كيفية تلخيص تقرير: تقنيات وأساليب الخبراء

تعد القدرة على تلخيص التقارير مهارة قيمة، سواء كنت في العمل أو المدرسة. تمتلئ التقارير بالتفاصيل الأساسية التي يمكن أن تساعدنا في اتخاذ قرارات أفضل أو فهم الموضوعات المعقدة. ولكن لنكن صادقين، فقد تكون أيضًا كثيفة جدًا ويصعب تجاوزها. ولهذا السبب فإن تعلم كيفية انتقاء النقاط الرئيسية ومشاركتها يمكن أن يغير قواعد اللعبة. إنه يوفر الوقت ويتأكد من حصولك (والآخرين) على ما هو أكثر أهمية. في هذه المقالة، سنوضح لك كيفية القيام بذلك، مما يسهل على أي شخص التعامل مع التقارير مثل المحترفين.

ما هو تلخيص التقرير؟

ملخص التقرير، مثل أي ملخص آخر، هو نظرة عامة على التقرير، مع إبراز نقاطه الرئيسية وتخطي التفاصيل التي لا تتعلق مباشرة بهذه النقاط. هناك العديد من أنواع التقارير التي قد يُطلب منك تلخيصها، مثل تقارير الأعمال التي توضح تفاصيل أداء الشركة، أو التقارير الأكاديمية عن نتائج الأبحاث، أو التقارير الفنية عن المشاريع العلمية أو الهندسية. بغض النظر عن التقرير، يهدف كل ملخص إلى تسهيل استيعاب المعلومات المعقدة.

غالبًا ما يشتمل التقرير، وخاصةً التقرير المكتوب لأغراض تجارية، على ملخص تنفيذي. ويختلف هذا عن ملخص التقرير القياسي في عدة جوانب، على الرغم من وجود بعض التداخلات. ويهدف كلاهما إلى تسليط الضوء على النقاط الهامة في التقرير، لكن الملخص التنفيذي يقدم نظرة عامة أكثر تفصيلاً وتقنية. وهو لا يسلط الضوء على النتائج الرئيسية فحسب، بل يقدم أيضًا توصيات محددة بناءً على الأفكار المستخلصة في التقرير.

كطالب أو محترف، قد يُطلب منك كتابة ملخص تقرير، أو ملخص تنفيذي، أو كليهما. مع أي نوع من الملخص، تكون أولويتك هي توصيل الفكرة الرئيسية للتقرير والبيانات التي تدعمه بإيجاز. يمكن أن يكون محتوى ملخص التقرير أوسع قليلاً من محتوى الملخص التنفيذي، الذي يجب أن يتضمن توصيات.

فهم هيكل التقارير:

تتبع التقارير بشكل عام هيكلًا محددًا:

• مقدمة
• المنهجية
• الموجودات
• الاستنتاجات
• التوصيات

إن فهم بنية التقرير وكيفية تداخل كل قسم مع الأقسام الأخرى أمر مهم لتلخيصه بشكل فعال. لن يقدم ملخصك غرض التقرير ونتائجه فحسب، بل سيوضح أيضًا سبب أهمية هذه النقاط. في جوهره، الملخص هو نسخة مصغرة من التقرير الأصلي، وفهم هيكله يمكن أن يساعدك على تجنب إغفال أي نقاط مهمة.

العناصر الرئيسية لملخص التقرير

تم تصميم التقرير بحيث يعرض معلوماته بشكل منطقي وواضح، ويجب أن يعكس الملخص الجيد هذا النهج. في ملخصك، قم بتغطية جميع الجوانب الهامة لأبحاث التقرير. ابدأ بالأهداف، ثم تناول المنهجية والنتائج الرئيسية والاستنتاجات والتوصيات، مع التأكد من نقل كل جزء بشكل واضح ومنطقي.

يجب أن يستغني ملخصك عن بعض التفاصيل الموجودة في الأصل مع تمكين القارئ من استخلاص ما يلي:

• لماذا تم إجراء البحث
• كيف تم إجراء البحث
• ما وجده الباحثون
• الاستنتاجات التي توصل إليها الباحثون
• إن أمكن، التوصيات التي قدمها الباحثون بناءً على النتائج التي توصلوا إليها

التحضير لتلخيص التقرير

من أجل تلخيص تقرير بشكل فعال، عليك أن تفهمه بالكامل. يبدأ ذلك بقراءة التقرير بأكمله وتدوين الملاحظات. في الأساس، يجب أن يكون هدفك في هذه المرحلة هو أن تفهم بنفسك نفس الأشياء التي ستحتاج إلى إيصالها لاحقًا في ملخصك، مثل:

• هدف التقرير
• منهجيتها
• النتائج التي توصلت إليها
• سبب أهمية التقرير
• استنتاجات من التقرير

أثناء قراءتك، اسأل نفسك أسئلة مثل "من المستفيد من هذه الدراسة؟" و"لماذا تم تضمين هذه المعلومات في التقرير؟" سيساعدك هذا على تحديد أجزاء المعلومات التي يجب تضمينها في ملخصك. ولاحظ أيضًا أي بيانات مقدمة في التقرير، مثل تواريخ إجراء الدراسة والإحصائيات ذات الصلة التي تدعم النقطة الأساسية. بمجرد الانتهاء من قراءة التقرير، قم بكتابة ملاحظات واضحة، وتحديد الإجابات على الأسئلة التي تتطلب تفكيرًا نقديًا، مثل "لماذا تعتبر هذه التفاصيل ذات صلة؟" و"ما هو هدف المؤلف من هذا التقرير؟"، أنت جاهز لكتابة المخطط التفصيلي الخاص بك.

خطوات تلخيص التقرير

ابدأ بكتابة مخطط تفصيلي، وهو "الهيكل العظمي" الذي يوفر إطارًا لملخصك. فهو ينظم المقدمة والجمل الداعمة والخاتمة في خريطة سهلة المتابعة يمكنك استخدامها أثناء الكتابة. قم بتضمين الإحصائيات الأساسية في المخطط التفصيلي الخاص بك، وقم بتدوين الأفكار الخاصة بالكلمات الانتقالية التي ستجعل المسودة تتدفق بشكل أفضل.

بعد ذلك، اتبع المخطط التفصيلي الخاص بك واكتب مسودة. لا تقلق بشأن كتابة ملخص مثالي في هذه المرحلة؛ ما عليك سوى كتابة فقرة أو فقرتين متماسكتين كنقطة بداية. أثناء الكتابة، تأكد من الحفاظ على الموضوعية والوضوح. الملخص عبارة عن قطعة كتابية محايدة ومهنية، لذا ابتعد عن آرائك. ويجب أن يعرض محتوى التقرير الأصلي بطريقة غير متحيزة.

بعد الانتهاء من المسودة الأولى، حان وقت التعديل. اقرأها بعناية، وابحث عن النقاط التي يمكن أن تكون كتابتك فيها أكثر وضوحًا أو إيجازًا. انتبه أيضًا إلى الأخطاء النحوية والإملائية والنحوية. يمكن أن يساعدك المدقق النحوي في Grammarly في اكتشاف هذه الأخطاء وتقديم اقتراحات يمكنك دمجها في كتاباتك.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

عند تلخيص تقرير ما، من المهم الابتعاد عن هذه المخاطر الشائعة:

• إدخال التحيز الشخصي.الملخص، مثل التقرير، هو جزء موضوعي من الكتابة يناقش الأفكار الرئيسية للتقرير والتفاصيل الداعمة له.
• ترك المعلومات الهامة من أجل الاختصار.أثناء قراءتك للتقرير وتدوين الملاحظات، تأكد من ملاحظة جميع التفاصيل ذات الصلة بكل نقطة رئيسية. على الرغم من أن الملخص يجب أن يكون قصيرًا، إلا أنه يجب أن يتضمن أيضًا جميع المعلومات المهمة لفهم القارئ للتقرير.
• كتابة ملخص طويل جدًا.كما ذكر أعلاه، ينبغي أن يكون الملخص قصيرا. تهدف إلى توصيل بيان أطروحة التقرير والتفاصيل ذات الصلة في أقل عدد ممكن من الكلمات.
• السرقة الأدبية.لتجنب ذلك، اكتب بكلماتك الخاصة. إذا قمت بتضمين أي نص من التقرير الأصلي أو من مصدر آخر، قم بإدراجه كاقتباس مباشر واستشهد به بشكل صحيح.

مثال على ملخص التقرير

في عام 1964، نشر أول جراح عام في الولايات المتحدة الأمريكية، تيري لوثر، تقريرًا بعنوان "التدخين والصحة". وربط التقرير بين التدخين وأمراض القلب والرئة، مما أدى إلى جلب هذا الارتباط إلى الوعي العام وتحفيز المزيد من الإجراءات الحكومية. بين عامي 1963 و2012، انخفض التدخين في الولايات المتحدة بنسبة 72%. بالإضافة إلى ذلك، انخفضت معدلات التدخين بين البالغين بنسبة 50 بالمائة منذ عام 1965، واعتبارًا من عام 2013، يوجد 26 ولاية لديها سياسات خالية من التدخين بنسبة 100 بالمائة في الأماكن العامة. ومع ذلك، لا يزال هناك تقدم يتعين إحرازه: فاعتبارًا من عام 2014، يموت أكثر من 440 ألف أمريكي بسبب أمراض مرتبطة بالتدخين كل عام، ويعيش 8 ملايين شخص بأمراض مرتبطة بالتدخين. تحمل جميع حالات التعرض للنيكوتين مخاطر صحية، وفي الذكرى السنوية الخمسين له، يحث بوريس د. لوشنياك، الذي كان القائم بأعمال الجراح العام في وقت كتابة هذا المقال، القارئ على تمكين الآخرين من إحراز تقدم في القضاء على التدخين من العالم. الولايات المتحدة.

(المصدر: لحظة تاريخية: الذكرى الخمسين لتقرير الجراح العام الأول عن التدخين والصحة، بوريس د. لوشنياك، دكتوراه في الطب، ميلا في الساعة)

الأدوات والموارد اللازمة لتلخيص التقارير

تعمل أداة التلخيص المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Grammarly على تبسيط عملية كتابة ملخص تقرير قوي. بنقرات قليلة فقط، يمكنك إنشاء ملخص. وبعد ذلك، يمكن أن يساعدك Grammarly في تحسينه، مما يضمن أن يكون ملخصك خاليًا من الأخطاء، ومستشهدًا به بشكل صحيح، واحترافيًا.

الأسئلة الشائعة حول تلخيص التقارير

ما هو تلخيص التقرير؟

تلخيص التقرير هو عملية استخلاص النقاط الرئيسية والنتائج والاستنتاجات من تقرير مفصل إلى صيغة موجزة وسهلة الفهم. ويهدف إلى التقاط جوهر التقرير، مما يسمح للقراء بفهم المعلومات الرئيسية دون قراءة الوثيقة بأكملها.

ما الفرق بين تلخيص التقرير وإعادة الصياغة؟

يتضمن تلخيص التقرير تكثيف محتوى التقرير بأكمله في نظرة عامة مختصرة، مع تسليط الضوء على النقاط الرئيسية واستنتاجاته. من ناحية أخرى، تتضمن إعادة الصياغة إعادة كتابة أقسام أو أفكار محددة من التقرير بكلمات مختلفة، مع الحفاظ على المعنى الأصلي، وغالبًا دون تقليل الطول بشكل كبير.

كيف أتجنب الانتحال عند تلخيص التقرير؟

لتجنب الانتحال عند تلخيص تقرير، تأكد من فهم المحتوى بالكامل، ثم قم بالتعبير عن الأفكار الرئيسية بكلماتك الخاصة. اذكر دائمًا المصدر الأصلي من خلال الاستشهادات، واستخدم علامات الاقتباس لأية عبارات أو مصطلحات مأخوذة مباشرة من التقرير. تجنب نسخ بنية المستند الأصلي أو ترتيبه بشكل قريب جدًا.

كيف يمكنني استخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص التقارير؟

يمكنك استخدام أداة تلخيص الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Grammarly لإنشاء ملخصات للتقارير ببضع نقرات فقط.