجب أن تُعلم فقرتك الأولى المتلقي على الفور بالغرض من الرسالة.اجعلها موجزة وفي صلب الموضوع؛ ليست هناك حاجة لمقدمات طويلة.

4 تطوير الجسم: في الجسم، قم بتفصيل طلبك أو سؤالك أو المعلومات التي تنقلها.استخدم فقرات منفصلة لكل نقطة رئيسية للحفاظ على رسالتك منظمة وسهلة القراءة. ادعم بياناتك بالحقائق أو بأمثلة محددة عند الضرورة.

5 اختتم بشكل فعال: لخص النقاط الرئيسية لرسالتك واذكر بوضوح أي إجراء تتوقعه من المستلم، مثل الرد بحلول تاريخ معين أو طلب اجتماع.اختم الرسالة بكلمة ختامية مهذبة، مثل "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات"، متبوعة بتوقيعك واسمك المطبوع.

6 المراجعة: قبل أن ترسل رسالتك، خذ الوقت الكافي لمراجعتها.لا يتم تنسيق الرسالة الرسمية بشكل صحيح فحسب، بل يجب أيضًا أن تكون قواعدها النحوية وعلامات الترقيم والإملاء خالية من الأخطاء. قم بإجراء تدقيق نحوي وفكر في نبرة صوتك للتأكد من أنك تبدو محترفًا.

يمكن أن يساعدك منشئ الرسائل الرسمية في Grammarly في كتابة خطاب رسمي ببضع نقرات. ما عليك سوى إدخال بعض التفاصيل الأساسية وسيقوم Grammarly بإنشاء مسودة يمكنك تخصيصها حسب احتياجاتك.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

عند الالتزام بتنسيق الخطاب الرسمي، من الضروري تجنب الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تقوض احترافيتك، بما في ذلك:

• يبدو غير رسمي للغاية ويستخدم عبارات غير رسمية أو عامية أو نكات
• تنسيق غير متناسق
• عدم التدقيق قبل الإرسال
• استخدام معلومات اتصال قديمة أو غير صحيحة
• إغفال عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

سيساعد تجنب هذه الأخطاء على ضمان أن تكون رسائلك الرسمية احترافية وفعالة، مما يزيد من احتمالية تحقيق النتيجة المرجوة.

نموذج خطاب رسمي

[اسمك]

[عنوانك]

[عنوان بريدك الإلكتروني]

[رقم تليفونك]

[تاريخ]

[اسم المستقبل]

[عنوان المستلم ومنصبه إن أمكن]

[شركة المستلم إن وجدت]

[عنوان المستلم]

عزيزي [اسم المستلم]،

[الفقرة الافتتاحية: قدّم نفسك وحدّد الغرض من رسالتك. قم بتوفير أي معلومات أساسية ذات صلة أو سياق ضروري.]

[فقرات الجسم: استخدم جمل الموضوع لتقديم الأفكار الرئيسية لرسالتك. قم بتوضيح التفاصيل الإضافية ذات الصلة بهدفك في الكتابة.]

[الفقرة الختامية: قم بتلخيص النقاط الرئيسية، والتعبير عن التقدير أو الاهتمام، والإشارة مباشرة إلى أي إجراءات متابعة مطلوبة.]

بإخلاص،

[اسمك المطبوع]

[توقيعك المكتوب]

مثال على خطاب رسمي

مدير مبيعات جون سميث AcmeCo 123 Business Rd. المدينة التجارية، كاليفورنيا 12345 555-555-4567 [email protected] 11 مارس 2024

سامانثا جرين مسؤولة المشتريات InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

عزيزي السيدة جرين،

آمل أن تجد هذه الرسالة لكم التوفيق. اسمي جون سميث، وأنا مدير المبيعات في AcmeCo، الشركة الرائدة في مجال توفير الحلول المبتكرة المصممة لتعزيز الكفاءة التشغيلية ودفع نمو الأعمال. في AcmeCo، نحن نفخر بتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لعملائنا.

إنني أتواصل معك لتعريفك بأحدث عروض منتجاتنا، AcmeCo Efficiency Booster. وقد تم تطوير هذا الحل خصيصًا لمواجهة التحديات المشتركة التي تواجهها شركات التكنولوجيا. وهو يقدم مجموعة من الميزات المصممة لتحسين سير العمل، وتقليل تكاليف التشغيل، وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

لقد شهد العديد من عملائنا بالفعل فوائد كبيرة من تنفيذ AcmeCo Efficiency Booster، حيث أبلغوا عن زيادة متوسطة في الإنتاجية بنسبة 25% خلال الأشهر الثلاثة الأولى من الاستخدام. نحن نؤمن بأن InnovateTech Solutions يمكن أن تشهد تحسينات مماثلة، إن لم تكن أكبر، من خلال دمج حلولنا في عملياتك.

نحن واثقون من القيمة التي يمكن أن يقدمها AcmeCo Efficiency Booster لمؤسستك ويسعدنا أن نقدم لك عرضًا توضيحيًا شاملاً في الوقت الذي يناسبك. بالإضافة إلى ذلك، نحن نقدم خصمًا تمهيديًا حصريًا للعملاء الجدد المهتمين باستكشاف إمكانات منتجنا.

لا تتردد في الاتصال بي مباشرة على 555-555-4567 أو عبر البريد الإلكتروني على [email protected] لتحديد موعد عرض توضيحي أو لمناقشة كيف يمكن لـ AcmeCo المساهمة في نجاح InnovateTech Solutions. نحن نتطلع إلى فرصة الشراكة معك ودعم أهداف نمو شركتك.

نشكرك على اعتبار AcmeCo شريكًا لك في تحقيق التميز التشغيلي. نحن متحمسون لاحتمال العمل معًا وملتزمون بتزويدك بأفضل خدمة ودعم ممكنين.

بإخلاص،

مدير مبيعات جون سميث AcmeCo

المرفقات: كتيب المنتج، شهادات العملاء