So schreiben Sie eine Absichtserklärung: Grundlegende Techniken

Ganz gleich, ob Sie sich an einer Graduiertenschule bewerben, versuchen, Ihren Traumjob zu bekommen oder ein neues Geschäftsprojekt vorantreiben, die Ausarbeitung einer Absichtserklärung ist ein wichtiger erster Schritt, um dorthin zu gelangen, wo Sie sein möchten. In diesem Leitfaden besprechen wir die Umstände, unter denen eine Absichtserklärung nützlich ist, und wie Sie Ihre eigene verfassen.

Was ist eine Absichtserklärung?

Eine Absichtserklärung (LOI) ist ein vorläufiges Dokument, in dem die gegenseitigen Absichten zweier oder mehrerer Parteien dargelegt werden, bevor eine detaillierte Vereinbarung getroffen wird. Obwohl sie in verschiedenen Branchen üblich sind, sind LOIs von entscheidender Bedeutung bei Geschäftstransaktionen wie Fusionen, Übernahmen und Immobiliengeschäften. Sie werden auch im akademischen Bereich und bei Bewerbungen eingesetzt und legen den Grundstein für weitere Verhandlungen und formelle Vereinbarungen, indem sie die Erwartungen aller Parteien klären.

Einsatz von LOIs im Geschäftsleben

Der LOI eines Geschäftsvorschlags kann viele entscheidende Rollen spielen. Geschäfts-LOIs sind typischerweise:

• Umreißen Sie Bedingungen, Vereinbarungen und Transaktionen
• Geben Sie den Arbeitsumfang detailliert an
• Ermöglichen Sie reibungslosere Verhandlungen

LOIs für Beschäftigungsmöglichkeiten

Über Geschäftsabschlüsse hinaus werden LOIs manchmal verwendet, um Interesse an einem Unternehmen auszudrücken, auch wenn keine Stellenangebote verfügbar sind. Im Gegensatz zu einem Anschreiben besteht das Verfassen einer Absichtserklärung für eine Stelle aus einer prägnanten Darstellung dessen, was der Kandidat zu bieten hat, wobei seine Initiative und seine potenzielle Übereinstimmung mit den Werten oder der Mission des Unternehmens hervorgehoben werden. Ein LOI für Beschäftigungsmöglichkeiten zielt darauf ab:

• Zeigen Sie Interesse am Unternehmen
• Heben Sie einzigartige Fähigkeiten und potenzielle Beiträge hervor
• Vernetzen Sie sich mit Entscheidungsträgern für zukünftige Chancen

Akademische Bewerbungen und LOIs

Studierende verwenden häufig LOIs, wenn sie sich für Graduiertenprogramme oder Berufsschulen bewerben. Der Zweck einer akademischen Absichtserklärung besteht darin:

• Zeigen Sie die Begeisterung des Bewerbers für das Programm
• Heben Sie relevante akademische Leistungen hervor
• Erläutern Sie, wie sie einen Beitrag zur akademischen Gemeinschaft leisten wollen

Wir bereiten den Entwurf Ihrer Absichtserklärung vor

Unabhängig vom Zweck umfasst die Vorbereitung des Entwurfs eines LOI mehrere wichtige Schritte, um die Klarheit, Relevanz und Wirksamkeit des resultierenden Schreibens sicherzustellen. Hier sind einige Tipps:

• Recherchieren Sie gründlich.Verstehen Sie die Bedürfnisse, Herausforderungen oder Interessen des Empfängers, unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen, eine Bildungseinrichtung oder eine andere Einrichtung handelt. Je mehr Sie recherchieren, desto besser wird Ihre Absichtserklärung.
• Klären Sie Ihre Ziele.Definieren Sie, was Sie mit dem LOI erreichen möchten. Möchten Sie zu einem Programm zugelassen werden, den Arbeitsumfang für ein Projekt klären oder etwas anderes?
• Skizzieren Sie die wichtigsten Punkte.Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Punkte, die Sie einbeziehen möchten, z. B. Ihren Hintergrund und was Sie vom Empfänger erwarten. Geben Sie spezifische Informationen an, die für Ihre Ziele relevant sind, wie z. B. Ihre Qualifikationen, Erfahrungen oder vorgeschlagenen Bedingungen.
• Bereiten Sie unterstützende Materialien vor.Bereiten Sie gegebenenfalls alle Dokumente oder Materialien vor, die die Ansprüche oder Vorschläge in Ihrem LOI untermauern, z. B. einen Lebenslauf, ein Portfolio oder Projektpläne.

Strukturierung Ihrer Absichtserklärung

Ein gut strukturierter LOI ist entscheidend, um beim Empfänger einen starken Eindruck zu hinterlassen. Im Allgemeinen sollte es wie ein formeller Geschäftsbrief aufgebaut sein und den Leser durch Ihre Absichten, Qualifikationen und Ihre Einschätzung der möglichen Entwicklung einer Beziehung oder Vereinbarung führen. Hier ist eine empfohlene Struktur für die Erstellung eines effektiven LOI:

Header

Geben Sie oben Ihre Kontaktinformationen ein, gefolgt vom Datum und dann den Kontaktinformationen des Empfängers. Dieser Teil sollte wie ein herkömmlicher Geschäftsbrief formatiert sein.

Anrede

Sprechen Sie den Empfänger formell an, indem Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ gefolgt von seinem Namen und Titel verwenden. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie eine allgemeine Begrüßung wie „Sehr geehrte Zulassungskommission“ verwenden.

Einführung

Beginnen Sie mit einem kurzen Absatz, in dem Sie sich selbst vorstellen und den Zweck des Briefes klar darlegen.

Körper

Dieser Abschnitt ist der Kern Ihres Briefes und kann je nach Komplexität Ihres Vorschlags einen oder mehrere Absätze umfassen. Im Allgemeinen sollte es Folgendes abdecken:

• Ihr Hintergrund: Fassen Sie kurz Ihre relevanten Erfahrungen, Erfolge oder Qualifikationen zusammen.
• Ihre Absichten: Formulieren Sie klar und deutlich, was Sie erreichen möchten oder was Sie vorschlagen.Fügen Sie bei Geschäftstransaktionen eine Übersicht über das Geschäft oder Projekt bei. Beschreiben Sie bei akademischen oder beruflichen Bewerbungen, warum Sie an der Stelle oder dem Programm interessiert sind.
• Wie Sie beitragen werden: Erläutern Sie, wie Ihr Engagement dem Projekt, dem Unternehmen oder dem akademischen Programm zugute kommt.Heben Sie bestimmte Fähigkeiten, Ressourcen oder Perspektiven hervor, die Sie mitbringen.
• Spezifische Geschäftsbedingungen: Es handelt sich zwar nicht um einen Vertrag, aber wenn Ihr Vorschlag oder Ihre Bewerbung bekannte Anforderungen oder Eventualitäten aufweist, können Sie diese hier kurz erwähnen.

Schließen

Schließen Sie Ihren Brief ab, indem Sie Ihre wichtigsten Punkte zusammenfassen, Ihr Interesse bekräftigen und Ihre Bereitschaft zum Ausdruck bringen, bei Bedarf weitere Informationen bereitzustellen. Beenden Sie den Brief mit einem professionellen Abschluss, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrer Unterschrift (wenn Sie eine gedruckte Kopie senden) und Ihrem getippten Namen.

Anhänge oder Gehäuse

Wenn Sie in Ihrem LOI zusätzliche Dokumente erwähnen, wie z. B. einen Lebenslauf, ein Portfolio oder einen Projektvorschlag, führen Sie diese am Ende Ihres Briefes im Abschnitt „Anhänge“ oder „Anlagen“ auf.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Wenn Sie Ihren LOI entwerfen, kann die Vermeidung häufiger Fallstricke die Effektivität und professionelle Attraktivität Ihres Dokuments erheblich steigern. Hier sind einige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Mangelnde Spezifität: Vermeiden Sie es, zu vage über Ihre Absichten, Ziele oder die Art und Weise zu sein, wie Sie einen Beitrag leisten können.
• Wenn Sie die Forschung außer Acht lassen: Wenn Sie Ihren LOI nicht an den Empfänger anpassen (sei es ein Unternehmen, eine akademische Einrichtung oder eine andere Einrichtung), zeugt dies von mangelndem Aufwand. Gestalten Sie Ihren Brief individuell, indem Sie spezifische Aspekte des Programms, Projekts oder Jobs erwähnen, die Sie angesprochen haben, und wie Ihre Fähigkeiten oder Ziele damit übereinstimmen.
• Ignorieren von Struktur und Format: Das Einreichen eines LOI, dem eine professionelle Struktur oder ein professionelles Format fehlt, kann einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen. Halten Sie sich an das Format eines Geschäftsbriefs und stellen Sie sicher, dass Ihr LOI gut organisiert ist, damit er leicht lesbar und verständlich ist.
• Grammatikfehler und Tippfehler: Fehler in Rechtschreibung, Grammatik oder Zeichensetzung können Ihre Professionalität und Liebe zum Detail beeinträchtigen. Lesen Sie Ihren LOI mehrmals Korrektur oder verwenden Sie Tools wie Grammarly, um Fehler zu erkennen.

Der KI-gestützte Briefschreiber von Grammarly vereinfacht das Schreiben eines aussagekräftigen LOI. Mit nur wenigen Klicks können Sie einen ersten Entwurf erstellen. Anschließend kann Ihnen Grammarly beim Polieren helfen und sicherstellen, dass Ihr Brief fehlerfrei ist, professionell klingt und prägnant ist. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihren Brief individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Beispiel einer Absichtserklärung

[Ihr Name] [Ihre Adresse] [Ihre E-Mail-Adresse] [Ihre Telefonnummer] [Heutiges Datum]

[Name des Empfängers] [Titel] [Firmenname] [Firmenadresse]

Lieber [Name des Empfängers],

Ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an einer Zusammenarbeit mit [Name des Unternehmens] als Freiberufler am bevorstehenden Projekt [Bestimmter Projektname oder Projekttyp] zum Ausdruck zu bringen. Mit umfassender Erfahrung in [Ihrem Fachgebiet/Ihrer Branche] und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung hochwertiger Ergebnisse bin ich zuversichtlich, dass ich effektiv zu den Zielen Ihres Teams beitragen kann.

In den letzten [Anzahl der Jahre] Jahren habe ich meine Fähigkeiten in [für das Projekt relevante Schlüsselkompetenzen auflisten] verfeinert, die meiner Meinung nach gut mit den Zielen des Projekts von [Firmenname] übereinstimmen. Zu meinem Portfolio gehören erfolgreiche Projekte wie „Kurze Beschreibung eines relevanten Projekts“, aus der „Kurz das Ergebnis beschreiben“ hervorging. Diese Erfahrung hat mich mit dem Wissen und der Agilität ausgestattet, die erforderlich sind, um die Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus [Spezifischer Aspekt des Projekts] ergeben.

Dieses Projekt fasziniert mich besonders, weil [erwähnen Sie, was Sie am Projekt oder am Unternehmen reizt], und ich bin bestrebt, mein Fachwissen in [erwähnen Sie eine bestimmte Fähigkeit oder einen bestimmten Bereich] in Ihr Team einzubringen. Es liegt mir am Herzen, Ihre Projekterwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen, um sicherzustellen, dass wir gemeinsam hervorragende Ergebnisse erzielen.

Im Rahmen meiner geplanten Zusammenarbeit mit [Firmenname] bin ich bereit:

• [Listen Sie eine wichtige Leistung oder einen Beitrag auf, den Sie leisten möchten],
• [Eine weitere wichtige Leistung oder einen anderen wichtigen Beitrag auflisten] und
• [Erwähnen Sie alle zusätzlichen Support- oder Serviceleistungen, die Sie anbieten].

Ich freue mich auf die Gelegenheit, diese mögliche Partnerschaft ausführlich zu besprechen und herauszufinden, wie wir gemeinsamen Erfolg erzielen können. Mein Portfolio und eine Referenzliste sind für Ihre Bewertung beigefügt. Ich stehe Ihnen jederzeit für ein Treffen oder einen Anruf zur Verfügung, um zu besprechen, wie ich zu Ihrem Projekt beitragen kann.

Vielen Dank, dass Sie meinen Vorschlag berücksichtigt haben. Ich freue mich über die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und zum Erfolg von [Firmenname] beizutragen.

Aufrichtig,

[Ihr Name]

Das letzte Wort zu den Absichtserklärungen

Die Ausarbeitung eines wirkungsvollen LOI ist ein entscheidender Schritt bei der Kommunikation Ihrer Absichten und der Schaffung einer Grundlage für zukünftige Verhandlungen oder Zulassungen. Indem Sie sich an eine Vorlage für eine Absichtserklärung halten, auf Details achten, für Klarheit und Professionalität sorgen und häufige Fallstricke vermeiden, können Sie ein Dokument erstellen, das Ihre Absicht effektiv zum Ausdruck bringt.

Der Absichtserklärungsgenerator von Grammarly kann Ihnen bei der Ausarbeitung und Verfeinerung Ihres LOI helfen, sodass dieser fehlerfrei und effektiv ist. Denken Sie daran, dass ein gut ausgearbeiteter LOI nicht nur Ihre Professionalität unter Beweis stellt, sondern auch die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und künftige Chancen schafft.