如何寫意向書：基本技巧

無論您是申請研究生院、試圖踏入夢想工作的大門，還是推進新的商業項目，起草意向書都是實現您夢想的重要的第一步。 在本指南中，我們將討論意向書有用的情況以及如何撰寫自己的意向書。

什麼是意向書？

意向書 (LOI) 是在簽訂詳細協議之前概述兩方或多方共同意圖的初步文件。 雖然意向書在各個行業都很常見，但它在合併、收購和房地產交易等商業交易中至關重要。 它們也用於學術追求和工作申請，透過澄清各方的期望為進一步談判和正式協議奠定基礎。

LOI 在業務中的使用

商業提案意向書可以發揮許多關鍵作用。 商業意向書通常：

• 概述條款、協議和交易
• 詳細說明工作範圍
• 使談判更加順利

就業機會意向書

除了商業交易之外，意向書有時也被用來表達對公司的興趣，即使沒有職缺。 與求職信不同，撰寫工作意向書包括簡要介紹候選人可以提供的內容，展示他們的主動性以及與公司價值觀或使命的潛在契合度。 就業機會意向書旨在：

• 表現出對公司的興趣
• 突顯獨特技能和潛在貢獻
• 與決策者聯繫以獲得未來的機會

學術申請和意向書

學生在申請研究生課程或專業學校時經常使用意向書。 學術意向書的目的是：

• 展示申請人對該計劃的熱情
• 聚焦相關學術成果
• 概述他們計劃如何為學術界做出貢獻

準備起草您的意向書

無論其目的為何，準備起草意向書都涉及幾個關鍵步驟，以確保最終信件的清晰度、相關性和有效性。 以下是一些提示：

• 徹底研究。了解接收者的需求、挑戰或興趣，無論是公司、教育機構或其他實體。 您研究得越多，您的意向書就會越好。
• 明確你的目標。定義您希望透過意向書實現的目標。 您是否希望被錄取、明確計畫的工作範圍或其他什麼？
• 概述要點。列出您想要包含的要點，例如您的背景以及您希望從收件人那裡得到什麼。 包括與您的目標相關的具體信息，例如您的資格、經驗或提議的條款。
• 準備輔助材料。如果適用，請準備任何文件或資料來支持您的意向書中的主張或提案，例如履歷、作品集或專案計劃。

建構您的意向書

結構良好的意向書對於給收件人留下深刻的印象至關重要。 一般來說，它的結構應該像正式的商業信函一樣，並應引導讀者了解您的意圖、資格以及您如何預見潛在的關係或協議的發展。 以下是製定有效意向書的推薦結構：

標頭

在頂部添加您的聯絡資訊，然後是日期，然後是收件人的聯絡資訊。 這部分的格式應類似於傳統的商業信函。

稱呼

正式稱呼收件人，使用“親愛的”，後跟收件人的姓名和頭銜。 如果您不知道收件人的姓名，您可以使用通用問候語，例如「親愛的招生委員會」。

介紹

以一段簡短的段落開始，介紹您自己並清楚地說明這封信的目的。

身體

這一部分是您信函的核心，可以是一個或多個段落，這取決於您提議內容的複雜性。 一般來說，它應該涵蓋：

• 您的背景：簡要總結您的相關經驗、成就或資格。
• 您的意圖：清楚地闡明您希望實現的目標或您的提議。對於商業交易，請包括交易或項目的概述。 對於學術或工作申請，請描述您對該職位或課程感興趣的原因。
• 您將如何貢獻：詳細說明您的參與將如何使專案、公司或學術專案受益。突顯您帶來的具體技能、資源或觀點。
• 任何特定條款或條件：雖然它不是合同，但如果您的提案或應用程式有已知的要求或意外情況，您可以在此處簡要提及。

閉幕式

透過總結您的要點、重申您的興趣並表示您願意在需要時提供更多資訊來結束您的信函。 以專業的結束語結束，例如“此致”或“最誠摯的問候”，然後是您的簽名（如果您發送硬拷貝）和鍵入的姓名。

附件或附件

如果您在意向書內提及任何其他文件，例如履歷、作品集或專案提案，請將它們列在信函末尾的「附件」或「附件」部分下。

要避免的常見錯誤

當您起草意向書時，避免常見的陷阱可以顯著提高文件的有效性和專業吸引力。 以下是一些需要避免的錯誤：

• 缺乏具體性：避免對你的意圖、目標或你如何做出貢獻過於模糊。
• 忽視研究：不向接收者（無論是公司、學術機構或其他實體）客製化您的意向書，表示您缺乏努力。 透過提及吸引您的計劃、專案或工作的具體方面以及您的技能或目標如何與它們相一致來定制您的信。
• 忽略結構和格式：提交缺乏專業結構或格式的意向書可能會給人留下不好的第一印象。 堅持商業信函格式，確保您的意向書組織良好，易於閱讀和理解。
• 文法錯誤和拼字錯誤：拼字、文法或標點符號錯誤可能會影響您的專業精神和對細節的關注。 多次校對您的意向書或使用 Grammarly 等工具來發現錯誤。

Grammarly 的人工智慧信件書寫器簡化了撰寫強而有力的意向書的過程。 只需點擊幾下，您就可以建立初稿。 然後，Grammarly 可以幫助您潤飾它，確保您的信件沒有錯誤、聽起來專業且簡潔。 這種方法允許您自訂您的信函以完全滿足您的需求。

意向書範例

[您的姓名] [您的地址] [您的電子郵件地址] [您的電話號碼] [今天的日期]

[收件人姓名] [職務] [公司名稱] [公司地址]

親愛的[收件人姓名]，

我寫此信是為了表達我有興趣作為自由工作者與[公司名稱]合作開展即將到來的[具體專案名稱或專案類型]專案。 憑藉在[您的領域/行業]方面的豐富經驗以及提供高品質成果的良好記錄，我對自己能夠為您團隊的目標做出有效貢獻的能力充滿信心。

在過去的[年數]年裡，我磨練了[列出與專案相關的關鍵技能]方面的技能，我相信這與[公司名稱]的專案目標非常吻合。 我的作品集包括成功的項目，例如[相關項目的簡要描述]，其結果是[簡要描述結果]。 這段經歷使我具備了應對[專案的具體方面]所帶來的挑戰所需的知識和敏捷性。

由於[提及專案或公司吸引您的因素]，我對這個專案特別感興趣，並且我渴望將我在[提及特定技能或領域]方面的專業知識帶給您的團隊。 我致力於不僅滿足您的專案期望，而且超越它們，確保我們共同取得出色的成果。

作為我與[公司名稱]擬議合作的一部分，我準備：

• [列出您計劃做出的關鍵交付或貢獻]，
• [列出另一個關鍵交付成果或貢獻]，以及
• [提及您提供的任何其他支援或服務]。

我期待有機會詳細討論這一潛在的合作夥伴關係，並探討我們如何實現共同成功。 附上我的作品集和參考文獻清單供您審閱。 我可以在您方便的時候參加會議或致電，討論我如何為您的專案做出貢獻。

感謝您考慮我的建議。 我很高興能夠合作並為[公司名稱]的成功做出貢獻。

真摯地，

[你的名字]

關於意向書的最終決定

制定有影響力的意向書是傳達您的意圖並為未來談判或錄取奠定基礎的關鍵一步。 透過遵循意向書範本、注意細節、確保清晰度和專業性並避免常見陷阱，您可以建立一份有效傳達您意圖的文件。

Grammarly 的意向書產生器可以幫助您製作和完善您的意向書，使其無誤且有效。 請記住，精心設計的意向書不僅展示了您的專業水平，還為未來的成功合作和機會奠定了基礎。